下周二会议时间管理技巧大揭秘！
下周二会议时间管理技巧大揭秘！
下周二（2月18日）的会议如何才能更高效？掌握这些时间管理技巧，让你的会议不再拖沓。从明确目标、设计简明议程到灵活运用技术工具，每一步都至关重要。别再让冗长的讨论浪费你宝贵的时间，学会控制节奏，提高沟通效率。让我们一起打造一场高产高效的会议吧！
会议时间管理的核心技巧
- 用日历记录待办事项：不要把待办事项放进应用里面，可以试着将一些待办事项放入日历之中。真的，你不需要任何花哨的工具——只需将待办事项放入日历即可：
如果因为某些事情导致没法立即完成这项任务，可将事件移至新的时间段。为什么要这样做？因为日历基本上就是你的个人路线图。我们都知道当某件事不在你路线图上时会发生什么。
这个技巧出自Nir Eyal 的《不可打扰》（Indistractable）以及 Jake Knapp 与 John Zeratsky 的《创造时间》（Make Time）。这是大家最喜欢的生产力技巧之一。进阶技巧：周日晚上，将最重要的待办事项放进日历，制定未来一周的计划。
如果需要的时间不到两分钟，干就是了：先别着急将任务添加到待办事项列表，如果你觉得这件事情花费不到两分钟，那就马上干。这个技巧出自 David Allen 的《尽管去做》（Getting Things Done），我 15 年前就读过这本书。这个技巧非常好，好到我一直都没忘。两分钟规则的基本原理是，存储和跟踪一样东西需要花费的时间比拿到马上就处理花费的时间要长，换句话说，这是效率的临界点。
列出“等待”清单：想要某人为你做某事时，请将他们添加到你的“等待”清单之中。我会把这个跟待办事项清单放在一起：
这一条也出自《尽管去做》，它改变了我的生活。高效项目经理最重要的习惯之一是营造一种“我能搞定”的氛围，而营造这种氛围的最佳方式就是永不失误。这种策略可以让你跟踪每一条开放的线索，而不是依赖你的记忆，在别人容易疏忽的时候你却能时刻记得。一旦大脑知道信息已被记录在某个地方之后，就可以放松下来，为更有价值的思考腾出空间。
- 每天早上，写下你当天要完成的 1-3 件事：在你打开待办事项清单之前——当然，也是在你开始工作之前——选择一到三件如果今天完成了（而且如果你别的事情都没干）这一天就会很美好的事情。把这些事项写下来。不要超过三项。如果在日历的早上能腾出时间去处理这些事项就更好了。一日之计在于晨，因为此时你的大脑处在最活跃的状态，而且在你把最重要的事情干完之后，这一天剩余时间就会变得轻松愉快。把这份清单写得简短些，你完成其中任何一件事的可能性就会大大增加。当然，理想情况下，你一天可以完成三件以上的事情，但我们往往最终干完的是很多简单的事情，而不是真正该做的那一到三件事情。这个想法受到了 Matt Mochary 的首要目标（Top Goal）法的启发，你可以按照《创造时间》的方法选出一天的“亮点”。如果还想更进一步，那就先做清单上最难的那件事，也就是“吃青蛙”，互联网告诉我这个想法是马克·吐温提出来的：
如果你的工作是吃掉一只青蛙，那最好早上吃。如果你的工作是吃掉两只青蛙，那最好先吃掉最大的那只。
- 设置定期的深度工作时间并严加保护：Cal Newport 的《深度工作》是我读过的最重要的职业发展书籍之一。其核心思想是，任何真正有价值的工作都来自人们的“深度工作”——专注、不受干扰、需要认知、能锻炼大脑的工作。不幸的是，我们大部分时间都花在了“浮浅工作”上——不需要认知、后勤式，通常分心的情况下也能完成的任务。这完全没问题，只要你有足够的深度工作时间。进入深度工作状态需要时间（30 到 60 分钟），更重要的是，你需要避免分心才能保持这种状态。我在全职工作时，对我来说真正有效的方法是每周开辟两到三个重复的时间段专门用于深度工作。这基本上是我做“真正”工作的唯一时间，我非常珍惜这些时间。关键是保证任何安排都不能挤占这些时间。这是我的做法（效果非常好，仅供参考）：
更进一步：
这段时间要将经常会分散你注意力的app全部关掉。
在深度工作时可以发掘一下双耳节拍（binaural beats）的力量。我写作时会虔诚地使用 Brain.fm。
鼓励公司每周腾出一天时间禁止开会。这会改变你的生活。
