铁路电子客票报销，财务人员的新挑战

铁路电子客票报销，财务人员的新挑战

自2024年11月1日起，我国铁路客运领域全面推广使用电子发票（铁路电子客票），旅客不再需要到火车站、车票代售点、自助机上打印纸质报销凭证。这一政策的实施，不仅简化了旅客的报销流程，也给财务人员带来了新的机遇和挑战。

对于旅客而言，最大的便利是不再需要到火车站、车票代售点、自助机上打印“铁路车票（纸质报销凭证）”，而可以通过铁路12306网站或App、个人所得税App个人票夹取得电子发票（铁路电子客票），且可以重复下载、打印，无须担心发票丢失或损毁。

以中国铁路12306官方网站为例，旅客开具电子发票（铁路电子发票）的操作流程为：

第一步，登录12306官方网站(www.12306.cn)，进入“我的12306—火车票订单”页面。

第二步，找到需要开票的订单，根据提示输入购买方名称、统一社会信用代码等信息，系统将据实开具电子发票，并向税务部门上传电子发票的数据文件。需要注意的是，11月1日(含)后的车票订单才可以申请开具电子发票(铁路电子发票)，旅客如需将电子发票(铁路电子客票)用于抵扣税款、税前扣除和财务报销，应当在“购买方名称”及其“统一社会信用代码”处填写将该发票用于抵扣税款、税前扣除和财务报销的单位信息。

第三步，开具成功后，旅客即可通过铁路12306网站或App，以及个人所得税App查询、下载电子发票。第四步，将下载好的电子发票直接提交给所在单位的财务部门进行报销。部分单位可能要求员工在提交电子发票时，附上行程单或其他相关出行证明，以确保费用的真实性和合理性。

对于财务人员而言，电子发票的推行意味着可以基于电子发票开展无纸化报销、入账、归档、存储等业务，推动相关业务数字化转型和“网上办”。单位可通过登陆电子发票服务平台，查询电子发票对应的增值税税额并按规定勾选抵扣，免去按照总价进行换算的计算程序，减轻工作量。

在拿到合规的电子发票（铁路电子客票）后，财务人员可分四步操作：

第一步，查验发票。财务人员可以通过电子发票服务平台税务数字账户（以下简称税务数字账户）进行电子发票查验、下载、税款抵扣等，也可以通过全国增值税发票查验平台查验。

第二步，确认用途。财务人员在税务数字账户中对电子发票（铁路电子客票）进行用途确认，明确该发票是用于报销等合法用途。

第三步，报销入账。财务人员将确认无误的电子发票纳入单位的财务管理系统，按照单位内部的报销流程和规定进行报销和入账处理；同时，可以基于电子发票开展无纸化报销、入账、归档、存储等业务，实现财务管理的数字化转型。

第四步，计算抵扣进项税额。单位若为增值税一般纳税人，以电子发票（铁路电子客票）作为增值税扣税凭证，并按现行规定直接勾选抵扣对应的增值税进项税额。

尽管电子客票报销带来了诸多便利，但财务人员在实际操作中仍面临一些挑战：

1. 操作流程的改变：从传统的纸质报销凭证到电子发票，财务人员需要适应新的操作流程和系统。

2. 发票真伪的查验：虽然电子发票服务平台提供了查验功能，但仍需谨慎对待，确保发票的真实性和合规性。

3. 数据安全与隐私保护：电子发票涉及大量敏感信息，如何确保数据安全和隐私保护成为重要课题。

4. 系统兼容性问题：部分企业的财务管理系统可能需要升级才能完全兼容电子发票的处理。

为了应对这些挑战，企业可以采取以下措施：

1. 升级财务管理系统：引入支持电子发票处理的财务软件，实现自动化管理。

2. 培训财务人员：组织专门的培训，让财务人员熟悉电子发票的开具、接收、查验和报销流程。

3. 建立电子档案系统：确保电子发票的归档符合相关法规要求，便于日后查阅和审计。

4. 加强内部控制：完善内部报销和审核流程，确保电子发票的使用符合税务规定。

5. 利用第三方服务：考虑使用专业的财税数字化解决方案服务商，如汇联易等，提供电子发票的获取、验真、归档等服务。

铁路电子客票报销政策的实施，是财务管理数字化转型的重要一步。虽然这一变化给财务人员带来了一些挑战，但通过合理的应对措施和系统升级，可以实现更高效、便捷的报销流程。这一变革不仅提升了财务工作效率，也为企业的数字化转型注入了新的动力。