在Microsoft Office中保存、备份和恢复文件

在Microsoft Office中保存、备份和恢复文件

在Microsoft Office中保存、备份和恢复文件是确保数据安全和便于访问的重要操作。本文将详细介绍如何在不同位置保存文件、保存为不同格式，以及如何进行备份和恢复。

保存文件

可以将文件保存到硬盘驱动器、网络位置、云、DVD、桌面或闪存驱动器上的文件夹。虽然必须标识目标，但如果它不同于默认文件夹，则保存过程是相同的，无论你选择哪个目标。默认情况下，Microsoft 365程序将文件保存在默认工作文件夹中。

此外，还可以将文件保存为其他文件格式，例如RTF、CSV或PDF。

将文件保存到OneDrive或SharePoint允许在任何设备上访问它，并启用自动保存和版本历史记录等功能，这有助于防止在文件意外关闭时丢失数据。

保存步骤

1. 按Ctrl+S或选择**“文件”>“保存”**。
2. 首次保存时须输入文件名。

提示：还可以在快速访问工具栏上选择“保存”。

提示：

• 也可以按F12或选择**“文件”>“另存为”**以打开“文件”菜单。
• 如果你习惯在关闭文档时使用键盘快捷方式（如Alt+F4），则可以使用该按钮的键盘快捷键快速选择“不保存文件”，(Alt+N)。

将副本保存为新文件（另存为）

提示：如果要基于现有文件创建新文件，但只想将更改保存在新文件中，最好在进行任何更改之前保存副本。这样一来，原始文件将保持不变，所有编辑将保存在新副本中。还可以右键单击原始文件，然后选择“打开副本”。

1. 按F12或者单击“文件”>“保存副本”
2. 默认情况下，Office会将副本保存在与原始文件相同的位置。如果你要在其他位置保存新副本，请在此时进行选择。
3. 为新副本命名，然后单击“保存”。

提示：如果你发现自己经常基于已有文件创建新文件，那么可能需要使用模板让这一过程更轻松、更安全。有关详细信息，请参阅创建模板。

另存为其他格式

你可能想将文件保存为其他格式，以便自己或他人可在其他程序或早期版本中打开文件。例如，您可能希望将Word文档保存为RTF) (RTF格式文本文件，或将Excel工作簿另存为Comma-Separated值(CSV)文件。

重要：如果将Office文件保存为Open XML格式以外的其他格式，(如.DOCX、.XLSX或.PPTX)某些连接体验和新式功能（如自动保存或辅助功能检查器）将不适用于该文件。

1. 单击“文件”选项卡。
2. 单击“另存为”。
3. 选择文件位置（例如OneDrive或“这台电脑”）以存储文件。
4. 在“文件名”框中，输入文件的新名称。
5. 在“保存类型”列表中，单击要在保存文件时使用的文件格式。例如，单击“RTF格式(.rtf)”、“Word 97-2003 (.doc)”、“网页(.htm或.html)”或“逗号分隔(.csv)”。

有关如何以PDF(.pdf)或XPS(.xps)格式保存文件的详细信息，请参阅保存或转换为PDF或XPS。
6. 单击“保存”。

备份和恢复文件

备份和恢复文件的方式取决于保存文件的位置和时间。要详细了解某个功能，包括支持该功能的Office版本，请选择下表中的功能名称。

已保存到OneDrive

• 自动保存：当文件存储在OneDrive或Microsoft 365中的SharePoint中时，自动保存会自动保存文件。
• 版本历史记录：版本历史记录允许查看和还原存储在OneDrive或Microsoft 365中的SharePoint中的文件的早期版本。
• 使用OneDrive进行备份：在Windows电脑上，可以使用OneDrive电脑文件夹备份来备份桌面、文档和图片文件夹。另请参阅Windows 10中默认将文件保存到OneDrive。
• 仅)还原OneDrive(订阅：如果OneDrive文件被恶意软件删除、覆盖、损坏或感染，则可以将整个OneDrive还原到以前的时间。
• 在OneDrive中还原已删除文件或文件夹：可以还原从OneDrive中删除的文件和文件夹。

已保存到设备

如果“自动恢复”处于打开状态，并且文件意外关闭，则下次打开Office应用时将打开“文档恢复”。还可以恢复早期版本的Office文件。

重要：即使启用了自动恢复，在处理文件时也应经常保存文件，以避免由于意外的电源故障或其他问题而丢失数据。

选择其他位置来保存文件

在上述“保存”或“保存副本”过程中，可选择其他位置来保存文件。

1. 选择要保存文件的云、网站或设备位置。

位置说明

• 网站 -[你的公司名称]：SharePoint或Office 365组文档库
• OneDrive -[你的公司名称]：OneDrive for Business
• OneDrive -个人：使用Microsoft账户登录的消费者版OneDrive
• 这台电脑：本地设备，包括所有连接的硬盘或闪存驱动器
• 浏览：打开文件资源管理器，以便可导航到计算机上的任意位置。

2. 从“最近使用的文件夹”列表选择文件夹；如果未显示希望列出的位置，可单击“浏览”。
3. 确认要使用的文件名，然后单击“保存”。

另存为其他或旧版格式

你可能想将文件保存为其他格式，以便自己或他人可在其他程序或早期版本中打开文件。例如，你可能想将Word 2016文档另存为格式文本文件(RTF)，或者将Excel工作簿另存为逗号分隔值(CSV)文件。

1. 单击“文件”选项卡。
2. 单击“另存为”。
3. 选择文件位置（例如OneDrive或“这台电脑”）以存储文件。
4. 在“文件名”框中，输入文件的新名称。
5. 在“保存类型”列表中，单击要在保存文件时使用的文件格式。例如，单击“RTF格式(.rtf)”、“Word 97-2003 (.doc)”、“网页(.htm或.html)”或“逗号分隔(.csv)”。

注意：有关如何以PDF(.pdf)或XPS(.xps)格式保存文件的详细信息，请参阅保存或转换为PDF或XPS。
6. 单击“保存”。

本文原文来自微软官方支持页面