使用GTD工作法提升效率

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作者:

@小白创作中心

使用GTD工作法提升效率

引用

来源

https://www.cnblogs.com/deali/p/18669614

随着工作和生活的压力越来越大，很多人都在寻找提升效率的方法。GTD（Getting Things Done）工作法作为一种简单而强大的时间管理工具，近年来越来越受到人们的关注。本文将从实践的角度，分享如何快速上手GTD工作法，以及使用Microsoft Todo作为工具的具体操作方法。

什么是GTD工作法

GTD 即 Getting Things Done（尽管去做）的首字母缩写，这是一种由David Allen在2001年首次提出的时间管理方法。Allen在其书中这样描述GTD法：“尽管去做：毫无压力的生产力艺术。”

参考资料里有句话说得很有道理：您的大脑不是用来储存信息的。这是因为，当您的大脑中充斥着待办事项和提醒时，也就没有足够的脑力可以花费在真正需要执行的工作上。

GTD是一种非常热门的时间管理策略，因为实施方法简单，且发挥的效果强大。即便您不会意识到，但您的大脑会一直在背地里“默默工作”，来回奔波、重新安排您的各种即将到来的待办事项，确保无一遗漏。每當您向这些混杂的事项中加入新的任务，大脑都需要考虑这个备忘录上的所有事项，并且根据这项新任务重新确定您的工作优先顺序。

快速实践GTD

如果本文只是把其他文章翻来覆去介绍过很多遍的概念重复一次，那就没啥意义了。很多文章里都是从零开始，而希望尝试GTD的人往往是被大量的todo压得喘不过气了。

那么首先就是把现在的所有任务梳理一遍，这时候任务可能都是记在脑子里，先全部加入inbox。一开始可能没法把全部任务都记录进去，没事，后面想到什么就继续加入inbox。

之后就是把每天刷短视频或信息流的习惯换成刷todo软件，把inbox里的任务分拣到各种不同的列表，详细一点还可以给每个任务设定优先级。然后根据不同的列表去完成任务，这样你就只需要专注眼前的事情了。

要点

todo不离手

在工作的时候，请保持 todo 工具是打开状态，随时可以查看任务和修改、添加任务。没有工作的时候，有什么想法可以随时通过手机往 todo 工具里添加任务。（所以选择跨平台的工具很重要）

原子化任务

每一个 todo 任务要尽量细化，超过一定规模的任务都没有意义，比如“开发个人网站”，应该把开发个人网站这件事转换为一个项目，其中应该包含很多个任务，比如：

确定网站主题
调研开发网站需要用到的工具
确定技术栈
搭建项目
...

尽量把每个任务都细化，这样才有动力去完成。

选择工具

本着“不要把时间浪费在选择工具”的原则，为了快速开始GTD，我直接使用之前用来当备忘录的“Microsoft Todo”。虽然不是特别顺手，但用起来也还行。没办法设置任务的优先级，但可以拖动排序，我就把这个当成优先级了，然后每个任务还能设置子任务，这个功能可以很方便实现把任务转换成项目，当项目里的某一项任务太过复杂时，也能很方便地 promote 出来，整理出一个新的项目。

之前我还考虑过 trello 这类 kanban 工具，不过免费版的功能限制太多，连日历都没有，用 todo 至少还比较熟悉，所以我最终就没考虑了。后续甚至可以考虑自行开发一个适配 GTD 工作法的工具，不过 GTD 工作法也不是那么好，只是现阶段很适合我，所以也不好说，万一后面我的效率又提升了呢？

总结一下给想尝试这套方法的同学的建议，如果之前没有用过类似工具，那么可以选择 trello 这种 kanban 工具，很直观很简洁，比 todo 更加容易上手。

现在如何了？

图片是我的 todo 软件界面，从上周开始到现在5天时间，我已经使用 GTD 来对工作流进行了不少优化。这个软件可以添加任务列表和文件夹，在开始 GTD 之前，我已经用过一段时间，所以积累了很多其他的任务。

为了实践，我创建了“GTD”文件夹，并且在其中添加了三个列表，现在基本用到两个。“Tasks”就是inbox，所有任务先无脑加入到这里面，然后再慢慢梳理。

能立即完成的不放入任何列表，立刻去做，然后打勾。能在几天之内完成的，放入“等下再来”列表，现在暂时没动力做的，放入“未来可期”列表。因为我之前有很多列表，所以我还会把任务分类一下，开发的加入“短期计划-开发”，写作的也是类似。

虽然看起来和之前一样，不过我现在对任务做了细化，且加入了due date，大大提高了任务完成的可能性……

总之继续尝试吧。

下一步做什么？

GTD 只是第一步。当任务有记录之后，我每天能做的事情也得到了量化。进一步计划，我认为是时间管理。可以使用“番茄工作法”，将每天可支配时间进行安排。每个任务需要花多少个番茄钟，这样可以更好地安排所有任务。甚至把现在所有的任务都加个排期。这样被催更的开源项目和文章也不会再是“有空一定”了。我已经在 steam 上购买了“Spirit City: Lofi Sessions”这个工具。等准备好就可以开始“番茄工作法”了。