Microsoft 365文件数字签名：添加、删除与使用指南

Microsoft 365文件数字签名：添加、删除与使用指南

数字签名是确保文档真实性和完整性的有效工具。本文将详细介绍如何在Microsoft 365文件（Word、Excel和PowerPoint）中添加和删除数字签名，包括创建签名行、签署签名行以及删除数字签名等具体操作步骤。

在 Word 或 Excel 中创建签名行

1. 在文档或工作表中，将指针置于要创建签名行的位置。
2. 在“插入”选项卡上，选择“文本”组中的“签名行”。
3. 在“签名设置”对话框中，键入要显示在签名行下方的信息：

• 建议的签名者： 签名人的全名。
• 建议的签名者的标题： 签名人的职务（如果有）。
• 建议的签名者的电子邮件地址： 签名人的电子邮件地址（如果需要）。
• 向签名者提供的说明： 为签名者添加说明，例如“在对文档进行签名之前，请验证内容是否正确。

4. 选择下列一个或两个复选框：

• 允许签名者在“签名”对话框中添加注释 ，允许签名者键入签名目的。
• 在签名行中显示签名 日期 文档的签名日期将随签名一起显示。

若要添加其他签名行，请重复这些步骤。

注意: 如果文档未经签名，则会显示“签名”消息栏。 选择“查看签名”以完成签名过程。

签署 Word 或 Excel 中的签名行

签署签名行时，将添加您的签名的可见形式和一个数字签名。

1. 在文件中，右键单击签名行，然后选择“签名”。
2. 如果文件在受保护的视图中打开，请选择“仍然编辑”（如果该文件来自可靠源）。

执行下列一项或多项操作：

• 要添加签名的打印版本，请在“X”旁边的框中键入姓名。
• 若要添加手写签名，请在X旁边的框中使用墨迹书写功能对姓名进行签名。
• 若要使用书面签名的图像，请选择“选择图像”。 从“插入图片”对话框中，选择签名图像文件的位置，选择该文件，然后选择“选择”。

注意: 如果用户使用的是中文（繁体或简体）、朝鲜语或日语版本，将出现“图章签名行”选项。

3. 选择“签名”。此时“签名”按钮会显示在文档或工作表的底部。

注意: 可以通过双击签名行对签名行进行签名。 在“X”旁边键入您的姓名。 或者，在“签名窗格”的“请求的签名”部分中，选择签名旁边的箭头。 从菜单中选择“签名”。

从 Word 或 Excel 中删除数字签名

1. 打开包含要删除的可见签名的文档或工作表。
2. 右键单击签名行，然后选择“删除签名”。
3. 选择“是”。

注意: 此外，还可以通过在签名窗格中选择签名旁边的箭头来删除签名。 选择“删除签名”。

关于数字签名的一切

什么是数字签名？

数字签名是电子邮件、宏或电子文档等数字信息上的一种经过加密的电子身份验证戳。 签名用于确认宏或文档来自签名人且未经更改。

签名证书和证书颁发机构

签名证书 若要创建数字签名，您需要具有用于证实身份的签名证书。 当您发送经过数字签名的宏或文档时，证书和公钥也会随之一起发送。 证书由证书颁发机构颁发，与驾驶执照类似，也可以被吊销。 证书的有效期通常为一年，超过此时间后，签名人必须续订或获取新的签名证书才能确认身份。

注意: 您可以在本文中了解有关公钥和私钥的更多信息。

证书颁发机构 (CA) 证书颁发机构是一个类似公证人的实体。 它可以颁发数字证书，对证书进行签名以验证其有效性，以及跟踪已吊销或过期的证书。

提示: 有关获取数字证书的详细信息，请参阅获取数字证书和创建数字签名。

数字签名能保证什么？

• 真实性 确认签名人的身份属实。
• 完整性 内容在经过数字签名后未被更改或篡改。
• 不可否认性 向所有相关方证明已签名内容的来源。 “否认性”指签名人否认与签署内容有任何关系的行为。
• 公证性 在某些情况下，由安全时间戳服务器标记的 Word、Excel 或 PowerPoint 文件中的签名具有公证的有效性。

为了提供以上保证，内容创建者必须使用满足下列条件的签名对内容进行数字签名：

• 该数字签名有效。
• 与该数字签名关联的证书有效（没有过期）。
• 签名人或组织（即发布者）受信任。

重要: 无论签名证书已使用了多长时间或其吊销状态如何，具有有效时间戳的已签名文档都被视为有效的签名。

• 与数字签名关联的证书由有声望的证书颁发机构 (CA) 颁发给签名发布者。

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Word 和 Excel 中的签名行

签名行类似于典型的签名占位符，可能会出现在打印文档中。 但其工作方式不同。 在 Microsoft 365 文件中插入签名行时，作者可以指定有关预期签名者的信息以及签名者的说明。 当将文件的电子副本发送给预期签名人后，此人将看到签名行和要求其签名的通知。 签名人可执行以下操作：

• 键入签名
• 选择墨迹签名的图片
• 使用触屏电脑的墨迹功能手写签名。

签名人向文档中添加签名的可见表示形式时，同时也会添加用于验证签名人身份的数字签名。

重要: 经过数字签名的文档会变为只读以防止修改。

Word、Excel 或 PowerPoint 中不可见的数字签名

不可见的数字签名（如可见的数字签名行）可确保文档的真实性、完整性和来源。 您可以向 Word 文档、Excel 工作簿 和 PowerPoint 演示文稿中添加不可见的数字签名。

已签名文档的底部有“签名”按钮。 此外，对于已签名的文档，签名信息会显示在您的“信息”部分（单击“文件”选项卡后将显示此部分）。

在 Word、Excel 或 PowerPoint 中添加不可见的数字签名

要保护文档内容的真实性，可以添加不可见的数字签名。 已签名文档的底部有“签名”按钮。

1. 在“文件”选项卡上，选择“信息”。
2. 选择“保护文档”、“保护工作簿”或“保护演示文稿”。
3. 选择“添加数字签名”。
4. 阅读 Word、Excel 或 PowerPoint 消息，然后选择“确定”。
5. 在“签名”对话框中，在“签署此文档的用途”框中键入目的。
6. 选择“签名”。

在对文件进行数字签名后，将出现“签名”按钮，并且文件会变为只读以防止修改。

从 Word、Excel 或 PowerPoint 中删除不可见的数字签名

1. 打开包含要删除的不可见签名的文档、工作表或演示文稿。
2. 在“文件”选项卡上，选择“信息”。
3. 选择“查看签名”。
4. 将重现文档、工作表或演示文稿视图，并出现“签名”窗格。
5. 在签名名称旁边，选择箭头。
6. 选择“删除签名”，然后选择“是”。