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提问的魅力和技巧:如何结构化提问?

创作时间:
作者:
@小白创作中心

提问的魅力和技巧:如何结构化提问?

引用
腾讯
1.
https://new.qq.com/rain/a/20240614A0178W00

提问是日常沟通中不可或缺的环节,但如何通过结构化提问获得精准答案?本文将为您详细介绍结构化提问的四个步骤:明确目的、选择对象、提前准备和选择提问方式。通过掌握这些技巧,您将能够更好地收集信息、驱动业务决策,并展现自己的思维方式和思考深度。

提问的魅力和技巧在于结构化提问,这有助于获得精准、清晰的答案,展现一个人的思维方式、思考深度、段位身份和价值观。

结构化提问分为四个步骤:明确提问目的、向谁提问、提前准备和使用什么方式提问。

不同场景和对象,提问的方式也不同,如向专家和竞争对手提问使用What-Why-How的三段论方式,向面试官提问使用差异点或认同度-原因-难点挑战的三段论方式。

通过结构化提问,可以更好地收集信息、资料和数据,获得自己想知道的答案,进而驱动业务决策。

以上内容由腾讯混元大模型生成,仅供参考

沟通,本质就是提问和回答提问。每天,我们都在提问,同时也在回答提问。

AI来了,我们可以向“博学”的ChatGPT提问了。但是你会发现,即使向GPT提问,也不能随意地、胡乱地问,而是需要有条理地、有结构地、详细地说明提示词。

正如古语所说:种瓜得瓜,种豆得豆。同样, 种下什么样的提问,就会收获什么样的回应和答案。

如果你的提问模糊、混乱,你也将得到模糊、混乱、不知所云的答案。如果你的提问精准、清晰,你也将得到精准、清晰的答案。

提问不仅关系到是否能得到答案和解决问题,还展现了一个人的思维方式、思考深度、段位身份和价值观。所以,每个人都要学一些提问的技巧和方法。

提问肯定是有目的的,通常来说我们通过提问主要是为了达到以下目的:

  • 收集信息、资料和数据,获得自己想知道的答案,进而驱动业务决策。最常见的场景就是 向专家提问获取行业、竞争对手的信息

  • 明确工作任务和指示,以便更好地完成目标和指派的任务,防止南辕北辙,偏离方向。最常见的场景就是 向老板和上级提问

  • 明确工作进展和目标达成情况,以便知道业务和项目是否正常运行。最常见的场景就是 向下属提问

  • 展示个人实力和价值,促进双方关系,更好地了解对方的情况。最常见的场景就是面试时 向面试官提问

除此之外,还可以通过提问激发别人的好奇心、吸引别人的关注、对别人形成积极引导等。

如何提问?

大部分人会觉得提问沟通这类工作是件很艺术化的事情,很难标准化和结构化。

而现实情况是,做任何事情,思路清晰、结构清楚是最基本的,只有把最基本的事情做好了,自由发挥、艺术性改变才有意义。如果提问和沟通缺乏结构和条理,再强的艺术性也是很难被别人理解的。

提问之前确认自己提问的目的是什么,想要通过提问得到什么答案,提前确认好提问的范围和边界。

一般来说,职场里提问的常见目的就是我们上文提到的四种类型。

向谁提问能够获得问题的答案?这些人具备什么背景或知识?这样便于我们更好地调整提问的方式。

与上文对应,提问对象通常也包含四类: 专家、上级、下属、面试官

如果是向行业专家和竞争对手提问,由于彼此都比较陌生,信任感不足,且需要在1-2小时的时间里通过提问获取大量的、专业的信息和知识,属于高密集度、高难度的提问,会面临较大的提问压力。因此需要 提前准备好行业知识、企业信息、访谈大纲或问题清单

访谈大纲就是要对提问的问题进行逻辑拆解和梳理后,形成的一个问题清单。它既是对我们研究问题的思路梳理,也是对访谈中要获取信息的罗列,可以 避免提问卡壳、中断或者遗漏重要事项

如果是向上级或下属提问,由于平常接触比较多,双方彼此都比较了解,提问的压力不会很大。通常只需要 提前准备好项目背景、工作安排和进展等信息 即可。

我们大部分人对面试都比较熟悉,面试别人,也被别人面试着。通常在面试接近尾声的时候,有一个提问环节。面试官会问:“你有什么要问我的吗?”。

这时候,就需要向面试官提问了。由于双方初次接触,对彼此都不熟悉,而且关系到offer的问题,因此,提出一个好问题是非常有必要的,这就需要我们提前 准备好行业资料、面试公司的信息、岗位信息 等。

不同场景和对象,提问的方式也不同。针对以上四种场景的提问,我分别总结了四套方法。

  • 向专家和竞争对手提问获取信息时,使用 What-Why-How的 三段论 方式提问

  • 向面试官提问时,使用 差异点或认同度-原因-难点挑战的三段论方式 提问。

  • 向上级提问工作任务时,使用 升级版5W2H的三段论方式 提问。

  • 向下属提问工作进展时,使用 进展-目标-困难-支持的四段论方式 提问。

向专家提问的三段论:What-Why-How

向专家提问,主要是针对特定领域的问题,获取真实、专业、有深度和有价值的资料、数据和信息,需要提前准备好相关的行业知识和访谈大纲。

那如何结构化提问?采用 三段论:What-Why-How

举个例子,我们想知道竞争对手公司的利润情况,如何提问呢?

  • 提问What:您所在的公司每净利率能达到多少?在行业里处于什么水平?

专家回答:公司整体利润率50%,在行业里处于前三位。

  • 提问How:您公司是如何控制这些成本的?采用了哪些方式或手段?

向面试官提问的三段论:差异点-原因-难点

面试接近尾声时,当 业务面试官 提问:“你有什么问题要问我的吗?”。如何回答呢?

由于是业务面试而非HR面试,因此围绕着 行业、公司、岗位 这三个提问是最好的。

此时,好的提问应该既能借助最后的机会向面试官展现你的实力和价值,又能得到你想知道的信息,即 好的提问=展现实力价值+得到想要的信息

那如何结构化提问?采用 三段论:差 异点或认同度-原因-难点挑战

  • 首先,说出自己对行业、企业、岗位的认知(主要展现自己的价值),向面试官提问他对该观点的认同度或差异点在哪里。

  • 最后,提问在他认为的这个观点下,相关工作的挑战和难点。

我做过分析,对行业、公司、岗位是这样看待的......,不知您是否认同我的观点?(或不知您的观点与我的有什么不同?)

您认为在这样的背景下,该部门及岗位工作的难点和挑战有哪些?

向上级提问的三段论:5W2H

向上级提问的大部分目的是为了明确工作任务或指示,确保自己工作的方向是正确的。

那如何结构化提问?通常按照 三段论:用5W2H提问

  • 首先,提问为什么要做这个事情,目的是详细了解背景(Why)。

  • 其次,提问希望交付什么样的结果或实现什么样的目标,目的是进一步确认你对任务的理解是否到位(What)。

  • 最后,提问如何完成任务的相关信息,包括什么时间交付结果(When)、有哪些部门或人参与(Who)、从哪里获取资源(Where)、预算有多少(How much)?

向下属提问的大部分目的是为了明确工作进展,确保各项工作在正常轨道运行,能如期实现目标。

在提问的过程中,切忌用责问、怀疑、打压的方式,而要围绕着如何“解决问题达成目标”进行提问。

那如何结构化提问?采用 四段论: 进展 -目标-困难-支持

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