出差报销新姿势：增值税电子专票全流程解析

出差报销新姿势：增值税电子专票全流程解析

引用

国家税务总局

等

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来源

1.

http://fujian.chinatax.gov.cn/npsswj/tzgg/202102/t20210207_398712.htm

2.

https://zhuanlan.zhihu.com/p/515607635

3.

https://blog.csdn.net/2401_82764615/article/details/141020599

4.

https://h.chanjet.com/ask/9795163b28cb42fbb5f.html

5.

https://cn.concur.com/media-resources/press-releases/06-04-21-2

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https://cfcs.pku.edu.cn/announcement/resources/finance/242254.htm

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https://www.chinaacc.com/wenda/detail/bd/100500018644

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http://szfb.sz.gov.cn/szsczjwzgkml/szsczjwzgkml/zcfgjzcjd/zcjd/content/post_8381188.html

9.

https://www.maycur.com/news/223

随着增值税电子专票试点工作的推进，越来越多的企业开始使用电子专票进行报销。本文将详细介绍从安装开票软件到完成增值税电子专票开具的每一步操作，帮助出差人员轻松掌握电子发票开具流程，实现高效报销。

增值税电子专用发票（以下简称“电子专票”）是与纸质发票具有同等法律效力的电子会计凭证。根据《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），来源合法、真实的电子专票与纸质会计凭证具有同等的法律效力。

获取电子专票

实行专票电子化的新办纳税人可向税务机关免费领取税务UKey，通过以下步骤获取电子专票：

1. 在电子税务局或办税服务厅申请电子专票票种核定
2. 登录国家税务总局增值税发票查验平台（https://inv-veri.chinatax.gov.cn）下载并安装增值税发票开票软件（税务UKey版）
3. 开票完成后，纳税人可以通过电子邮件、二维码等方式远程交付电子专票给受票方

验证电子专票真伪

受票方收到电子专票后，可以通过以下方式进行查验：

1. 全国增值税发票查验平台：录入发票代码、发票号码、开票日期、发票校验码等字段进行查验
2. 增值税电子发票版式文件阅读器：打开已下载的电子专票版式文件，验证电子签名和电子发票监制章的有效性

具体验证步骤如下：

• 验证电子签名：通过增值税电子发票版式文件阅读器打开电子专票，鼠标右键点击“销售方”信息处，选择“验证”按钮，显示“该签章有效！受该签章保护的文档内容未被修改。该签章之后的文档内容无变更”即为有效。
• 验证电子发票监制章：鼠标右键点击发票上方椭圆形的发票监制章，选择“验证”，显示验证结果。

要使用电子专票进行报销，需要满足以下条件：

1. 接收的电子会计凭证经查验合法、真实
2. 电子会计凭证的传输、存储安全、可靠
3. 使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据
4. 电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》要求

报销时需要注意以下几点：

• 如果会计核算系统支持电子专票，可以仅使用电子专票进行报销入账
• 如果不满足条件，需要将电子专票打印成纸质件，与电子版一并保存
• 不得仅使用电子专票的纸质打印件作为报销依据

电子专票的纸质打印件没有物理防伪功能，容易被重复报销。企业可以采取以下措施防范风险：

1. 建立内控机制：制定严格的报销审批流程，确保每张发票只报销一次
2. 使用电子发票查重工具：通过比对发票代码、发票号码等关键信息，自动检测重复发票
3. 建立发票数据库：对于已使用财务信息系统的单位，可以升级系统功能，利用数据库进行自动比对
4. 手工台账：对于纯手工记账的单位，可以建立电子表格形式的已入账发票台账

以米印盒子《电子发票台账》为例，介绍电子发票查重工具的使用方法：

1. 扫描二维码：在微信小程序中搜索“电子发票台账”，打开后扫描发票左上角二维码，系统会自动提示是否为重复发票
2. 邮箱导入：将电子发票发送到指定邮箱，系统自动解析发票信息并生成Excel表格
3. 多渠道导入：支持导入短信链接、卡包、PDF、OFD版式文件等多种格式
4. 扫码枪方案：使用扫码枪扫描发票二维码，实现快速查重

交通费报销

• 增值税抵扣：从2019年4月1日起，纳税人购进国内旅客运输服务的进项税额允许从销项税额中抵扣
• 发票要求：取得增值税电子普通发票的，为发票上注明的税额；取得注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单、铁路车票等，按相应公式计算进项税额

住宿费报销

• 发票要求：需要提供发票和酒店水单，水单最好有，实在没有，需在发票背面注明入住、离店时间
• 超标处理：如果因会议等原因需要在超标酒店住宿，需提供相关证明，可以实报实销
• 合住情况：与本校/本组同学合住时，可只开一张发票，发票背面注明合住人姓名

其他费用

• 市内交通费：只有出发、返回当天酒店-机场/火车站的打车票可以实报实销
• 差旅补助：差旅费津贴、误餐补助不属于工资、薪金性质，不征收个人所得税
• 报销标准：企业应参照各省市税务机关的政策规定，制定合理的差旅费管理办法

通过以上流程和注意事项，企业可以规范使用增值税电子专票，提高报销效率，降低税务风险。随着电子发票的普及，掌握这些知识将为企业和个人带来更多的便利。