知识管理提升企业竞争力，AI赋能打造智能知识系统
知识管理提升企业竞争力，AI赋能打造智能知识系统
知识管理已成为提升企业竞争力的关键！本文将带你了解知识管理的定义、知识管理步骤的应用与知识管理案例，并介绍如何通过知识管理系统，结合AI知识管理，为企业带来创新与效率提升。
知识管理是什么？5分钟带你认识KM知识管理！
在数字化转型风潮盛行的现在，“知识管理”是各大企业提升竞争力的重要策略与工具，它能系统化地收集、储存和应用企业内部的知识与资源，能大大提升企业的竞争力。
（一）何谓知识管理？知识管理定义报你知！
知识管理的英文为Knowledge Management，又能简称为KM。
指的是系统地收集、储存、传递和应用知识，以便于企业内部共享和利用知识。
无论是个人还是企业，都可以通过知识管理进行有逻辑的管理，帮助员工更快速地找到所需的资讯，提高整体工作效率。
（二）不可不知！知识的特性与4大知识分类！
要进行知识的管理，必须了解它的特性与分类。依照知识的特性可分为主观的隐性知识与客观的显性知识两大类。
隐性知识
隐性知识指的是无法轻易量化或结构化的知识，通常存在于个人经验、直觉或主观理解中。这类知识涵盖了员工个人的价值观、判断和对情境的深层理解，并且经常反映出企业文化或组织内的默契。由于这些知识难以清晰地转化为文字或数据，它们更依赖个人的专业经验与感知，因此难以直接传递给他人。
显性知识
与隐性知识相对的是显性知识，这类知识可以系统地记录、量化并储存于文件、报表和规章制度中。它们是可以被明确表达和共享的知识，适合储存于企业的数据库中，方便检索与应用，并且可供员工轻松学习和复制。
知识还可以进一步分为以下4个类型：
事实型
事实型知识是基于实际数据或历史事实的知识，例如统计数据、经验总结或已知的标准资料。这类知识解释了已经被理解或接受的“事物本身”，属于"Know what"的范畴，并且可以通过文件或数据库保存与传递。
原理型
原理型知识则涉及与逻辑、规律或科学推理相关的知识，解释了事物“为什么”运作的原因。这类知识往往基于理论框架和科学研究，属于"Know why"的范畴，用于解释事物的基本运作原理。
技术型
技术型知识专注于如何实际完成一项任务或操作某种技术，它通常是实务性的，难以通过标准化的数据进行完整的质化或量化。这种知识解释了事物“如何做”的方法，属于"Know how"的范畴，涵盖了实际操作的技巧、方法以及解决问题的专业能力。
社会型
最后，社会型知识与组织内部的社会结构、关系网络以及团队合作有关。它包含了组织中的分工协作、成员的专业能力和彼此之间的互动默契。这样的知识解释了事物该由“谁来做”，属于"Know who"的范畴。这类知识能帮助组织中的人员更有效地协同工作，并从团队合作中获得更好的成果。
（三）为什么要知识管理？知识管理的5大重要性！
知识管理能够从多方面促进企业的发，以下列举5大知识管理的优：
1. 激发创意：员工通过知识共享能产生更多创新点子
当企业内部的知识被有效管理和共享，员工之间的合作和知识交流就会变得更加顺畅。这种环境促使不同部门、专业背景的员工进行知识交流和碰撞，从而激发更多创新点子。知识管理能让创新不再局限于是个别部门，而是全公司员工都可以贡献创意！
2. 改善决策：拥有丰富的知识资源，有助于企业做出更准确的决策
企业每天都需要做出大量决策，无论是战略决策还是日常运营。拥有一一个完善的知识管理系统，能够让决策者在制定策略时有更多依据。丰富的系统化的知识资源让企业能基于过往的成功经验、失败教训以及最新的行业数据进行决策。
3. 提高应变能力：企业更能灵活应对市场变化
现代市场充满变数，企业需要具备快速应对变化的能力。通过知识管理，企业能够迅速调整策略和运营方式，以应对外部市场的动态变化。
例如，当新技术或新趋势出现时，知识管理能帮助企业快速掌握相关知识并加以应用，避免被市场变化所影响。
