金龙机电案敲警钟：六大措施筑牢企业内控防线

金龙机电案敲警钟：六大措施筑牢企业内控防线

2024年11月22日晚间，金龙机电（300032）发布公告称，公司自查发现一名2023年已离职的人员，在其任职期间存在职务侵占嫌疑，公司已于2024年10月12日向东莞市公安局报案。11月21日，公司收到警方出具的《立案告知书》，案件正在进一步侦查中。这一事件再次敲响了企业内部控制的警钟，暴露出企业在防范职务侵占方面存在的漏洞。

职务侵占是指公司、企业或者其他单位的人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有的行为。根据《最高人民检察院 公安部关于公安机关管辖的刑事案件立案追诉标准的规定（二）》第七十六条，职务侵占罪的入罪金额为3万元以上。具体而言，数额较大（3万至100万）可处三年以下有期徒刑或拘役，并处罚金；数额巨大（100万以上）则处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金。

实践中，职务侵占行为主要表现为两种类型：直接侵占和骗取财物。直接侵占包括侵吞、倒卖公司财物等，而骗取财物则涉及虚构交易、虚开发票等手段。例如，企业高管可能利用审批权挪用资金，财务人员可能通过伪造票据报销个人支出，销售人员则可能通过虚报业绩侵占公司交易机会。

面对职务侵占的风险，企业应建立完善的内部控制体系，从制度、流程和技术层面构建防线。具体而言，企业需要做好以下几个方面的工作：

1. 制度建设：制定明确的反腐败政策和利益冲突规定，要求员工申报可能影响履职的内部和外部利益冲突。同时，细化纪律处分规定，明确违反规定的后果和责任。

2. 流程控制：在关键业务环节如财务管理、货物流转和合同签订等方面，建立严格的审批制度。确保各个环节由有权限的人员独立审批，并妥善保存相关记录。特别是在报销管理方面，应严格审核报销申请材料，定期检查发票的真实性。

3. 系统与权限管理：利用信息技术手段加强内部控制，限制员工访问敏感信息的权限。例如，可以建立独立的财务系统和业务系统，确保数据的安全性和完整性。同时，禁止员工使用私人设备处理公司业务，减少信息泄露的风险。

4. 审计与监督：定期进行财务审计和库存盘点，及时发现异常情况。审计工作应由独立的第三方机构或内部审计部门执行，确保其客观性和专业性。此外，企业还可以建立内部巡查制度，定期检查各部门的内部控制执行情况。

5. 举报机制：建立匿名举报渠道，鼓励员工发现和报告可疑行为。企业应保护举报人的隐私和安全，对举报内容进行认真调查，并对举报有功人员给予奖励。

6. 培训与教育：定期开展反腐败和合规培训，提高员工的法律意识和职业道德。培训内容应包括相关法律法规、公司政策以及具体案例分析，帮助员工理解违规行为的严重性。

结合实际案例，我们可以总结出一些具体的防范措施：

• 加强供应商管理：对供应商进行全面的背景调查，明确入库审核流程。定期评估供应商的资质、价格和人员变动，必要时进行现场审计。

• 完善合同管理：所有重要交易都应签订书面合同，明确双方的权利和义务。合同签订前应经过法务部门的审核，避免出现模糊或有漏洞的条款。

• 强化资金管控：严格执行资金审批制度，大额资金支出需经过多级审批。定期核对银行对账单，及时发现异常交易。

• 信息技术应用：利用大数据和人工智能技术，建立异常交易预警系统。通过数据分析发现潜在的违规行为，提高内部控制的效率和准确性。

• 文化建设：培育廉洁的企业文化，树立正确的价值观。高层管理人员应以身作则，带头遵守公司规章制度，营造良好的工作氛围。

金龙机电案再次提醒我们，职务侵占是企业面临的重要风险之一。通过建立完善的内部控制体系，企业可以有效预防和发现此类行为，保护公司资产安全。这不仅有助于维护企业的经济利益，还能提升公司的声誉和竞争力。在当前复杂的商业环境中，健全的内部控制已成为企业可持续发展的重要保障。