需求建议书RFP是什么？7分钟学会写RFP（包含模板和范例）
需求建议书RFP是什么？7分钟学会写RFP（包含模板和范例）
RFP（需求建议书）是企业在选择合作供应商或服务提供商时常用的一种书面公告。它在项目管理中扮演着重要角色，帮助企业明确项目需求、目标和预算，并通过比较多个供应商的报价和方案来做出最佳选择。本文将详细介绍RFP的概念、流程、参与者以及相关工具推荐，帮助读者全面了解如何撰写和使用RFP。
什么是RFP？
RFP是Request for Proposal的英文简写，中文意思是需求建议书，也称为招标书或建议书征询说明书。它是公司在选择合作的供应商或服务提供者时会发出的一种书面公告。
项目管理中的RFP，一般包括项目的要求（如需要交付什么以及何时交付等）、目标和价格，要求潜在供应商或外包团队对这项工作进行投标，然后企业就可以比较多个出价，选择最合适的供应商进行合作。
简而言之，如果你的企业有一个项目并且需要外部支持，而且你已经知道要寻找什么类型的外包团队，那么可以使用RFP货比三家。
项目管理中的RFP、RFI与RFQ有什么区别？
- RFI：是Request for Information的英文缩写，意思是信息请求。通常来说，当企业不了解即将进入的市场时，就会用到RFI来向潜在供应商提出开放式问题。企业可以先使用RFI然后再写RFP。
- RFQ：是Request for Quotation的英文缩写，意思是报价请求或询价。RFQ仅包括具体产品/服务、数量和价格。而RFP除了有报价外，企业还会获得交付时间表以及所提供服务清单等信息。
为什么要写RFP？有什么好处？
制定全面的RFP可能非常耗时，且需要对项目要求有深入的了解。那么，为什么还要写RFP呢？
在项目管理中使用RFP有以下几个好处：
- 节省寻找解决方案供应商的时间：如果你有项目外包需求但不发RFP，那么你需要通过朋友推荐或者从Google或社交媒体等方式来找服务供应商，而且你还需要向每一个潜在供应商详细解释项目要求。但RFP可以为你节省大量与供应商联络的时间，让他们主动来找你。
- 提案可被审查：通过邀请多个供应商提交提案进行投标，你可以比较不同的解决方案并选择最适合项目的解决方案。
- 降低风险：由于RFP文件中已经明确列出了项目详细需求和流程，这样能够识别潜在的风险，从而提出预防方案和解决方案。
谁参与RFP流程？
征询建议书需要大量的协调，各个利益相关者必须共同努力确定需求、收集信息并探索解决方案。了解清楚关键角色和职责可确保你的组织开展有效的RFP流程。
那么企业发布的RFP都和哪些人有关系？
角色1：业务利益相关人
RFP通常由请求购买或解决方案的个人、部门或团队提出。从定义需求到编写RFP，再到对结果进行评审，利益相关人都需要参与其中。
角色2：采购专业人员
采购专业人员一般负责撰写和设计RFP流程。当业务利益相关人提出产品或解决方案的购买请求后，采购专业人员审核该请求，然后创建、分发和评估RFP文件。采购专业人员在在整个过程中与供应商合作，监控进度、回答问题并提供反馈，常见头衔包括采购经理、战略采购经理和其他采购角色。
角色3：顾问
不是所有的公司都会有采购专业人员，当企业没有相关专业知识或能力的人才来完成RFP流程时，可能会聘请采购顾问。顾问在了解需求之后，会利用他们的专业知识来帮助你选择合格的供应商、管理沟通并评估结果。
角色4：高管、财务长和首席采购长
对于高成本的战略采购项目，高管、首席采购长或财务长通常负责提供采购的最终批准。他们需要评估成本、预期投资回报以及与组织目标的一致性。
角色5：供应商
受邀回应RFP的组织称为供应商或供应商，他们准备一份提案来回答RFP问题，突出他们的差异化优势，并在理想情况下说服买方他们是该项目的正确选择。
RFP流程的五个步骤
发布有效的RFP文件有一个系统流程，以确保潜在服务外包团队能够了解所有的项目要求。以下是RFP流程中的关键步骤：
第1步：确定你的需求
如果你自己都搞不清楚自己的需求是什么，怎么可能让外部支援团队做出让你满意的东西？所以在起草RFP之前，你需要进行竞争对手和行业研究，明确定义项目的目標、时间表、预算以及可能遇到的障碍等。
第2步：撰写项目RFP
RFP文件应该包含以下内容：
- 项目概况：介绍项目的目標、可交付成果和预期成果。
- 公司背景：介绍你的业务、产品以及你的目标客户等，让外包团队对你的企业有个初步的了解。
- 工作范围：描述外包团队的任务和职责，包括你对这些外包团队的具体要求和任何相关技术细节。
