掌握这8个Outlook搜索邮件技巧，瞬间找对
掌握这8个Outlook搜索邮件技巧，瞬间找对
在日益繁忙的收件箱中寻找特定邮件，往往如同大海捞针。但掌握Outlook的高级搜索技巧，可以让你在几秒钟内精准定位所需邮件。本文将为你详细介绍8个实用的搜索技巧，让你的邮件管理效率大幅提升。
使用有针对性的关键字或短语
你应当使用有针对性的关键字和短语，以确保你的搜索产生相关的电子邮件。使用像“计划”或“报告”这样的通用术语会返回太多结果，很难对其进行全部筛选。使用更具体的术语，如“年度销售报告”或“十月计划”来优化你的搜索，可以将结果缩小到只有最相关的电子邮件。
我还建议将你的搜索词用引号括起来，因为这有助于Outlook找到精确匹配，而不是单词的单独出现。例如，搜索“年度销售报告”（带引号）将返回包含该确切短语的电子邮件，而不是“年度”、“销售”和“报告”的单独实例。
这让你查找相关电子邮件变得更容易，但要小心——如果短语与内容不完全匹配，你可能会错过你正在寻找的结果。
利用布尔运算符
与Excel类似，Microsoft Outlook搜索支持多个布尔运算符，可以帮助你完善搜索结果。我最常使用的是AND、OR和NOT。使用AND运算符，你可以筛选同时包含两个搜索词的电子邮件；使用OR，你就能得到包含其中一个词的电子邮件；使用NOT，你可以排除特定的词。
如果你想查找有关特定员工（比如“约翰”）工资的电子邮件，你可以搜索“约翰 AND 工资”，Outlook就只会显示同时提到这两者的电子邮件。要查找提到“通知”或者“公告”的电子邮件，那就用“公告 OR 通知”。如果你想查找带有报告但不包括与预算相关的电子邮件，可以使用“报告 NOT 预算”。
按发件人或收件人筛选
如果你能记得发件人或者收件人的姓名或者电子邮件地址，你就能按发件人或者收件人来筛选电子邮件，这是查找特定电子邮件最快的办法。要查找从某人收到的电子邮件，请使用“from: 姓名或电子邮件地址”。例如，如果你正在寻找来自乔的电子邮件，你可以搜索“from: joe”或“from: joe@outlook.com”。然后呢，Outlook就只显示乔发的电子邮件。
此外，你可以使用他们的姓名或电子邮件地址轻松找到你发送给某人的电子邮件。要做到这点，你就用“to: 姓名或者电子邮件地址”。例如，搜索“to: joe”或“to: joe@outlook.com”将显示你发送给乔的所有电子邮件。当你要有多个同名联系人时，使用电子邮件地址通常更可靠。
在日期范围内搜索
如果你记得收到电子邮件的时间，可以在特定日期范围内搜索电子邮件。例如，要筛选1月上半月收到的电子邮件，你可以输入“received: 01/01..01/15”。你还能使用自然语言表达式，像“received: 昨天”或者“received: 上个月”。要搜索已发送的电子邮件，只需将“received”替换为“sent”。
你可以通过输入“received: 09/10”来筛选某一天的电子邮件。
查找带有附件的电子邮件
Outlook能让你筛选出带有附件的邮件。如果你正在找的邮件有附件，你可以通过关键字、附件类型、大小甚至附件的名称来进行搜索。要查找所有带有附件的电子邮件，只需在搜索栏中输入“hasattachments:yes”。要筛选来自特定联系人的带有附件的电子邮件，请使用“John hasattachments:yes”。
对于筛选具有特定类型附件（例如PDF）的电子邮件，你可以使用“hasattachments:yes attachment:pdf”。你还可以使用“size:>10MB”按附件大小进行搜索。如果你知道确切的文件名，请输入“attachment:"file_name.pdf"”来查找包含该特定附件的电子邮件。
你知道你还能在Outlook中把好几封邮件作为附件转发吗？这是个很方便的功能，然而很多用户都没有加以利用。
使用高级搜索功能
Outlook的高级搜索允许你组合各种搜索参数，以获得更精确的搜索体验。你可以按主题行、关键字、发件人或收件人、附件、日期等过滤电子邮件。同时使用多个过滤器有助于你缩小结果范围，准确找到你想要的内容。
你每应用一个附加过滤器，需要排序的电子邮件数量就会减少。要使用此功能来组合多个过滤器，你需要先单击搜索栏，再单击最右侧的三个水平点，然后选择“搜索工具”>“高级查找”。在出现的对话框中，你可以输入尽可能多的详细信息，以进一步缩小搜索结果。
保存你的常用搜索
如果你经常使用相同的标准搜索电子邮件，自定义搜索文件夹能够让你避免每次都重新创建。首先，使用搜索栏定义你的搜索条件，以确保获得正确的结果。然后，转到“文件夹”>“新建搜索文件夹”，选择“创建自定义搜索文件夹”，然后单击“选择”。
接下来，为你的搜索文件夹命名，单击“条件”，设置你之前所定义的特定条件，之后单击“确定”。此文件夹现在将出现在左侧面板中。要搜索符合相同条件的电子邮件，请单击搜索文件夹，Outlook将过滤电子邮件，甚至包括你最近收到的新邮件。
筛选已读/未读电子邮件
我发现有一个搜索筛选器特别有用，即根据电子邮件的阅读状态来筛选。我的收件箱有500多封未读邮件，而我几乎总是需要搜索重要的至少读过一次的邮件。通过使用“read:true”筛选器，Outlook只会显示符合其他条件的已读邮件，排除未读邮件，进而缩小结果范围。
同样，如果你把一封邮件留到以后读但忘了，你就会用“read:false”来筛选未读邮件，并应用日期或其他筛选条件来找到特定邮件。如果巧妙使用，这两个筛选器都可以显著减少搜索结果的数量，尤其是与其他搜索条件结合使用时。
在已然变成垃圾场的收件箱里搜索相关邮件可能颇具挑战性。学习了这些有关使用Outlook搜索工具的技巧，你应该会觉得查找所需邮件容易多了。通过运用这些技术，你在这个过程中能节省大量时间和精力。