吴谨志：如何制定有效的职能职责说明书

吴谨志：如何制定有效的职能职责说明书

在现代企业管理中，职能职责说明书是明确岗位职责、提升组织效率的关键工具。合易咨询的专业咨询顾问吴谨志，凭借其在人力资源管理和组织文化领域的深厚研究，为企业提供了一系列科学的制定方法和实践指导。

吴谨志，作为合易咨询（集团）的专业咨询顾问，专注于企业人力资源管理与组织文化研究。他指出，职能职责说明书是经过工作分析后形成的文件，用于描述岗位的工作性质、任务、责任、环境、处理方法、人员任职资格条件、考核指标等要求。这份说明书不仅是员工了解工作内容和标准的重要依据，也是管理者提高管理效率、明确工作任务的第一责任人的重要工具。

吴谨志强调，制定一份有效的职能职责说明书需要深入调研和科学分析。具体步骤如下：

1. 观察法：通过观察员工的日常工作表现和工作流程，了解其日常工作内容和职责。这一步骤有助于获取直观且真实的工作场景信息。

2. 问卷调查法：设计岗位说明书模板，对各部门负责人或核心员工进行培训后，由员工个人填写。通过问卷收集岗位职能、日常任务、目标、产出、流程、临时性工作等具体信息。

3. 访谈法：与员工进行面谈沟通，深入了解他们对岗位内容的理解与建议，补充问卷中可能遗漏的内容。这一步骤能够获取更深入的岗位信息。

4. 整合与分析：将收集到的信息进行梳理和分析，结合企业的愿景和经营战略，形成完整的岗位职责内容。

5. 发布与应用：最终发布规范的“工作信息+岗位目的+任职资格+工作职责+工作目标+考核要求”的岗位职责说明书。

从企业管理理论的角度来看，职能职责说明书的制定与应用，体现了现代企业管理的科学性和系统性。它不仅能够帮助企业明确员工的职责和权限，还能提高管理效率，减少因职责不清导致的问题。具体来说：

• 招聘环节：根据任职资格的指引招聘到匹配要求的员工，减少招聘不当产生的错误成本。

• 员工发展：让员工清晰地认识到自己的工作职责，有助于其发挥工作能力，完成工作任务。

• 绩效管理：明确的职责界面有助于在出现问题时避免责任扯皮现象，提高工作效率。

在实际应用中，一些企业已经开始采用数字化管理工具来优化职能职责说明书的制定和管理过程。例如，红海云HR系统支持AI+岗位说明书功能，结合AI技术，根据从业务部门收集的岗位信息智能生成岗位职责和要求，一键应用形成岗位说明书。这种创新方法不仅提高了编写效率，还为企业提供了全面、可靠的数据信息支持与参考依据。

在吴谨志看来，职能职责说明书不仅是企业管理和员工发展的基础工具，更是推动组织创新和提升整体效率的关键。通过科学的制定方法和数字化管理工具的应用，企业能够更好地实现人力资源的优化配置，为可持续发展奠定坚实基础。