新手档案员入门指南：从文件收集到档案入库的全流程操作
新手档案员入门指南：从文件收集到档案入库的全流程操作
档案是机关单位在履行职能过程中形成的重要历史记录，其整理和归档工作对于保障单位工作的连续性和规范性至关重要。对于新手档案员来说，掌握档案整理的基本流程和方法是开展工作的第一步。本文将详细介绍从文件收集到档案入库的全流程操作，帮助新手档案员快速上手。
档案整理的基本概念
档案整理并非简单地整理文件，而是将未经归档的文件材料进行规范化、系统化的处理，使其成为具有保存价值的档案。档案是历史记录，而整理的对象是未经归档的文件材料。只有经过科学整理，文件材料才能转化为可供长期利用的档案资源。
档案整理的流程
（一）文件材料的收集：应收尽收
- 什么是文件材料？
文件材料是机关在其工作活动中形成的各种历史记录，包括正式行文的文件（如红头文件）和未正式行文的材料（如报表、合同、介绍信等）。
文件材料分为两类：正式文件（符合《党政机关公文格式》标准）和非正式材料（如无文件头的报表、协议等）。
- 哪些文件材料需要归档？
- 办理完毕的文件材料：文件运转完成，签字、盖章手续齐全。
- 应保存的文件材料：符合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）的要求。
- 收集工作的具体要求：
- 齐全完整：文件材料在种类、份数、页数上保持完整，纸张、墨迹等材料应利于长期保存。
- 精炼准确：避免“有文必档”，只保存具有保存价值的文件材料。
- 监督指导：档案员需监督各部门文件材料的收集工作，确保文件材料的完整性和规范性。
- 及时移交：各部门应在文件运转完毕后及时将文件材料移交档案室预归档。
（二）剔除不归档的文件材料
并非所有文件材料都需要归档，需对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》剔除不需要归档的文件材料。常见的不归档文件材料包括：
- 上级机关普发性文件、征求意见稿、未经签发的文件等；
- 本机关的重份文件、临时性文件、无查考价值的文件；
- 同级机关和非隶属机关的抄送文件；
- 下级机关的简报、一般性文件材料等。
（三）按年度分类存放
文书档案需按年度进行分类整理。整理时需注意：
- 文件形成日期：一般以文件落款时间为准。
- 特殊文件的年度判定：计划、总结、预决算等以签发日期为准；会议材料归入闭幕年；转发文以排在前面的文件落款日期为准。
（四）鉴定保管期限
文书档案分为永久（Y）、定期30年（D30）和定期10年（D10）。档案员需根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》结合单位实际，制定科学合理的归档范围和保管期限表，并报本级档案行政部门审批。
（五）归档文件的排列
- 正确认识“件”
一般以每份文件为一件。正文与附件、正本与定稿、转发文与被转发文等视为一件。特殊文件如报表、名册、会议纪要等按实际形式确定为一件。
- “件”内文件排序
正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字文本按通用顺序排列。
- 归档文件的先后顺序
按文件形成规律排列，保持文件之间的有机联系。同一事由的文件按形成先后顺序排列。成套性文件（如会议文件、统计报表）可集中排列。
（六）编写页码
以“件”为单位编制页码：一件一个流水号。页码标注位置：文件正面右上角或背面左上角，不压盖档案内容。特殊情况处理：已印制成册且页码一致的文件可保持原有页码，如有新增或缺失页需重新编制。页码编制工具：使用硬度较小的铅笔，避免对档案原件造成破坏。
（七）加盖归档章，填写档号项
归档章的作用：归档章是档案整理过程中赋予文件的一组字符代码，体现文件的类别和排列顺序。归档章填写要求：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。年度：四位数字表示归档年度。保管期限：永久（Y）、定期30年（D30）、定期10年（D10）。件号：按分类体系的最低一级类目内的排列顺序号。页数：文件的实际页数。机构（问题）：采用三级分类法时填写。
（八）编制档案目录，建立档案目录数据库
目录编制要求：以“件”为单位，逐件编目，确保准确、详细。目录项目：序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等。目录生成方式：推荐使用档案管理系统生成目录，便于检索和管理。
（九）档案装订
装订原则：牢固、安全、简便，不损页、不倒页、不压字。装订前的修整：修裱破损纸张；复制字迹模糊的文件；折叠超大纸张；去除金属物。装订方法：直角装订：适用于页数较少的文件。三孔一线装订：适用于较厚的文件。
（十）档案装盒
装盒要求：不同年份、不同保管期限、不同机构（问题）的文件不应混装。档案盒应采用无酸纸制作。装盒注意事项：按文件排列顺序依次装盒，一盒装满后顺次装入下一盒。档案盒仅作为装具，不具有保管单位的作用。
（十一）档案入库排架
排架方法：按分类方案一致，从上到下、从左到右依次排列。排架要求：整齐美观，避免频繁倒架。
新手档案员的注意事项
熟悉法规和标准：新手档案员应认真学习《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法规，掌握档案整理的基本要求。注重细节：档案整理工作需要耐心和细心，每一个环节都需严格按照规范操作。主动学习和请教：档案工作涉及面广，新手档案员应主动向经验丰富的同事请教，不断提升业务能力。利用信息化工具：借助档案管理系统，提高档案整理和管理的效率。
档案整理是机关单位管理的重要组成部分，新手档案员需从文件收集、分类、鉴定、装订到入库排架等环节逐步掌握操作方法。通过科学规范的整理，档案不仅能为单位工作提供有力支持，还能成为重要的历史资料。希望本文的介绍能帮助新手档案员快速上手，为档案工作贡献自己的力量。