- 目标交付进度：不止是最终的截至日期，交付进度时间表还应该包含每一个关键节点的时间。
- 预算：项目的总预算是多少？付款条件和定价结构是什么？
- 提交指南：概述外包团队提案的格式和内容等。
- 评估标准：列出用于评估外包团队提案的标准，例如技术能力、经验、成本和方法等。
- 联络方式：外包团队如何联络你？
第3步：分发RFP
写好了RFP文件之后，就要将文件相关信息发布出去，然后让潜在供应商联系你。分发RFP的方式有很多，比如你可以：
- 发布在你自己的网站上
- 在与行业相关的社交媒体或网络上投放广告
- 利用当地商会或展会宣传RFP
第4步：接收供应商的提案
当潜在供应商有任何疑问的时候，及时回复确保他们清楚了解项目的要求和期望。然后根据设定的指南和评估标准接收和评估供应商提案，从众多竞标者发给你的提案中，你可以评出最合适的前三名或前五名作为备选。
第5步：选择最适合该项目的供应商
最后你可以在备选的潜在供应商中就项目目标、提案、协商条款以及报价等方面与他们详细讨论，找到并选择最符合项目需求和目标的供应商。
RFP招标后续工作
发布RFP的目标都是想要找到能合作的供应商，当你与选择的供应商签订了合同之后你就已经达成了目的了。然而，在RFP流程结束后你仍然有一些工作要做：
1. 通知其他的供应商
一旦你与所选供应商签订了合同，你应该向不打算合作的其他供应商说明结果和反馈，毕竟他们花了很多时间准备提案，不回信就相当没有礼貌。
2. 收集并存档资料
在结束项目之前你需要做的最后一件事是确保正确利用收集的RFP资料和建立的文件。如果你使用RFP管理系统，所有内容都会自动存储。但如果你使用电子表格、电子邮件和Word，那么可能需要手动更新供应商资料、存档决策文件并存储RFP模板。存储这些资料非常重要，特别是备选的供应商资料。本次的合作你可能由于各种原因没有选择他们，但不代表下次不会选。下次如果你需要选择新项目的外包团队，不妨先考虑这些备选的供应商，不需要重新发布RFP招标，比较节省时间和成本。
RFP范本+范例+提案软件工具推荐
知道了写RFP有哪些要点后但还没有想好怎么做？尽管不同业务的RFP都不同，但你可以参考以下RFP范本和范例，最后还有好用的RFP提案工具推荐。
免费的RFP模板
1. Monday.com的RFP范本
Monday.com是一个专业的项目管理软件，他们提供的RFP范本是直接在云端系统上运行并且可自定义的，无论你的项目规模如何，都可以轻松匹配你的业务需求以及提案应包含的内容。
使用这个范本非常简单：
- 用自己的邮箱免费注册Monday.com账户，然后登录
- 前往RFP模板，然后点击窗口右上方的Use template
可以看到这个范本包括两个部分：项目进度模板和项目建议书模板。
项目进度模板：在发出RFP寻求项目协助之前，你需要了解项目的进度。在这个范本中你可以自定义项目可视化状态标记、计算所有项目费用的总计以及轻松导出和导入Excel等。
项目建议书模板：在弄清楚了自己的项目需求和预算之后，就可以正式编写RFP了。这个投标模板将所有的要点和细节（如项目简介、目标、需求、可能遇到的困难、时间进度表等）都写在表格中了，你按照自己的项目任务进行一些自订和修改即可。
之后你还可以在系统内管理你的项目，如果你没有思路，可以多多参考Monday的范本库，各类型的范本和模板让你的团队轻松建立、运行和追踪工作流程。
2. HubSpot的RFP模板
HubSpot提供了三个免费下载的RFP模板，你可以根据自己的业务将讨论过的外包需求、预算详细信息和实施时间表等填到表格中，模板下载即可使用。
RFP范例
国家发展委员会发布了一份建议书征询文件，这是一个比较正式的RFP范例，目标是构建公教体系云数据中心，主要内容包括项目概述、现状说明、项目需求、服务水准及罚则、交付项目及验收等。
RFP提案软件工具推荐
RFP软件提供了一种结构化的方式来轻松管理整个RFP流程，帮助团队鸟瞰追踪进度以及基于过去的RFP内容自动产生初稿等。目前越来越多的公司正在从RFP电子表格转向软件，节省了人力成本并保持竞争优势。下面推荐四款好用的RFP管理工具：
1. Monday.com
如上面推荐的Monday.com RFP范本提到，在这个项目管理系统中你可以更加轻松地管理需求和外包任务，因为每个项目的所有需求和协议都集中在了一个地方。除了RFP的建立之外，这个工具能做的事情还有很多，比如项目管理、客户关系管理、人力资源管理、产品管理等等，这里就不详细介绍了，如果你有兴趣就直接注册试用即可。