定条规矩：会要尽量晚开：虽然对大多数人来说听起来很荒谬，但我目前有一条规则是下午 3 点之前不开会。以前是下午 2 点，但我把它改得更晚了。然后我的生活好过多了。我这样做是因为我宁愿尽可能多地利用那段时间（当我的大脑最清醒的时候）从事创造性的深度工作。我知道，大多数人都做不到这一点。但是，我敢打赌，你可以（至少一周的某些日子）制定一条规则，也就是在上午 10 点甚至 11 点之前不开会？我敢打赌团队会喜欢的。杰夫·贝佐斯每天早上都会抽出时间做点轻松的事情。很多人都提到这个效率技巧。
保持“请勿打扰”模式：想象一下，如果有这样一款产品，只需点击几下鼠标，即可关闭所有设备上的所有通知、电话、短信、推送、蜂鸣等会怎样。这款产品确实存在，而且是免费的，内置在操作系统之中。我认识的最聪明的人会让它一直开着。以下是如何在 Mac 和 PC 上开启它的方法。更进一步：当我真的需要深入思考时，我会将一切干扰都排除掉。我会把手机放到另一个房间，并关闭所有即使没有收到通知也想查看的app（如 Slack、Messages、X）。
让工作异步化：提高工作效率的最大秘诀之一就是学会如何将开会请求变成电子邮件对话。大多数情况下，这会变成一项 5 分钟的任务，而不是 30 到 60 分钟的会议。有人向你发送会议邀请时，你可以窃取/调整以下的回复模板：很高兴能帮到你！我们可以用电子邮件异步沟通吗？你最想从我这里得到什么意见？
安排个会议太简单了。发个邀请易如反掌。暂时逃避一下工作也是一种乐趣，去开会感觉就像在工作一样。最糟糕的是，你浪费的不仅仅是会议时间本身。你还浪费了会议前的时间，那时候你已经没法深度从事任何事情了（会议时间快到了！），还有会议后的时间，那时候你必须把要做的事情重新捡起来。
高效会议的组织方法
开场欢迎：正式开始会议，并感谢每位参与者的到来。
目标和目的：清楚地说明会议的目的和目标。这一步经常被忽略，导致参与者不清楚会议的真正目的或者带着自己的议程来参会。每个人都应该非常清楚会议的目的和目标。
激励和鼓舞：在阐述了会议目标之后，花一点时间激励参会者参与。告诉他们，他们之所以被选中参会是有原因的。让他们知道，为了实现会议目标，需要他们的专业知识、意见和智慧。从一开始就让他们知道，他们是实现这些目标所必需的正确人选，并激发他们的参与热情。
介绍：确保每个人都知道会议中有哪些人。除非是常规的团队会议，否则应该让参与者自我介绍。这不仅有助于建立信任和关系，还能让参与者了解到会场中的专业知识。
介绍基本规则：如果你没有使用会议的基本规则，那就是你的疏忽。（详情见下文第5点！）基本规则（或会议准则、参与协议等）是有效会议的关键组成部分。确保每个人都清楚会议的基本规则。
审查议程：花点时间回顾会议议程，并向参与者展示会议的流程。这有助于让参与者保持专注并紧扣议题。
破冰活动：如果领导者需要激发和预热参与者，可以使用破冰活动。就像议程中的每一次对话一样，破冰活动也需要有明确的目的。破冰活动应该有助于实现会议的目标。比如，如果需要在小组成员之间建立关系和信任，就选择一个专注于此的破冰活动。如果会议是关于解决问题或头脑风暴，那么选择一个能激发创意的破冰活动。最重要的是，没有具体目的的破冰活动可能会失败，并可能一开始就让参与者感到疏远。
会议议程设计要点
明确会议目的和议题：在开始撰写会议发言要点之前，首先要明确会议的目的和议题。这将有助于确定会议的重点和方向，确保与会者能够围绕主题展开讨论。同时，会议目的和议题的明确也有助于确定发言要点的内容和结构。
确定发言人和时间安排：在列举会议发言要点时，需要确定发言人及其发言顺序。根据会议议程和目的，合理安排发言人的时间和发言内容，确保每个发言人都有充足的时间表达观点和建议。同时，要注意控制发言时间，避免过长或过短的发言，以确保会议的顺利进行。
列出会议议程和要点：根据会议目的和议题，列出详细的会议议程和要点。每个要点应简洁明了，并围绕会议议题展开。在列出会议议程和要点时，可以按照重要性或相关性进行排序，以帮助与会者更好地理解和关注会议内容。
设计开场白和结束语：一份优秀的会议发言要点需要有一个引人入胜的开场白和一个令人印象深刻的结束语。开场白可以简要介绍会议的目的、议题和预期成果，激发与会者的兴趣和关注。结束语可以总结会议内容、强调重点、提出行动计划或下一步计划，以确保会议成果得到有效落实。
检查和完善：在完成会议发言要点的初稿后，需要仔细检查和完善。确保要点内容完整、准确、清晰，没有遗漏或冗余。同时，要关注语言表述的准确性和流畅性，避免语法错误或表达不清的情况发生。如有必要，可以对要点进行微调和优化，以使它们更加符合会议的实际需求和期望成果。
