公文格式要点解析（字体、字号、标题等）
公文格式要点解析（字体、字号、标题等）
公文写作是机关单位日常工作中不可或缺的重要环节，其格式规范直接关系到公文的严肃性和有效性。本文将从标题、正文、附件、发文机关和成文日期等多个维度，为您详细解析公文格式的各项要点，帮助您规范撰写各类公文。
公文标题字体规范
公文标题应采用二号小标宋体，副标题则用三号楷体，且通常无需加粗。需注意，某些常见的字体如小标宋简体、宋体、仿宋体、华文中宋、黑体，以及字号如小二号、一号，均不符合规范。
标题位置与格式要求
红头文件的标题应位于红色分隔线下方空出一行或两行的位置，而非红头文件的标题则直接编排在页面的第一行。标题由发文机关名称、事由和文种三部分组成，其中发文机关名称需单独占一行。标题应居中排布，若需回行，应确保词意完整、排列对称且间距恰当。多行标题的排列可采用正梯形、倒梯形或菱形，避免使用上下长度一致的长方形或上下长、中间短的不规则形状。
对于呈报领导审阅批示的非正式发文纸质件，若领导可能有大段批示，可在标题前多留几行空白，以便领导批示。此外，公文如有副标题，应紧随破折号另起一行；同时，标题中不得出现书名号和引号（转发通知除外）。
正文的书写规范
公文的核心部分是正文，它必须紧随主送机关名称之后呈现。正文采用三号仿宋体字，每段开头需空出两个字的位置，若需换行则顶部对齐。特别强调，推荐使用“仿宋_GB2312”字体，以避免在微软XP系统之后开发的winwinwin10系统中出现字体替换问题。
正文的层次序数应依次为“”“（一）”“”“（1）”等，且不可颠倒。需注意的是，“一”后面应使用顿号，而“1”后面则应使用实心圆点。若遇特殊情况，可灵活调整，但一般而言，第一层标题用三号黑体字，第二层用三号楷体字，第三层和第四层则用三号仿宋字体。
此外，正文中的数字和年份必须保持完整，不得拆分至两行。对于多级小标题的法规性公文，其编、章序号及其标题的排版也有严格规定，需遵循相应的格式要求。
附件的格式要求
附件应在正文结束后空出一行，然后左空两字的位置编排“附件”二字，后跟全角冒号和附件名称。若存在多个附件，应使用阿拉伯数字连续标注其顺序号。附件名称后无需加标点符号。当附件名称过长需要换行时，应与上一行附件名称的首字对齐。同时，要注意附件说明之后才是发文机关和成文日期的书写，顺序不可颠倒。
附件的排版要求
附件应当与正文分开编排，不得与正文同面，而是与公文正文一起装订。在版面中，“附件”二字及附件顺序号应使用三号黑体字，并顶格编排在左上角第一行。同时，附件标题应居中编排在第三行。务必确保附件顺序号和附件标题与附件说明中的表述保持一致。此外，附件的格式要求与正文相同，以确保整体的一致性和规范性。
发文机关和成文日期
发文机关在署名时，应使用全称或规范化简称。例如，“中华人民共和国国家发展和改革委员会”的简称是“国家发展改革委”。
成文日期需完整标注年、月、日，采用阿拉伯数字，如“2015年12月30日”，避免使用“二零一五年十二月三十日”等非标准格式。
联系人和联系方式
在机关上报请示、发布通知或公函时，通常会提供具体的联系人和联系方式。这些信息宜置于“发文单位、成文日期”下方的空白行中，居中排列，并使用括号。联系人姓名与电话号码之间需用逗号隔开。
关于文种
根据现行的《党政机关公文处理工作条例》，公文文种共计15种，包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要。这些文种各有其特定的用途和范例，详细内容可参考相关官方资料。同时，还需注意区分非正式公文文种，如总结、要点等，它们在实际工作中也经常使用，但与正式公文有所不同。
特别要指出的是，报告与请示这两种文种往往容易混淆。报告主要用于向上级机关汇报工作、反映情况和回复询问，而请示则主要用于向上级机关请求指示或批准。在使用时，必须明确区分这两种文种的用途和受文主体的职责。此外，通报和函这两种文种也各有其独特的应用场景和要求。
关于公文的诸多细节问题
细节对公文而言至关重要，它直接影响到公文的质量和效果。在起草公文时，我们需要遵循一系列的规范和要求，包括确保内容符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关的意图，同时与现行有关公文相衔接。我们还需要注重公文的简洁性、主题的突出性、观点的鲜明性以及结构的严谨性。同时，文种的正确选择和格式的规范也是不可或缺的。在起草过程中，我们需要深入调查研究，充分进行论证，并广泛听取各方面的意见，以确保公文的质量和效果达到最佳状态。
当公文涉及其他地区或部门的职权范围时，起草单位必须事先征求相关地区或部门的意见，并力求达成共识。