4. 提升跟客户应対的能力：更深入了解客户需求，提供精准服务
企业内部的知识资源不仅涉及产品、技术或流程，还包括对客户行为、需求和偏好的深入了解。当知识管理系统能有效整合这些信息时，企业能根据客户反馈迅速做出反应，提供更加个性化和精准的服务。
这不仅提升了客户的满意度，也增强了客户对品牌的忠诚度。企业可以通过知识管理系统建立起全面的客户数据库，让每一次客户互动都能基于过往的交流记录和数据，提供更贴合需求的解决方案。
5. 提高效率：利用现有知识资源，降低重复工作，提高生产力
知识管理的导入能够有效减少员工在日常工作中重复寻找信息的时间，让企业内部的知识更加透明、可见。当每位员工都能快速找到所需的资料或解决方案时，工作效率将大幅提升，并能将更多时间用于创新或核心业务上。
同时，知识管理还能避免因为员工离职、岗位变动等情况，而造成知识的流失与断层，确保知识得以保存和延续，进一步提高企业的生产力。
知识管理4步骤，教你做好知识管理！
看完了知识管理的优，现在想做知识管理却不知道如何下手吗？不管是个人还是企业知识管理，以下4步骤手把手教你如何做好知识管理！
1️⃣ 知识需求分析与盘点
首先，大家要先分析企业内部的知识需求，确定哪些是企业运营和发展的关键知识，并分辨现有知识资源和漏洞。通过这样的需求分析，企业可以确定必须优先管理或提升的知识领域。
接着，对企业现有的知识状况进行全面盘点。这一步骤涉及评估现有的知识资源、知识存储方法、知识共享文化，以及技术基础设施。这些信息有助于找出现有知识管理体系中的不足，例如：是否知识检索的效率低下等等，可以为后续的步骤奠定基础。
2️⃣ 制定知识管理策略
在完成需求分析后，下一步是制定详细的知识管理策略。这一步骤将帮助企业制定清晰的计划，内容包括如何有效收集、组织和储存知识，并且确保知识能够在企业内部高效共享和应用。具体计划可以包含：里程碑式的目标设定、知识管理SOP等等，帮助企业有序推进知识管理计划。
这些策略应结合企业的长期发展目标，将知识管理融入到公司的整体战略中。这不仅能让知识管理体系得到高层的重视和资源支持，还能在实施过程中推动企业的整体发展！
3️⃣ 营造知识分享文化
成功的知识管理不仅依赖于技术工具，还需要营造一个支持和鼓励知识共享的企业文化。企业应该持续强调知识分享对于个人和公司长期发展的重要性。高层管理人员应带头示范，并通过内部培训、表彰计划和激励措施来促进知识交流。
例如，企业可以通过举办知识竞赛或设立知识贡献奖来激发员工的积极性，或将员工的知识分享行为纳入绩效评估中，鼓励员工将自己的经验和专业知识系统化地传递给其他同事。
4️⃣ 导入知识管理系统
知识管理系统的导入，可以帮助企业对内部和外部知识进行系统化管理和盘点。这类系统不仅能构建一站式的知识平台，还能通过AI辅助检索，让员工能快速找到所需的知识和答案。
知识管理系统的应用范围非常广泛，包括建立知识地图、知识社群，并结合在职训练和问答平台，让员工可以不断学习并运用新知识。此外，这些系统还能帮助企业识别知识的空白区域，促进知识的创新和再利用。
知识管理系统是什么？知识管理系统定义与重要性分享
简单了解知识管理是什么之后，接下来带你认识知识管理系统吧！
📌 知识管理系统定义
知识管理系统，英文为Knowledge Management System，简称KMS，是企业实施知识管理的核心工具。
知识管理系统不仅能将分散在不同部门的知识集中管理，还能通过关键字搜索、AI自动生成功能等方式，帮助员工快速找到所需信息。
📌 知识管理系统的重要性
一个完善的KMS知识管理系统可以帮助企业：
- 降低成本、提升效率：员工不用再翻找大量的纸质资料或口头询问，只要输入关键字，系统便会罗列答案与资料，有效提升员工的工作效率。
- 经验传承不流失：即使负责的同事离开该部门或公司，资料也能完整保存于系统中，供其他员工查阅。
