资讯

历史

科技

环境与自然

成长

游戏

财经

文学与艺术

美食

健康

家居

文化

情感

汽车

三农

军事

旅行

运动

教育

生活

星座命理

提升工作效率的9个技巧，一次搞懂效能、效率、效益的区别！

创作时间:

作者:

@小白创作中心

提升工作效率的9个技巧，一次搞懂效能、效率、效益的区别！

引用

来源

https://clifeupgrade.com/efficiency/

在当今快节奏的工作生活中，提升工作效率已成为许多人追求的目标。本文将为您详细解析效能、效率和效益的区别，并提供9个实用的技巧，帮助您更好地管理时间和任务，实现工作与生活的平衡。

一、生产效率的本质：效能 vs. 效率 vs. 效益

效能：做对的事

"效能"是关于"目标的选择"。我们需要选择正确的目标或任务，确保要做的事是有其价值与意义的。如果一开始目标就设错了，那就算把事情做得再有效率，结果还是事倍功半。

例如：你希望身体变得更健康，但却把重点放在高效率寻找减肥药，完全忽略了基本的作息、运动、饮食调整。这就是典型的"做错事却用对方法"。相反地，如果你的目标有设定正确，把重点放在调整作息、运动、饮食等面向，那就算执行过程没想像中的那么完美，但我想最终的成果也会让事半功倍。

效率：把事做对

"效率"是关于"资源的运用"。效率的关健在于，在正确的目标基础上，以最少的资源完成任务。我们需要用最少的时间与精力，把选择的事做好、避免浪费资源。如果没有好好善用身边的资源，以最有效率的路径完成任务，那就算这件事再重要，最终还是可能导致时间的浪费和精力的分散。

举同样例子：你希望身体变得更健康，因此每天花整整2小时往返健身房，这样的运动效率很明显的就不太高。相反地，如果改成在家运动，并确实利用一些健身器材进行有计划的训练，或许最终的成效还比前者更好。这不但也更有效率，习惯也更容易长期维持。

效益：值得去做

"效益"是关于"得失的评估"。效益的关健在于，衡量这整件事对你的目标是否真正带来价值，避免过度追求细节而忽视全局。我们需要在开始做一件事之前，先判断好这件事将会带来什么收获或回报，并思考其是否值得我们投入时间和精力。

就算目标设定的再正确、执行效率再高，但如果事情本身不具效益，投入与回报并不成正比，那或许一开始就不值得我们花时间投入。一样以提升健康为例：你选择开始控制饮食、计算热量摄取，同时，你也能高效地计算每餐的营养成分，并精确地达成营养摄取目标。在这种情况下，你的努力虽然符合效能（正确的目标）和效率（高效的执行），但却未必符合效益（过于聚焦在每一餐的营养素细节，忽略了更基础的睡眠、运动等），导致成效不如预期的好。这也就是为什么在开始投入一个项目之前，我们需要评估这项活动是否真的能带来实质性的回报，避免无效的投入，并把时间和精力用在更有价值的地方。

二、何谓"假性生产效率"？

假性生产效率的定义？

假性生产效率是指："做那些看似忙碌，但实际上无法真正带来实际成果的活动"。简单来说，就是表面上看似很努力，但其实重要任务根本没有进展。这类工作可能会让你感觉自己一整天都在做事，但一回头看，却发现自己并没有真正达成任何实质的进展。举例来说：你可能花了很多时间整理文件、回覆不紧急的邮件/讯息，却忽略了近期最重大的专案，或那些真正能推动成效的任务。

如何辨识假性生产效率？

"如何衡量一个人是否具备时间管理能力？"记得有人是回答："就看他是不是都在处理鸡毛蒜皮的小事，还是把时间花在那些真正重要的事上。"辨识假性生产效率的方法，就是时常反思："我是否在忙碌中迷失了真正的目标？"

我们需要在工作过程中，多多停下来问自己：

这件事对我的长期目标有贡献吗？
这真的是我现阶段最该做的事吗？

当你发现自己只是在"忙著做很多事情"，而不是在"专注做正确的事情"时，那你就很可能是陷入了假性生产效率的陷阱。

如何避免假性生产效率？

避免假性生产效率的关健在于："了解自己做这件事的真正目的、设定出清晰的目标"。避免做一些偏离实际目标、无效的忙碌工作，或陷入无意义的细节优化，而是专注在有意义的事情上。如同美国作家亨利.大卫.梭罗（Henry David Thoreau）曾说过："单单忙碌是不够的，蚂蚁也很忙。问题在于，我们忙些什么？"

