掌握这7个时间管理技巧，提升工作效率告别加班
掌握这7个时间管理技巧，提升工作效率告别加班
在快节奏的职场环境中，有效的时间管理是提升工作效率的关键。通过合理规划和分配时间，可以让你在有限的时间内完成更多的工作，同时减少压力，避免加班。本文将分享7种实用的时间管理技巧，帮助你提升工作效率。
什么是时间管理？
时间管理在这里也可以称为工作管理，即如何有效分配你的时间，提升工作效率，从而在有限时间内完成尽可能多的工作，并且保证工作质量。这样做的好处是可以让你在工作时专注工作，在休息时充分休息，同时避免精神过度紧张。
时间管理的重要性
有效的时间管理可以让你的一天仿佛比别人多出几个小时，完成更多的工作。同时，它还可以帮助你减少压力，不必过分担心工作何时完成、是否赶得上截止时间等问题。你是否发现，在工作量大、截止时间临近时，你会感到焦虑、紧张，而这些情绪反而会浪费你更多的时间，使时间显得更加紧迫。
此外，时间管理还能解决拖延症问题。通过合理安排每日需要完成的任务，并确保自己按时完成，可以避免拖延，不再成为“截止线战士”，避免在最后一刻堆积大量工作。因此，有效的时间管理方法可以帮助你在相同时间内完成更多工作，减少压力，克服拖延症。
接下来将分享7个时间管理技巧，帮助你轻松掌握时间管理，成为“时间管理大师”。
时间管理技巧1：按重要性/紧迫性填写待办事项清单（To-Do-List）
你是否会随意选择工作内容，想到哪项就做哪项？或者看到邮件要求就立即处理？这样做往往会让你不知道自己需要完成的工作量，无法合理安排时间，甚至不知道自己整天在忙些什么。因此，养成写待办事项清单的习惯非常重要。
但是，即使你有写待办事项清单的习惯，是否也是随意记录想到的工作内容呢？这里分享一个更有效的方法：先列出所有需要完成的工作，然后按照重要程度和紧急程度进行排序，最后将工作分配到上午和下午。建议只将一天分为上午和下午两个时间段进行规划。
例如，小明有A、B、C、D四项工作：
- 工作A需要中午前提交，但难度不大
- 工作B是日常性工作
- 工作C相对轻松
- 工作D最重要，耗时最长，不容出错
小明的待办事项清单应该这样安排：
上午：
- 工作A
- 工作D
下午：
3. 工作B
4. 工作C
通常上午精力更充沛、注意力更集中、效率更高。先完成工作A不仅因为截止时间临近，而且工作难度不大，可以快速完成，当你看到工作取得进展时，会更有动力完成剩余任务。接着处理工作D，利用自己能量水平较高的时段处理最重要的工作，以提高效率并避免错误。下午，饭后通常会感到困倦，先处理工作B，即日常工作，确保当天有足够时间完成，同时因为是重复性工作，不容易出错。最后处理工作C，因为能量所剩无几时，处理最轻松的工作，不会有太大压力，确保下班后可以放松。同时，工作C是最轻松的工作，即使前面的工作用时比预期长，赶不急完成工作C，影响也不至于太大。
以上就是填写待办事项清单的方法，也是时间管理技巧中最重要的一个。
时间管理技巧1.1：记录工作截止日期，提前安排工作
上面提到了如何每天填写待办事项清单，其中提到需要记录当天要完成的工作。但难免会有遗漏，最好的方法是当收到一项工作时，立即记录下截止日期。
例如：今天收到一项工作，需要2周后提交，可能暂时有其他更紧迫的工作，就先把这项工作的截止日期记录下来，等到有空闲时间再处理。这样既可以避免忘记工作，也不必急于处理。这个小小的技巧，可以帮助你更好地安排工作。
为了记录将要完成的工作，建议使用台历。e-print提供的台历印刷服务，可以将你的设计印刷成台历，保证符合你的风格。现在我们还提供在线设计服务，有多款模板可供选择，最低起印数量为1个。详情请访问：https://www.e-print.com.hk/products_Custom_Desk_Calendar
时间管理技巧2：设定休息时间
你是否经历过长时间集中工作后，大脑突然停止运转，无法思考的情况？这是因为过度用脑。就像跑步一样，跑到一定距离后，需要休息一下，补充水分，才能继续前进。工作也是一样，需要给自己适当的休息时间，让大脑放松，才能保持高效运转。
因此，建议每完成一项工作后，给自己5-10分钟的休息时间，去上个厕所，伸展一下身体，让自己放松一下，然后再继续工作。这样做比一直埋头苦干效率更高。
时间管理技巧3：不要一到公司就查看电子邮件或信息
正如前面所说，一到公司，趁着精力最充沛的时候，先写好待办事项清单，避免一坐下就检查电子邮件或信息。原因是在开始工作时，如果立即检查邮件或信息，就会被他人的需求牵着走，大脑会进入“被动反应模式”，不断思考如何回应，这会打乱你的工作节奏，降低工作效率。
时间管理技巧4：先制定工作策略再执行
你是否习惯一上来就埋头苦干，遇到问题再解决，一步一步走？这样做可能会导致步骤顺序颠倒，需要重复操作。因此，在开始一项工作前，先制定策略，明确工作步骤，如何完成，然后按照策略执行。这可以加快工作效率，避免每完成一个步骤后还要思考下一步如何进行。
这个技巧也是时间管理中非常重要的一个，使用这个方法后，你会发现工作变得更加顺畅。
时间管理技巧5：善用通讯软件的状态设置和关闭通知
在工作中，我们都会使用各种通讯软件进行内部或外部沟通。但是，你可能也遇到过这样的情况：当你专注于某项工作时，同事会通过通讯软件找你，需要你帮忙处理其他事情。
很多时候这些工作并不是最紧急的，但当你停下来阅读信息，来回沟通，再回到自己的工作时，又要浪费时间重新思考进度。而且，当你需要处理同事请求的工作时，因为没有仔细思考，又要重新花时间沟通，一来一回，浪费了很多时间。
因此，现在许多工作用的沟通软件（如Teams、Slack、Spark等）都提供了状态设置功能。你可以善用这个功能，在集中处理某项工作时，将状态设为忙碌，完成工作后再回来检查信息。这个技巧可以帮助你集中处理工作，提高工作效率。
时间管理技巧6：不要频繁查看时间
你是否因为截止时间临近，而频繁查看时间，提醒自己剩余时间？这个习惯其实会影响工作效率。你是否发现，当你不断关注时间时，会让自己感到时间紧迫，需要加快速度，但同时也会变得紧张、焦虑、手忙脚乱，反而降低了工作效率，更容易出错。
因此，不要频繁查看时间，看似微不足道，但却是一个很有用的时间管理技巧。当你处于专注的工作状态时，自然能够提高工作效率，比起一直焦虑、提醒自己要加快速度，反而更有效。
时间管理技巧7：提交文件前仔细检查，避免重复工作
最后一个时间管理技巧是仔细检查工作，避免错误和遗漏，避免重复处理同一项工作。特别是一些注重速度和效率的工作，很多人会选择赶时间，用最短的时间完成，有错误就之后再处理。这样做其实会严重影响工作效率，也会影响上司对你的工作表现评价。
因此，建议在提交工作前仔细检查，避免重复处理。这个技巧看似人人都知道，但实际操作中却未必每个人都会做到。
总结
以上就是一些实用的时间管理技巧，希望可以帮助你有效规划工作，提升工作效率。掌握了这些方法后，你会发现自己的8小时工作时间变得更加充裕，能够完成更多工作。这样，升职加薪的机会也会随之增加！