什么是采购分析？企业如何利用采购分析提高效率？

什么是采购分析？企业如何利用采购分析提高效率？

采购数据是确保更优惠定价和更高效率的最强大工具之一，但您无需复杂的分析系统即可使用它。许多中小企业可以通过下一代采购平台在预算控制和易用性之间取得适当的平衡。顶级平台选项提供所需的所有报告，同时将采购集中在一个地方，以便在每个交易阶段获得更好的可视性。

本文将介绍采购分析的基础知识、汇编和研究采购数据时要提取的最佳数据源，以及采购平台如何帮助您在一个地方获得洞察和控制。

什么是采购分析？

采购分析意味着检查您的采购数据以获得产生更好结果的见解。与采购分析相关的活动包括数据采集、数据验证和处理、以及对当前和历史数据的分析。通过分析采购过程中产生的数据，企业可以提高现金效率、更有效地进行谈判，并为采购决策和策略提供信息。通过采购分析，采购和财务团队可以预测未来需求、发现节约机会、改善风险管理并优化供应商绩效。

4 种采购分析类型

采购分析作为一种实践，可分为四类：描述性、诊断性、预测性和规范性。这些分析对于识别过去的活动和确定未来的最佳行动方案非常重要。

1. 描述性分析

描述性分析通过分析历史数据来概述过去的采购事件。它可以帮助团队了解过去的采购绩效、支出模式和供应商历史，以识别趋势和异常。

2. 诊断分析

诊断分析深入挖掘采购数据，了解过去事件或表现背后的原因。它通过识别事件与观察到的结果之间的相关性，帮助采购和财务团队找到采购流程中事件的根本原因。

3. 预测分析

预测分析使用统计建模和预测技术来更好地阐明财务未来。它可以帮助企业预测未来趋势、估计材料需求、识别潜在的供应链中断，并根据历史数据模式考虑价格波动。

4. 规范分析

规范分析为公司应采取哪些行动来实现目标或降低风险提供建议。它回答“我们应该做什么？”并提出优化流程的方法。它使用类似于“假设”情景规划的模拟算法，为采购策略的决策提供建议。

获取和分析采购数据的最佳数据源

全面了解采购支出和相关数据对于企业做出明智决策至关重要。它提供了支出模式的完整核算、潜在成本削减机会列表以及对供应商关系的洞察。通过从各个渠道收集数据，企业可以全面了解其采购活动并提高盈利水平。

1. 发票和收据

收集电子和纸质发票和收据的数据至关重要。这包括供应商名称、金额和日期等购买详细信息。通过扫描或使用光学字符识别 (OCR) 技术将纸质文档数字化可以简化此过程。

2. 在线供应商

对于通过亚马逊、eBay 或公司网站等在线供应商进行的购买，下载交易历史记录或使用应用程序编程接口 (API) 将这些费用与您的采购系统集成，可以自动收集数据。

3. 企业资源规划 (ERP) 系统

ERP 系统是采购数据的金矿。它们存储有关采购订单、供应商合同、库存水平和付款记录的详细信息。确保您的分析工具与您的 ERP 兼容，以促进无缝数据集成。

4. 信用卡交易和费用报告

公司信用卡对账单可用于跟踪临时采购。对信用卡交易进行分类和导入的财务软件可以帮助将这些数据与其他采购信息整合在一起。务必将员工采购记录纳入费用报告中，无论这些采购记录是来自公司还是个人信用卡。

5. 供应商门户

许多供应商提供门户，您可以在其中直接访问交易历史记录、订单状态和货运跟踪。将这些门户与您的采购系统集成，可以提供实时数据更新。

6. 电子数据交换 (EDI)

EDI 系统促进业务合作伙伴之间以标准电子格式交换业务文件。这种自动化交换是采购分析的丰富数据来源。

通过有效利用采购分析，企业可以在一个地方获得全面的洞察和控制，从而提高整体效率和盈利能力。无论是数据采集、处理，还是分析，现代采购平台都能提供强大的支持，帮助企业在竞争中脱颖而出。

采购对于公司的成功至关重要。有效地执行不同类型的采购将帮助您降低成本、改善供应商关系并提高利润。使用软件自动化采购流程的多个部分，以减少工作量并提高整体效率。