机关的负责人应当亲自参与并指导重要公文的起草工作。
（二）关于公文的审核
发文机关办公厅（室）在公文文稿签发前需进行严格审核。审核要点包括：
- 确认行文的理由是否充分，依据是否准确无误。
- 核查公文内容是否与党的理论路线方针政策及国家法律法规保持一致，是否全面反映发文机关的意图，并与现行相关公文相衔接；同时，所提出的政策措施和解决办法需具备可操作性。
- 确保涉及地区或部门职权范围内的事项已充分协商并达成一致意见。
- 细致检查文种选择是否恰当，格式是否规范；并核对人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等的准确性，以及文字、数字、计量单位和标点符号的规范性。
- 确保公文的其他内容均符合公文起草的相关规定和要求。
对于需要发文机关审议的重要公文文稿，应在审议前由办公厅（室）进行初步核查。经审核若认为不宜发文，应将公文文稿退回起草单位并说明缘由；若符合发文条件但内容需进一步研究或修改，则由起草单位修改后重新提交。
（三）关于公文的签发
应由本机关负责人审批并签署意见、姓名和完整日期。对于重要公文和上行文，则必须由机关主要负责人亲自签发。党委、政府的办公厅（室）根据授权制发的公文，由受权机关的主要负责人或按相关规定签发。签发人签署意见后，视为同意该公文。若为联合发文，则需所有联署机关的负责人共同会签。
上行文需明确标注签发人姓名，其格式为“签发人”后加冒号，再接签发人姓名，居右空一字，位于发文机关标志下空两行位置。如有多位签发人，则按发文机关排列顺序从左至右、从上到下依次均匀编排，通常每行排两位姓名，回行时与上一行首位签发人姓名对齐。
（四）关于发文字号的编排
应使用三号仿宋字体，并确保年份和发文顺序号都使用阿拉伯数字进行准确标注。年份应完整显示公元纪年，并用六角括号进行明确标明。在编排发文顺序号时，无需添加“第”字，且不使用虚位数字（例如，1直接写作“1号”，而非“01号”）。同时，发文机关代字必须准确、规范，无歧义且易于识别，以确保其固定使用，例如使用“青政办发〔2015〕3号”而非其他类型的括号。
对于平行文和下行文，其发文字号应编排在发文机关标志下方的空两行位置，并居中放置；而对于上行文，其发文字号则应居左空一字进行编排，以确保与最后一个签发人姓名处于同一行。
（五）公文用纸统一为国际标准A4型。
过去，政府机关使用A4纸，而党的机关则采用16K纸，但现已实现党政用纸统一。
（六）数字和英文的使用规范。
在公文标题和正文中，所有阿拉伯数字与英文都应采用Times New Roman字体，或使用仿宋字体。对于现代社会中广泛使用且稳定的阿拉伯数字名称，如“7•5”事件、“12•5”枪击案，应直接使用阿拉伯数字。然而，对于汉语中长期稳定使用的包含汉字数字的词语，如五四运动、“一•二八”事变等，则应使用汉字数字。若需突出庄重典雅的表达，如十一届全国人大一次会议，则不应简写为“11届全国人大1次会议”。同样，对于法律文书中的法条引用，如“《中华人民共和国城乡规划法》第四十条”，也不应简写为“《中华人民共和国城乡规划法》第40条”。
（七）书名号的正确使用。
书名号分为双书名号“《》”和单书名号“〈〉”。在需要嵌套书名号时，内部使用单书名号，外部使用双书名号。例如，《〈中华人民共和国行政处罚法〉学习读本》。需避免误用尖括号或数学符号作为书名号。
（八）连接号的规范用法。
连接号有短横线“-”、一字线“——”和浪纹线“～”三种形式。标示时间、地域等项目的起止时，通常使用一字线，有时也可选用浪纹线。需注意避免误用短横线代替一字线，如正确表述应为《×××××五年改革纲要（2014——2018）》，而非《×××××五年改革纲要（2014-2018）》。
（九）页面设置标准。
公文页面一般需按照每页22行、每行28个字的格式进行排版。同时，还需确保公文左边界为28毫米，右边界为26毫米，天头（上边界）为37毫米，地脚（下边界）为35毫米，以保持公文的整齐与规范。
（十）页码编排规范。
正式公文中的页码，应采用四号半角宋体阿拉伯数字，并左右各置一条一字线进行修饰。这些页码应置于公文版心下边缘之下，单页码需居右，双页码则应居左。若公文附件与正文合订，其页码应连续不断。至于非正式公文的页码设置，虽无特别规定，但通常也位于页面底部，以居中或靠右为主。
（十一）常见错字辨析。
在公文写作中，一些看似相似的字词往往容易混淆，如“检查”与“检察”、“截至”与“截止”、“制定”与“制订”，以及“做”与“作”等。这些错字虽然细微，但却可能影响公文的准确性和严肃性。因此，在写作过程中，我们必须细心揣摩，准确把握每个字词的含义和用法，以确保公文的严谨性和规范性。