- 增加企业竞争力：知识管理系统能优化部门内部的协作方式，促进跨部门的知识共享。
想知道更详细的知识管理平台介绍？这篇文章带你深入了解企业知识库特性与推荐平台！
知识管理案例分享！来看2大企业怎么做！
认识了许多知识管理的概念后，让我们来看看其他企业是怎么做知识管理吧！以下将分享2个企业知识管理案例与知识管理应用。
（一）IBM知识管理
IBM已从硬件服务转型为专注软件服务与数据分析的公司。台湾IBM推出的IBM Connections系统强调知识协作，而非传统的知识管理，并重视员工自发分享知识。
这个平台通过群组书签、社群专家地图及知识社群，让员工在解决问题的同时积累并分享知识。当员工需要寻找解决方案时，首选内部知识库，而非外部的搜索引擎，从而节省时间并提高效率。
通过社群应用，员工在分享知识或帮助他人解决问题后能累积声望，成为特定领域的专家，并提升社会资本。这种以协作为核心的知识管理方式，促进了知识的有效共享与使用，成为企业决策的重要依据，并为IBM打造了凝聚力强、依赖性高的知识共享文化。
（二）中华汽车知识管理
中华汽车为了应对国际市场的挑战，自1999年开始推动知识管理专案，解决因员工流动导致的知识断层问题。该公司于2000年成立专案团队，通过建立分享文化、发展核心知识平台、建构社群网络等4大策略，强化知识共享与传承。
中华汽车推出SMART个人知识工作室，作为公司内部统一入口，整合多个系统，方便员工管理工作和分享知识。平台功能涵盖知识库、专家黄页、文件审批、会议行程等，有效提升了工作效率。
此专案不仅改善了内部沟通，还缩短了解决技术问题的时间，促进了技术知识的传承，助力中华汽车转型为知识型企业。
AI知识管理，导入AI后让你技术面+使用面大跃进！
生成式AI的蓬勃发展为知识管理带来了巨大的变革！不仅在技术上让知识管理更灵活，还能在使用层面帮助企业员工更快速、有效地获取和理解所需知识。
📌 技术面
生成式AI在技术层面上显著改进了知识检索的方式。传统的检索系统依赖关键字搜索和预设分类架构，这种方式存在2个主要问题：
- 关键字组合的复杂性：用户往往难以将自己的问题转换成正确的关键字组合，造成检索过程困难，使用门槛较高。
- 语义理解的局限性：关键字检索主要依赖词频或字面相似度，导致搜索结果与用户期望的信息不完全吻合，无法精准解答问题。
而生成式AI通过自然语言处理，解决了这些瓶颈。用户可以直接以自然语句向AI系统提出问题，AI系统再通过深度理解语义之后，提供精准的结果。
📌 使用面
在使用层面，生成式AI大幅提升了知识的吸收与应用效率。
- 传统的知识管理系统：多数停留在“档案层级”，用户必须自行搜索相关文件，并阅读大量内容，自己从中学找出解决方案。这不仅耗时，且知识的消化与应用效率低下。
- AI知识管理系统：系统不再只提供档案，而是直接提供针对问题的具体答案。AI系统能从数据库中提取相关内容段落，并以浅显的语言生成回答，帮助用户迅速解决问题，减少资料筛选与阅读时间。
AI支援的知识管理系统能帮助员工更快速地获取答案，缩短学习曲线，尤其对于新进员工来说，能迅速掌握所需的操作知识和技巧，大幅减少培训时间与成本！
📌 案例分享
Welly是台湾一家SEO专业公司，虽然拥有完善的SOP与庞大的资料文件，但新进人员的培训周期过长，耗费了许多人力与时间成本。
Solwen AI协助Welly导入AI知识管理系统后，有了以下3大成果：
1. 节省培训30%时间
导入知识管理系统后，新人都可以直接询问知识库机器人快速得到解答，也因此培训流程加速，新人与主管都能更快完成培训。
2. 快速且精准地获取所需信息
基于实际情境的问答回答优化，Solwen AI的系统不会时常产生幻觉，确保Welly员工使用时都能得到正确的信息。
3. 完善企业知识库
主管看到系统不能回答的问题并直接回复。这些信息会再加回系统的数据库中，后续再有类似问题时，系统即可直接回复，有效提升知识管理的品质。