专注在对的事情上，别只是一心想把行程表塞满。

三、提升效能的3大技巧

技巧1：设定明确目标

如果想做好目标设定，那就需要你"以终为始"。先问问自己："未来30年，我想成为怎样的人？"接著思考，那"5 年后，我应该达成哪些大目标？"最后，持续反推到"今年、这个月、本周、今天，我应该达成哪些小目标？"

这么做一轮之后，就能为你的大愿景，定义出一个明确的目标与行动计划。让你在往后的每一天，都能更有方向的前进。

技巧2：做最重要的事

"做最重要的事，永远是最重要的事。"记得，不是每件事都同等重要。想做好时间管理，就绝不能陷入"每件事情都做完才能成功"的想法之中。

我们需要先为事情建構好"优先顺序"。当你已经筛选出，对你的大目标来说最重要的小任务之后，就要把它放在一天最早的工作时段去执行。让最重要的事引导你一天的行动。

技巧3：定期检视方向

人很容易因为短期的压力或临时的工作需求，而忽略了长远的大方向。因此，无论你多忙，都应该定期安排好时间，有意识的每週问自己：

我近期的行动，是否都有持续对準最初所设定的目标？
哪些事其实可以减少投入，甚至删除，让我有更多时间专注在更重要的事上？
近期生活中，是否有新的变化，值得我重新调整计划？

这么做后，就能避免你每天忙忙忙，却忙到偏离了目标还不自知。

四、提升效率的3大技巧

技巧1：任务集中处理

生活中，总会有很多不重要，但又不能完全忽略不做的"杂事"出现。例如：回覆讯息、查看邮件、洗衣服、倒垃圾、买日用品等。有个很高效处理杂事的方法，那就是："把它们打包在特定的时段一起做完"

以上的这些事，尽量不要想到就马上去做。建议可以等饭后或是下午/晚上专注力下降时，再一起全部处理掉就好。如此，就能让你避免因为太过频繁切换任务，消耗掉宝贵的专注力。

技巧2：精简工作流程

想让工作做得更快，就得花一些时间优化做事流程。简单说就是："每件事做两次"

第一次：认真将任务完成。
第二次：检视是否有更有效率的方法。

像是：固定常用物品的位置、固定开会时间地点等。这么做，就能减少不必要的来回沟通与找寻时间。

而那些重复性高的工作，也可以建立好SOP模板，之后就不需要每次都重头来过。当你愿意花点时间优化，未来的自己绝对会感谢现在你的选择。再者，精简工作流程也不只是为了省时，也能让我们生活少一些混乱，多一些从容。

技巧3：避免分心干扰

有研究显示，人是无法多工的。每一次的注意力切换，我们平均要花23分钟才能回到原本的专注状态。所以，边工作边滑手机、听podcast，只会降低效率，分散注意力。而解决方法其实也很简单，那就是："一次只做一件事"

处理完一件事之后，再切换到下一件事。同时，尽量减少手机等外界环境的干扰。可以在你每次想看手机时，先暂停3秒，并问自己：

一定得现在看吗？
能不能晚点再看？

试着让冲动减弱，让注意力慢慢回到原本的工作上。当然最好能直接把手机放到另一个房间，或关机收起来，避免随手拿起的习惯。

五、提升效益的3大技巧

技巧1：思考长期方向

若想正确评估自己目前在此项目上，所花费的时间精力能带来多少价值。那我们需要在做选择前，就不能只单看眼前短期内的结果，而更应该要多思考这件事是否能带来长期的效益。例如：学习一项新技能可能短期内需要花费大量时间和精力，但它对未来的职业发展可能有着非常深远的价值。

技巧2：评估投资回报

透过评估投资回报率（ROI），你就可以更清楚地知道自己现在该做什么、不该做什么。如果评估过后，发现未来的收获很有可能会大于一开始你所投入的时间金钱等成本，那这个项目就非常值得你去投资。唯有将精力聚焦在那些真正重要，同时又能为你带来回报的事上，才能让你的每一分努力都产生出最大的价值。

技巧3：定期回顾选择

人性总是善变的。再加上现代生活与工作环境，经常是处于快速变化的状态。你过去的目标与选择，未必能至始至终都保持不变。因此这时，定期做好覆盘与整理就显得非常重要了。为了确保自己当前的行动依然有朝向想要的方向发展，那我们需要在必要时，就需要果断调整策略，专注在那些更新、更重要的目标上。如此，才是提升做事效益的最佳方法。