离职员工职务侵占防范指南：制度建设与法律保障双管齐下

离职员工职务侵占防范指南：制度建设与法律保障双管齐下

2018年11月至2023年期间，严某、念某利用职务之便，通过虚增离职员工人数及在职员工工资的方式，共同侵占公司财产近2000万元。这一触目惊心的案件，揭示了离职员工职务侵占对企业可能造成的巨大损失。那么，企业该如何防范此类风险呢？

离职员工职务侵占通常表现为以下几种形式：

1. 虚报费用：如严某等人通过虚增工资的方式侵占公司财产。
2. 挪用资金：将公司资金转入个人账户或关联账户。
3. 泄露商业秘密：将客户信息、技术资料等商业秘密泄露给竞争对手。
4. 设立“影子公司”：离职员工利用原公司资源为自己或他人谋利。

面对离职员工可能的职务侵占行为，企业可以从以下几个方面着手防范：

制度建设

企业应建立健全内部控制机制，包括但不限于：

• 财务管理制度：严格控制费用报销流程，定期进行账目审计。
• 人事管理制度：规范员工离职流程，明确交接要求。
• 保密制度：制定严格的保密协议，明确商业秘密的范围和保护措施。

合同约定

在与员工签订劳动合同时，企业应充分运用合同条款来预防职务侵占：

• 竞业限制协议：限制离职员工在一定期限内不得从事与原公司有竞争关系的业务。
• 保密协议：要求员工对商业秘密承担保密义务，即使离职后也需遵守。
• 廉洁从业承诺书：明确禁止员工利用职务之便谋取私利。

内部审计

定期进行财务审计和风险排查，及时发现和纠正可能存在的问题：

• 专项审计：针对重点岗位和关键环节进行专项审计。
• 风险评估：定期评估企业面临的各种风险，制定应对措施。

法律支持

企业应充分了解和运用相关法律法规，维护自身权益：

• 《刑法》第二百七十一条：规定了职务侵占罪的立案标准和量刑标准。
• 《劳动合同法》：规定了竞业限制的相关条款。

竞业限制是企业防止离职员工利用所掌握的商业秘密和客户资源与原公司竞争的重要手段。根据《劳动合同法》第二十四条的规定，竞业限制的人员限于用人单位的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员。竞业限制的期限不得超过二年。

在实际操作中，企业应注意以下几点：

1. 明确竞业限制范围：在协议中明确界定竞争业务的范围，避免过于宽泛。
2. 合理设定补偿标准：竞业限制协议应当约定在解除或者终止劳动合同后，在竞业限制期限内按月给予劳动者经济补偿。
3. 及时履行告知义务：在员工离职时，明确告知其竞业限制义务的具体内容。

2022年5月15日，最高人民检察院、公安部联合发布的《关于公安机关管辖的刑事案件立案追诉标准的规定（二）》将职务侵占罪的立案标准调整为三万元。量刑标准也相应调整：数额较大的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处罚金；数额巨大的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金；数额特别巨大的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑，并处罚金。

企业应密切关注相关法律法规的更新，及时调整内部管理制度，确保合法合规经营。

防范离职员工职务侵占是一项系统工程，需要企业从制度建设、合同约定、内部审计等多个方面入手，形成全方位的防控体系。同时，企业还应注重法治教育，提高员工的法律意识，营造良好的企业文化和法治环境。只有这样，才能有效预防和遏制职务侵占行为，保护企业的合法权益。