Excel表中数据链接怎么自动更新

Excel表中数据链接怎么自动更新

在日常工作中，我们经常需要在Excel中处理来自不同数据源的信息。为了确保数据的实时性和准确性，掌握Excel数据链接的自动更新方法显得尤为重要。本文将详细介绍多种实现Excel数据链接自动更新的方法，包括启用自动更新、设置外部链接管理、使用VBA宏、应用Power Query等，帮助你轻松应对各种数据更新需求。

在Excel表中数据链接自动更新的方式主要有：启用自动更新、设置外部链接管理、使用VBA宏、应用Power Query。下面详细解释其中一个方法：启用自动更新。
启用自动更新：在Excel中，默认情况下外部链接会在打开文件时提示是否更新，但可以通过设置Excel选项来自动更新这些链接。首先，打开Excel选项，然后选择“信任中心”，在“信任中心设置”中找到“外部内容”，最后选择“启用所有外部内容（不建议）”。此方法虽然方便，但需要注意数据安全性和准确性。

一、启用自动更新

启用自动更新是确保Excel表中的数据链接在打开文件时自动更新的最简单方法之一。尽管默认情况下Excel会在打开文件时提示用户是否更新外部链接，但通过适当的设置，可以取消这一提示并自动更新数据。

1.1 Excel选项设置

首先，用户需要进入Excel选项来进行设置。打开Excel文件，点击左上角的“文件”选项卡，然后选择“选项”。在弹出的Excel选项窗口中，选择“信任中心”选项卡。

1.2 信任中心设置

在“信任中心”选项卡中，点击“信任中心设置”按钮。这将打开信任中心设置窗口。在该窗口中，选择“外部内容”选项卡。

1.3 启用所有外部内容

在“外部内容”选项卡中，找到“启用所有外部内容（不建议）”选项，并选择它。虽然这一选项可能会降低文件的安全性，但它确实能够确保所有外部链接在打开文件时自动更新。

1.4 数据安全性考虑

虽然启用所有外部内容是一种快速而有效的方法，但需要注意数据的安全性和准确性。确保外部数据来源可靠，并定期检查和验证数据，以避免潜在的问题。

二、设置外部链接管理

除了启用自动更新，用户还可以通过设置外部链接管理来确保Excel表中的数据链接自动更新。外部链接管理工具提供了更多的控制选项，使用户能够更好地管理和更新链接。

2.1 打开编辑链接窗口

首先，打开需要设置外部链接管理的Excel文件。点击“数据”选项卡，然后在“连接”组中选择“编辑链接”按钮。这将打开编辑链接窗口。

2.2 更新链接选项

在编辑链接窗口中，用户可以看到所有外部链接的列表。选择需要自动更新的链接，然后点击“启动时更新”按钮。在弹出的选项中，选择“自动更新”选项。这样，每当打开文件时，所选链接将自动更新。

2.3 定期检查链接状态

为了确保数据的准确性，用户应定期检查链接的状态。在编辑链接窗口中，点击“检查状态”按钮，可以查看当前链接的状态。如果链接失效或出现其他问题，及时修复或更新链接。

2.4 手动更新链接

虽然设置了自动更新，但在某些情况下，用户可能需要手动更新链接。在编辑链接窗口中，选择需要更新的链接，然后点击“更新值”按钮，以手动更新链接数据。

三、使用VBA宏

如果用户需要更高级的自动更新功能，可以使用VBA宏来实现。VBA（Visual Basic for Applications）是一种强大的编程语言，可以帮助用户在Excel中实现自动化任务。

3.1 打开VBA编辑器

首先，打开需要设置VBA宏的Excel文件。按下“Alt + F11”组合键，打开VBA编辑器。在VBA编辑器中，选择“插入”菜单，然后选择“模块”选项。

3.2 编写自动更新宏

在新建的模块窗口中，编写自动更新宏代码。以下是一个简单的示例代码：

Sub AutoUpdateLinks()
    Dim wb As Workbook  
    Set wb = ThisWorkbook  
    wb.UpdateLink Name:=wb.LinkSources, Type:=xlExcelLinks  
End Sub  

