将工作划分为三个阶段，告别手忙脚乱

将工作划分为三个阶段，告别手忙脚乱

你是否经常在截止日期前手忙脚乱，即使已经详细规划了工作计划？试试将工作划分为三个阶段！在《哈佛日历快十天》一书中，作者提供了任务排程的技巧与关键思维，让你在推进工作任务或参与会议时都能游刃有余，提前完成！

D主任是凡事都要事先规划好的类型。每天早上按照时段决定好该做的业务后，才正式开始工作。看着这样的D，同事们总说：“他是认真喜欢计划。”

遗憾的是，收获的成果与计划的投入程度老是不成正比。D主任的口头禅是：
“我以为可以全部做完的……”
“差不多快做好了……能不能麻烦再给我一点时间？”

随着截止时间逼近，必须赶快处理的业务开始堆积如山。明明每天都按照优先顺序整理、安排妥当，真的不明白一到期限就手忙脚乱的原因为何。于是，D主任向自己一直视为职涯导师的L经理寻求建议。D尤其好奇L经理每天都得与各部门职员开会，同时又能准时处理好业务的秘诀。

工作要划分为三个阶段

L经理先是浏览了D主任的待办清单与行事历，随后便拿出自己的行事历给D主任看，并要他指出两者间的差异。

L经理的行事历上，每项业务间是有空档的。不过，每个空档的时间长度不一样。此外，也能在行事历上见到“移动”、“出发”等词。L经理向完全看不懂规划标准、差异何在的D主任，解释了关于工作三阶段的概念。

根据他的说法，所有工作的执行都必须历经三个阶段：

第一阶段：透过准备过程暖身的时间。这是掌握业务性质、构思处理方法与研究资料的阶段。如同运动前需要暖身一样，工作时也需要这样的准备功夫。

第二阶段：执行过程。这是根据第一阶段整理出来的结果，正式投入工作的阶段。此时，可以进行多方面的尝试，像是修改资料的视觉效果、书面资料整体样式等，亦可于过程中与组员、上司交流，藉以检查工作方向。

第三阶段：收尾。配合约定的时间，进行收尾的过程。这是为了确认工作成果，与起初预期的目标是否吻合的最后检查阶段。

听完上述的说明后，会不会有些怀疑，自己一直以来在执行工作时，是否遵循这三个阶段呢？请放心，多数人在工作时都会无意识、自然地经历这三个阶段。问题在于，拟定计划时却忘了将三个阶段列入考量。

那些说在工作时老是像被时间追着跑、无论计划了多少都觉得时间不够用的人，大部分都是有这个倾向，只顾第二阶段，也就是只想到正式开始业务的部分。D主任也是如此。删除了工作的第一与第三阶段，仅将第二阶段的所需时间列入考量的计划，免不了陷入老是手忙脚乱的漩涡。

不要忘记“过渡时间”

根据工作三阶段的概念，在正式投入业务（第二阶段）前的准备时间（第一阶段），以及替工作收尾并转换至其他业务前的时间（第三阶段），是不可或缺的；意即“过渡时间”。

所谓“过渡时间”，指的是从现在转换、改变至另一种状态时需要的时间。举例来说，试着想象一下需要开始执行新业务的情况。首先，必须通过学习取得新知识，接着实际应用在适当的环境，并将其内化成完全属于自己的东西后输出。这时，改变需要的时间就是过渡时间。

如果是需要外出的行程，移动前往约定地点的时间也属于过渡时间；如果是会议相关的行程，过渡时间即包含会后重新回顾与熟悉会议内容，藉此掌握下一步该做些什么的过程。

懂得从规划工作开始，就将过渡时间列入考量的人，非但能够创造出色的成果，也经常得到“办事速度很快”的赞赏—因为这些人势必可以在约定的截止时间前，不慌不忙地完成工作。

这与提前十天完成的方法相当类似。原因在于，将准备阶段与最终检查时间一并列入考量，并且从容完成工作的原理是一样的。提前完成工作后，预留修订、改善，以及提高完整度的过程，亦属于工作三阶段的过渡时间。

高效工作者在完成一件工作时，就是像这样连过渡时间都能考虑到。如果能与此同时也善用提前十天完成的具体实践方法，“设定自己独有的期限”，即可更加俐落、完美地完成工作。

永远比“正式的截止时间”要早

单纯地考量过渡时间，并不代表就能在截止前完成工作。为了确保能提前完成并预留充分的检查时间，需要另外设定包含过渡时间在内的非正式截止时间。换言之，即是在正式的截止时间外，设定自己独有的期限（deadline）。

虽然确切设计时间的方式会依照业务性质、截止时间的长短而有所不同，但建议将目标设定在提前最少两至三天、最多一个月完成。虽说通常是要求在截止时间交出最终版本，但偶尔也会遇到，必须在此之前先交出意见回馈与修订的情况。

如果期望在最终期限交出成品，为工作画下句点，请自行在至少一天前缴交。其间，若能得到意见回馈，也可以再次检讨、改善，藉以提高完整度。假设不需要进一步修改，即等于多节省了些时间。

假设截止时间是六个月后的话，请将目标订在五个月内完成。多余的一个月，是完善成品的时间。万一面临突发状况，导致比非正式期限更晚完成时，也会因为拥有宽裕的时间，而减轻情绪上的焦急。假设是必须在三天后缴交的书面资料，请将目标订在最多两天前，最少一天前完成。只要在最后的第三天进行最终检查后，即可缴交。

所有工作都有期限，所以必须在期限内完成才行。为此，请在正式截止时间外，设定自己独有的期限。同时，务必记住将过渡时间纳入执行工作的每个阶段。

工作该重视的不只是目的地，逐步迈向目标的过程也很重要。过渡时间会因人、因状况而异，因此请在制定计划时，审慎考量本人预期的所需时间。

将过渡时间列入考量的时间轴设计

假设在二楼工作的各位，收到下午三点必须前往同栋大楼五楼进行企划进度报告会议。在规划今天的工作日程时，该如何安排过渡时间呢？

预计前往会议地点的移动时间为五分钟，因此，以于会议开始前五分钟抵达现场作为规划目标。研究会议资料的时间，可以根据准备状态调整。

不过，这可不是该被省略的部分。换言之，计算第二阶段的工作时间时，前后至少需要预留十分钟，并且要将这点也一并列入行事历。

倘若是在省略过渡时间的情况下调整日程，自然就只会聚焦于“会面时间”、“截止期限”。如此一来，很容易就会发生时间不够用的情况，甚至导致自己成为无法遵守约定的人。

如果不想被贴上“失信”的标签，务必在规划行程时，多留意工作不同阶段的过程与过渡时间。

本文摘自《哈佛日历快十天：提前十天完成，拿回生活的主控权；哈佛优等生及高效主管都在用的奇迹时间管理法》