告别职场无效沟通：5个实用技巧提升工作效率

告别职场无效沟通：5个实用技巧提升工作效率

沟通是一门语言艺术，良好的沟通不仅能帮助我们获取有效信息、传达信息，能更快地解决问题，还能节省时间和精力，避免重复性工作，提高工作效率。本文将分享5种小技巧，帮助你成为职场高效沟通人士。

在职场中，很多人可能会有这样的困扰：每天被各种邮件和消息轰炸，没有时间专注于真正的工作。其实，有效的沟通并不是被动地回应，而是主动地掌控。通过以下5种主动沟通的方法，可以避免事后被动沟通。

1. 确认收到

减少反复询问沟通最简单的方法之一就是让别人知道你收到了他们的信息。你可以发送一个简单的回复，比如：

• “我收到了。谢谢！”
• “收到！我很快会与你联系”

短短几个字的确认信息可以让他人放心，证明确实收到了他们的信息，而且清楚知道他们的需求。这相当于说“我听到了”。

对某些人来说，这可能足以让他们知道目前工作进展一切正常，在完成任务之前就不需要再反复确认了。

2. 明确时间节点

如果你不明确表达自己的期望，最终可能会和你的预期出现偏差。例如，也许你认为下周之前给领导交报告是可以接受的，但实际上领导可能希望在今天下班前就能收到报告。

这种期望的不匹配会引发很多不必要的误会和矛盾。你的领导可能不理解为什么他们没有收到报告，你可能也不明白为什么他们似乎在你认为不紧急的事情上难为你。

如果你是和一个新同事一起工作，或者和一个很难联系上他们的人一起工作，一定要明确一个大致的时间节点，比如：“我明天会给你答复”，或者“我下周会给你答复”

如果约定了具体的时间节点，就一定要确保自己能信守承诺。如果你不知道自己能否在某个具体时间段按时完成，那也简单，可以回复：“抱歉，我会很快给你答复。”

3. 定期汇报进度和具体情况

如果你正在处理一项不紧急不重要的小事情，确认收到并明确时间节点就足够了。但是，如果你正在处理的工作耗费时间很长，项目涉及多个利益相关者，他们可能希望并需要更多地了解你的工作进展。

可以定期组织召开小组会议来汇报最新进展情况。如果你不想这样做，或者如果所有的关键人物都时间参加会议，那么你可能需要其他形式向他们更新项目进度情况。

以适合自己的形式和时间发送项目进度汇报邮件可以节省时间和压力，这样你不会让自己处于被迫状态。

如果你定期汇报更新，如每周或每两周更新一次，那么这会大大减少重复沟通和无效沟通，避免浪费时间做重复工作。这样，每个相关人员都知道何时会收到你的消息，也就不太可能会再单独向你询问了。

另一个替代方法是更新跟踪文档或项目管理系统，及时记录项目进度。这样，在任何时间点，参与项目的其他人都可以进入系统查看进展情况。这对他们来说意味着更高的信息透明度，对你来说则意味着更少的沟通。

4. 发送你的每周或每日计划

一般来说，就重大项目的最新进展进行持续沟通就足以避免过多重复性沟通。但有些时候，通常是上司和直接下属在优先事项上意见不一致时，发送每周或每日计划也有助于缓解紧张关系。

其中效果很好的做法是在周五或周一发送计划。在邮件中，他们会列出下一周计划关注的重点，并简要介绍上一周完成的工作。

这样，老板就能够随时随地查看项目情况，及时给出调整意见。这也有助于老板看到他们正在完成的所有工作，从而减少对他们正在做什么或为什么不承担更多工作的质疑。

在一些情况下，有些人甚至将每日计划发送给他们的老板，以确保计划的一致性。如果你觉得这样做有帮助、有必要，那就去做吧。但在大多数情况下，每周通过会议、电子邮件或共享文档进行更新就足够了。

5. 主动提醒

最后一种避免收到大量邮件信息的方法是，在遇到问题时主动提醒相关人员。通常只需快速发送一条信息，让他们知道目前遇到了什么问题，以及你已经或将要采取什么措施来解决这种情况。

如果与你共事的人不相信你会随时汇报出现的问题，他们就会倾向于经常询问你，反复确认项目目前一切正常。

但是，如果他们知道你会立即处理问题并尽快告知他们，他们就会知道并相信没有收到你的消息就意味着一切正常。

虽然不能保证，按照这五个步骤去做，你就永远不会收到七七八八的邮件信息。但当你提前进行沟通时，你将会节省大量的时间和精力，并减少挫败感。这就是为什么过度沟通有时会更有成效。