这段代码将更新当前工作簿中的所有外部链接。

3.3 设置自动运行宏

为了确保每次打开文件时自动运行宏，用户需要设置工作簿的打开事件。在VBA编辑器中，双击“ThisWorkbook”对象，然后在右侧的代码窗口中，编写以下代码：

Private Sub Workbook_Open()
    Call AutoUpdateLinks  
End Sub  

这样，每次打开文件时，AutoUpdateLinks宏将自动运行，并更新所有外部链接。

3.4 保存并测试

保存并关闭VBA编辑器，返回Excel文件。保存文件并关闭，然后重新打开文件，确保自动更新宏正常运行。

四、应用Power Query

Power Query是Excel中的一个强大工具，可以帮助用户从多个数据源提取、转换和加载数据。通过使用Power Query，用户可以实现更加灵活和自动化的数据更新。

4.1 启动Power Query

首先，打开Excel文件，并选择“数据”选项卡。在“获取和转换数据”组中，选择“从文件”或“从其他源”选项，根据需要选择数据源类型。

4.2 创建查询

选择数据源后，Power Query编辑器将打开。在编辑器中，用户可以对数据进行各种转换操作，如筛选、排序、合并等。完成数据转换后，点击“关闭并加载”按钮，将数据加载到Excel工作表中。

4.3 设置自动刷新

为了确保数据自动更新，用户需要设置查询的自动刷新选项。首先，右键点击加载到工作表中的查询表，然后选择“查询属性”选项。在查询属性窗口中，勾选“启用背景刷新”和“刷新频率”选项，根据需要设置刷新频率。

4.4 定期检查数据源

尽管设置了自动刷新，但用户仍需定期检查数据源的状态。确保数据源的连接正常，并验证数据的准确性和完整性。

4.5 高级功能

Power Query还提供了许多高级功能，如合并查询、追加查询、参数化查询等。用户可以根据需要，灵活应用这些功能，实现更加复杂的数据更新和处理任务。

五、使用公式链接

公式链接也是一种常见的自动更新数据的方法。通过使用公式链接，用户可以将一个工作簿中的数据引用到另一个工作簿中，确保数据的实时更新。

5.1 创建公式链接

首先，打开需要链接数据的两个工作簿。在目标工作簿的单元格中输入公式，例如：

='[源文件.xlsx]Sheet1'!A1

。这样，目标工作簿中的单元格将引用源文件中的数据，并实现自动更新。

5.2 设置自动更新选项

为了确保公式链接自动更新，用户需要设置Excel的自动更新选项。点击“文件”选项卡，选择“选项”，然后在弹出的窗口中选择“公式”选项卡。在“计算选项”中，选择“自动”选项，这样，所有公式将自动计算并更新。

5.3 管理链接

用户可以通过“编辑链接”工具管理所有公式链接。在“数据”选项卡中，选择“编辑链接”按钮，打开编辑链接窗口。用户可以在该窗口中查看、更新或删除链接。

5.4 检查链接状态

定期检查链接的状态，确保链接的有效性和数据的准确性。在编辑链接窗口中，点击“检查状态”按钮，可以查看当前链接的状态。如果链接失效或出现其他问题，及时修复或更新链接。

六、使用共享工作簿

共享工作簿是一种多用户协作的方法，可以帮助用户在同一个工作簿中共享和更新数据。通过使用共享工作簿，用户可以确保数据的实时更新和同步。

6.1 启用共享工作簿

首先，打开需要共享的工作簿。点击“审阅”选项卡，然后在“更改”组中选择“共享工作簿”按钮。在弹出的共享工作簿窗口中，勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”选项。

6.2 设置共享选项

在共享工作簿窗口中，用户可以设置共享选项，如跟踪更改、冲突解决等。根据需要设置这些选项，然后点击“确定”按钮，启用共享工作簿。

6.3 管理共享工作簿

用户可以通过“共享工作簿”工具管理所有共享用户。在“审阅”选项卡中，选择“共享工作簿”按钮，打开共享工作簿窗口。在该窗口中，用户可以查看所有共享用户，并管理共享选项。

6.4 定期同步数据

为了确保数据的实时更新和同步，用户需要定期同步共享工作簿中的数据。在“审阅”选项卡中，选择“合并工作簿”按钮，可以将多个工作簿的数据合并到共享工作簿中。

七、使用云存储和协作工具

使用云存储和协作工具，如OneDrive、Google Drive、SharePoint等，也可以帮助用户实现Excel表中数据链接的自动更新。这些工具提供了实时协作和同步功能，确保数据的实时更新和共享。