2. PandaDoc
PandaDoc是一个比较知名的提案管理解决方案，能帮助团队在比较短的时间内制作出合规和定制化的RFP。
PandaDoc非常容易设置和自定义，模板创建过程也很简单，而且他们也有很多现成的模板，你可以在几分钟内设置你的第一个RFP，甚至可以使用文件本身的即时更新与团队成员进行协作。
3. Loopio
Loopio是一个备受好评的RFP回应软件，协助企业管理和完成RFP、RFI、安全问卷等的回应流程。
Loopio主要是提供产品或解决方案的供应商使用，当收到客户的RFP时，可以使用这个回应软件来集中管理和回应客户的问题。借助Loopio，团队可以在几分钟内完成初稿、高效协作并确保回应的一致性。RFP答案内容库是可搜索的，而且他们的RFP回应库也非常厉害，让你可以即时存取先前RFP中的所有答案，为你的团队节省宝贵的时间。另外Response Intelligence是Loopio的专有机器学习技术，可以在回应过程中提供见解并提出建议，帮助回应人员简化工作并创建获胜提案，使其成为市场上最容易使用的RFP回应解决方案。
4. Nusii
与市场上的其他提案软件如PandaDoc等类似，Nusii使用拖放编辑器，用户花更少的时间编写RFP，从而有更多的时间来发展其他业务领域。
而且Nusii提供了很细节的功能，比如：
- 能将视频添加到你的提案中：你可以直接嵌入来自YouTube和Vimeo的视频，甚至可以将视频直接上传到Nusii，由此在RFP中介绍你的团队、提出想法、案例研究甚至以前的客户评价。
- 发送即时通知：当你的客户打开你发送的带有其提案链接的电子邮件、客户有反馈意见、客户在虚线上签名等，你都会收到Nusii的通知。
- 品牌推广：你可以设置与你的品牌相符的提案，包括颜色、标志、图像和字体等，你的客户只看到你的品牌，而不是Nusii品牌。
- 内容库：通过Nusii的内容库，你可以将以前提案中使用过的内容重复用到提案中，节省编辑的时间，也可以使用变量功能，保证重要数据（例如客户的姓名、公司、地址等）始终正确，避免在新提案的文字中隐藏其他客户信息的尴尬。
结尾
RFP是项目管理中一个具有数十年历史的重要工具，各种规模的公司/组织都使用RFP流程来收集数据、制定战略采购决策并找到最佳供应商，同时实现价值最大化和风险最小化，特别是在B2B业务中会比较常见。RFP最适合需要详细供应商建议的复杂项目，而对简单的项目或标准商品，使用RFQ来对比报价即可。
如果你不懂RFP，你可能会错失很多机会。现在你对RFP应该有一定的了解，如有任何问题，可以在下方写下你的留言。
征求建议书常见问题解答（RFP FAQ）
走完整个RFP流程需要多长时间？
走完整个流程大概需要数月甚至一年，当然不同项目的RFP时间长度可能会有所不同，具体取决于你设定的提案提交时间以及选择供应商的时间。
- RFP撰写：此阶段可能需要大约一个月的时间来收集你的所有需求并和你的团队协商。
- 提案截止日期：根据你截止提案的时间，所有供应商可能需要四到六周的时间才能提交完成。
- 提案审核：审核时间取决于多种因素，如果你收到很多提案，或者你需要与其他人一起审查提案，都需要更多时间，此阶段至少需要一到两周的时间。
- 选择供应商和签订合约：合约通常需要至少一周的时间来准备，如果你需要谈判，可能需要更多时间。
RFP的主要目的是什么？
RFP（征求建议书）的主要目的是向潜在供应商或承包商征求详细建议，概述他们针对特定项目或服务的方法、能力和成本估算。
RFP是否适合所有类型的项目？
由于创建和管理RFP都需要时间，因此不是所有类型的项目都适合使用RFP。RFP的好处是节省金钱时间以及降低被骗的概率，如果你进行的是小型一次性采购，那么风险本身就很小，RFP的时间投入可能会超过潜在的收益。RFP最适合需要详细供应商建议的复杂项目，对于简单的项目或标准商品，RFQ询价可能更合适。
RFP管理的常见挑战是什么？
虽然RFP有许多好处，但所有东西都不是十全十美的，RFP也面临挑战：
- 复杂性：制定全面的RFP可能非常耗时，且需要深入了解项目要求。
- 供应商回应：评估大量供应商回应可能会造成巨大的压力并占用大量资源。
- 范围变更：项目范围可能会发生变化，从而导致RFP中的修订或澄清，这可能会造成混乱。
- 信息不完整：RFP中的信息不完整或模糊可能会导致提案不一致和延误。
- 供应商资格：确保潜在供应商合格并有能力满足项目要求可能具有挑战性。