与相关人员沟通和确认：在完成会议发言要点的撰写后，需要与相关人员沟通和确认。这包括与会议组织者、发言人和其他与会者进行交流，以确保他们了解并同意会议发言要点的安排和内容。通过有效的沟通，可以避免误解或不必要的冲突，确保会议的顺利进行。
准备备用方案和应对措施：最后，为了应对可能出现的问题或意外情况，建议准备备用方案和应对措施。这包括对可能的延误、中断或特殊情况进行预测和准备，以确保在意外情况下能够迅速调整会议计划，确保会议的顺利进行。
提升会议效率的技术工具
Confluence：最佳协同编辑和知识共享
使用 Confluence，多人可以同时编辑同一个页面。光标标签和文档头像可以让用户看到谁在文档中，谁在写什么。评论和 @ 提及可以在发布或编辑模式下出现，方便讨论和反馈。
Confluence 将生成式 AI 整合到其编辑器中，因此用户可以总结会议记录、定义行动项目以及集思广益会议议程。这种由 AI 支持的协作编辑体验使 Confluence 成为跨职能团队生成高质量会议记录的最佳 AI 会议助手。Confluence 白板：最佳头脑风暴
Confluence 白板是一个数字画布，将传统白板的灵活性和创造力带入数字领域。它还融入了头脑风暴的最佳实践。便利贴可以让您轻松地动态记录和组织想法，计时器则有助于保持头脑风暴会议的进度。印章和贴纸提供了一种有趣且富有表现力的方式来提供反馈、对想法进行投票或添加个人风格。
Confluence 的AI增强型编辑器以及将便利贴转换为可操作的 Jira 问题或详细的 Confluence 页面功能，使 Confluence 白板成为将自由形式的头脑风暴转变为结构化、可操作任务的无与伦比的工具。Otter.ai：最佳实时转录
Otter.ai 可以令人印象深刻地捕捉实时对话，无论是在当面还是虚拟会议中。它可以在 Zoom、谷歌 Meet 和 Microsoft Teams 等平台上工作。其突出功能包括 OtterPilot，它可以生成实时摘要。它还可以突出要点并标记队友以分配行动项目。Evernote：最佳会议笔记整理
Evernote 可以管理会议笔记，提供实时编辑功能，并整合任务列表，帮助概述下一步的计划和分配任务。Evernote 的 AI 搜索功能可以让用户跨越笔记、PDF 文档、文档和图片，快速找到他们需要的内容。Tactiq：最佳详细会议分析
Tactiq 利用 AI 技术来提高会议效率并提取见解。它可以为 Google Meet、Zoom 和 Microsoft Teams 提供实时、区分发言人的转录，从而准确捕捉和标注每位参与者的发言内容。
AI 会议操作功能可以通过一键生成总结、创建包含行动项目的后续电子邮件以及格式化项目更新，从而简化会后工作流程。Tactiq 的 OpenAI 集成允许用户直接从会议记录中进行自定义查询。这可以提供定制的结果并增强该工具的分析能力。Fireflies.ai：最佳高级笔记记录
Fireflies.ai 可以自动录制和转录来自各种视频会议应用（例如 Google Meet、Zoom 和 Teams）的会议。其 AI 搜索功能可以帮助用户快速找到和查看会议的特定部分。它还可以生成多种语言的会议记录。
该平台支持协作功能，允许用户对对话的特定部分添加评论、标记和表情符号。您还可以将会议笔记与 Slack 等协作应用共享。Krisp：最佳降噪
Krisp 利用 AI 技术提供清晰无干扰的通话。它可以有效消除背景噪音、麦克风和扬声器噪音以及可能干扰交流的回声。Krisp 的实时语调变化功能还可以通过动态调整口音来促进理解。这使参与者更容易地跟踪对话内容。Sembly：最佳高级洞察
Sembly 擅长将会议转换为可搜索的记录，使用户能够按关键字、关键项目或与会者进行搜索，从而消除重新聆听整个会议的需要。其高准确度的转录、发言人识别以及清除冗词的功能可确保捕获并轻松访问所有重要决定、问题、风险、事件和需求。Sembly 还生成包含总结、讨论主题及其详细信息的智能会议笔记，从而简化会后审查流程。
通过以上七个步骤，您可以成功地列举一份有效的会议发言要点。这将有助于提高会议的效率和质量，增强与会者的参与度和满意度。在实际操作中，需要根据具体情况灵活应对，以使会议取得最佳效果。
结语
会议效率的提升不仅关乎时间管理，更关乎团队协作和沟通方式的优化。通过运用上述技巧和工具，我们可以让会议变得更加高效、有序。记住，改变需要时间，不要期望一蹴而就。从一个小技巧开始，逐步优化你的会议流程，相信你会看到显著的改善。