7.1 上传文件到云存储

首先，将需要共享和更新的Excel文件上传到云存储平台，如OneDrive或Google Drive。在上传文件后，用户可以通过云存储平台的共享功能，与其他用户共享文件。

7.2 设置共享权限

在云存储平台中，设置共享权限，确保只有授权用户可以访问和编辑文件。根据需要设置权限，如只读、编辑等，以保护文件的安全性和完整性。

7.3 实时协作和同步

通过云存储平台的实时协作和同步功能，用户可以在多个设备和地点同时编辑和更新文件。所有更改将实时同步，确保数据的实时更新和共享。

7.4 使用协作工具

除了云存储平台，用户还可以使用协作工具，如Microsoft Teams、Google Workspace等，这些工具集成了云存储和协作功能，提供了更加便捷和高效的协作体验。

八、总结

在Excel表中实现数据链接的自动更新有多种方法，包括启用自动更新、设置外部链接管理、使用VBA宏、应用Power Query、使用公式链接、使用共享工作簿以及使用云存储和协作工具。每种方法都有其优点和适用场景，用户可以根据具体需求选择合适的方法。

启用自动更新是最简单的方法，但需要注意数据安全性；设置外部链接管理提供了更多控制选项；使用VBA宏可以实现更高级的自动更新功能；应用Power Query则提供了灵活的数据处理和更新能力；公式链接适合于简单的数据引用和更新；使用共享工作簿适用于多用户协作；使用云存储和协作工具则提供了便捷的实时协作和同步功能。

通过合理应用这些方法，用户可以有效地实现Excel表中数据链接的自动更新，提高工作效率，确保数据的实时性和准确性。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel表中设置数据链接以实现自动更新？
数据链接是一种将Excel表与其他数据源（如另一个Excel表、数据库或Web页面）连接起来的方法。通过使用数据链接，您可以确保Excel表中的数据随源数据的更改而自动更新。以下是设置数据链接的步骤：

• 在Excel中，选择您想要链接的单元格或单元格范围。
• 在“数据”选项卡上，点击“从其他来源”下拉菜单中的“获取外部数据”。
• 选择适合您的数据源类型，例如“从文本”、“从Web”、“从数据库”等。
• 根据所选数据源的类型，按照指示提供必要的信息，例如文件路径、URL、数据库连接字符串等。
• 在导入数据向导中，选择要导入的数据以及其位置。
• 确定是否要启用数据刷新选项。选择“属性”或“选项”以设置刷新频率和其他相关选项。
• 单击“完成”以完成数据链接的设置。

2. 如何更改Excel表中的数据链接以更新不同的数据源？
如果您想更改Excel表中的数据链接以连接到不同的数据源，可以按照以下步骤操作：

• 在Excel中，选择包含数据链接的单元格或单元格范围。
• 在“数据”选项卡上，点击“编辑链接”按钮，或选择“编辑链接”选项。
• 在链接管理器中，选择要更改的数据链接，并点击“更改源”按钮。
• 提供新的数据源信息，例如文件路径、URL、数据库连接字符串等。
• 完成数据源更改后，点击“确定”以保存更改。
• 如果需要，您还可以在链接管理器中更改刷新选项，以指定新的刷新频率和相关选项。
• 单击“关闭”以关闭链接管理器。

3. 如何手动更新Excel表中的数据链接？
有时，您可能希望手动更新Excel表中的数据链接，而不是等待自动刷新。以下是手动更新数据链接的步骤：

• 在Excel中，选择包含数据链接的单元格或单元格范围。
• 在“数据”选项卡上，点击“刷新所有”按钮，或选择“刷新”选项。
• Excel将尝试连接到数据源并更新链接中的数据。
• 如果需要，您还可以选择只刷新选定的链接或刷新部分链接。
• 如果数据源发生更改，Excel将更新链接中的数据。
• 在刷新完成后，您可以查看更新后的数据，并继续使用Excel表格。

注意：手动更新数据链接时，请确保您的计算机已经连接到适当的网络或数据源。