3大Excel排序功能：轻松把资料分类！最常用的资料整理法
3大Excel排序功能：轻松把资料分类！最常用的资料整理法
3大Excel排序功能：轻松把资料分类！最常用的资料整理法
如果你是Excel的常用者，应该能深刻了解「排序」的好处：协助你将资料「分门别类」，把相同类型的资料排列在一起，方便阅读，从中看出数据的脉络。但假如你以为Excel只能帮你按照笔画多寡和数值大小排列顺序，那可就太小看他了！这次一样先从基础的排序功能介绍起，接着再分享超厉害的自订排序功能喔。
以下范例是业务主管（管理人员）有一笔业绩奖金，打算发放给业务员做绩效奖励，而手边的「业绩资料表」是唯一的参考依据。该怎麼整理这份资料，他才能看出业务员的表现，以设定奖金分配的比例呢？
3 大 Excel 排序功能教学！轻松把资料分类
【Level 1】单一栏位排序：依照业务员的业绩排出前三名
假如公司规定，只有当月业绩前三名才能平分这笔奖金。那就请Excel按照每个业务员的「销售金额」多寡排出名次，销售金额愈高的业务员，名次愈前面，马上就可以看出前三名啦！这个功能就叫做「单一栏位排序」。
操作方法只需要点选 3 个地方：
- 先选择「销售金额」那一栏的任何一个储存格
- 再点选「资料」索引标签
- 找出「排序与筛选」点选「Z→A」
大功告成了！ Z→A的意思是「由大到小」「由笔画多到笔画少」排列，如果你想要倒过来变成「由小到大」，就选择A→Z即可。
【Level 2】多个栏位排序：在黄金销售地区里，看出业务员的业绩排名
如果是因為第一区的业绩暴量成长，公司才提拨奖金要奖励第一区的业务员，那光排列业务员的业绩名次也沒用。
Excel里的「多个栏位排序」可以帮你针对两个以上的分类来排列顺序，概念其实很好理解，就是让Excel一次将两个栏位都排列出顺序，让资料做更细部的分类归纳。
回到这个例子，主管要先把相同销售地区的资料整理在一起，再排出各地区的业绩名次，也就是要将「销售地区」栏当作第一层的排序分类，而同个销售地区的资料再以「销售金额」当作第二层的排序分类，由大至小的排列。
该怎么做呢？
- 一样找到「资料」索引标签
- 点选「排序与筛选」中的「排序」
- 在出现的排序对话框中，找到「栏」的「排序方式」 选择「销售地区」（大分类）
- 「顺序」则是选择「A→Z」
意思是请Excel将资料按照销售地区分类排列，决定顺序的方法是按照笔画，笔画愈少的排在愈上面，笔画一样的就整理在一起，所以同为「第一区」的资料就会并列。 - 接着建立第二层的分类。按下「新增层级」
- 在「次要排序方式」选择「销售金额」（次分类）
- 顺序设定为「最大到最小」
Excel就会将该地区业绩最高的业务员放在第一位。
完成後，主管只要找到属于「第一区」的一整块资料，就能直接看见业绩最好、最值得奖励的业务员是誰了！
【Level 3】自订清单排序：不依照笔画和数值大小，排列顺序由你决定
Excel最常用來排顺序的规则就是「数值大小」和「笔画多寡」，但应用到报表製作上，你可能要将销售资料「由北到南」的地区排列，但Excel没有按「地理」排列的规则，它怎麼知道北区是在南区的北方？该怎麼让报表依照北区、中区、南区的顺序排列？
这时候你需要的是「自订清单」！
它让你跳脱Excel既有的排列限制，根据自己心中的顺序来整理资料。做法有一點点複雜，但學會之後超級好用！
这样做：
- 一样找到「资料」索引标签
- 点选「排序与筛选」中的「排序」
- 在出现的排序对话框中，找到「栏」的「排序方式」 选择「销售地区」
- 「顺序」则是选择「自订清单」
- 在自订清单的对话框、清單项目里输入你想要的顺序：北区→中区→南区
每输入一个项目就要按Enter断行，Excel才知道他们不同的项目喔！ - 输入完清單后点选「新增」，自订清单就建好了
- 确认清单无误，就点选「确定」回到排序对话框
- 这时候排序里的「顺序」会从「自订清单」改为你输入的「北区, 中区, 南区」囉，按下「确定」
顺利完成後，所有资料就会从北到南的排列！其实，不論是排东西南北，或是按照部门别排列，还是按照总经理到基层员工的顺序整理资料，只要你设定自订清单，都可以轻松办到！学会了吗？