优化考勤管理的五个小技巧及HR指南
优化考勤管理的五个小技巧及HR指南
考勤管理是企业管理中不可或缺的一环，合理的考勤制度不仅能确保员工出勤，还能促进公司目标的达成。本文将为您详细介绍制定考勤管理制度的五个关键步骤，帮助HR和企业管理者构建科学、合理的考勤管理体系。
什么是考勤制度？
考勤制度是大多数组织拥有的人力资源文件，用于设立对员工出勤的明确期望。它包含了一系列规则和规定，员工必须遵守这些规定，包括他们预期在工作的时间、需要投入的总工作小时数、如何记录出勤、当他们出勤记录异常时应采取什么行动、轮班安排以及允许他们休假的总天数。它还会概述在员工未能达到上述要求时，企业可能会采取的措施。
制定公司考勤制度的5个小技巧
1. 评估您的公司文化
考勤管理的制定有必要确保它符合您的公司文化。例如，如果您的公司强调客户服务，您希望您的员工严格按照固定的工作时间工作，以便他们可以全天候地满足客户的需求。在这种情况下，您可能需要一个更严格的考勤管理制度。如果您的企业强调对员工的绩效考核，您会更关注员工的工作带来的业绩，而不是密切地关注他们的工作时间，为此，您可以制定一个适中的考勤管理政策，这样一来，也可以避免员工频繁迟到。
2. 包括对他们的期望
工作时间：您需要规定员工每天及每周预期需要工作的小时数。明确员工是否可以根据规定的小时数自行决定上下班时间，或者是否有固定的工作时间，例如上午9点到下午5点。
加班：当您要求员工比正常工作时间更长的工作时间时，请说明他们将如何获得报酬。
权限：有时，员工可能不得不离开工作岗位几个小时来处理个人事务。需要规定员工有权获得多少权限、他们可以休假多少小时以及这是有薪还是无薪的。
轮班时间表：如果您的员工遍布全球，您可能希望您的员工轮班工作。您需要定义不同班次的工作时间和休息时间。
休息时间：需要说明员工有权享受多少天的休假，他们应该如何申请休假，谁将批准他们的休假请求，以及如果休假需要提前计划好，那么员工应该提前多少天提交休假请求。如果您在不同的省/自治区/直辖市或国家/地区设有办公室，可以为每个地点配置假期。
缺勤：定义哪些行为将被视为旷工。并添加免责声明，说明这可能回中断您的业务运营，并影响在岗员工。
迟到：如果您采用严格的工作时间来进行考情历，请说明允许员工迟到次数以避免迟到。
3. 规定纪律处分
一旦您设定了明确的出勤规定，请包括如果您的员工不符合规定将采取哪些措施。也可以根据公司的具体情况，除非您的员工在出勤方面非常不守规矩，否则可以稍微宽松一点。例如，超过5次或6次迟到可以算作半天假。同样，如果员工用完了所有假期，您可以实施扣薪措施。而那些因病、孩子生病、亲人去世或其他特殊情况而需请假的员工除外。
4. 解释考勤是如何记录的
请详细说明您的公司是如何跟踪员工的出勤情况。如果您采用手工登记，请注明他们应在何时签到以及一天内需要签到几次。如果是电子表格也是如此。如果您采用的是基于云的考勤跟踪系统，请向员工说明是如何打卡上下班。有些公司可能会使用与考勤跟踪系统集成的生物识别系统，而有些公司可能要求员工使用带有考勤定位功能的网络和移动应用程序。
如果您的公司有五名员工以上，最好选择基于云的考勤跟踪系统，因为它可以集中考勤数据，允许员工随时随地打卡，并为员工提供更好的视图。
5. 让您的员工了解该政策
在起草并最终确定出勤政策后，请务必让您的每一位员工都了解它。在采用策略时，请直截了当地说明您为什么采用该策略。如果可能，从您的员工那里获得反馈，以确保您的员工对此感到满意。将文档保存在中央在线文档存储库中，以便您的员工可以随时访问它们。鼓励经理和C级领导者成为变革的拥护者。在新员工入职期间，组织一次入职培训，解释政策中提到的每项条款。在您的员工手册中也包括出勤政策。