高效打印技巧助你成办公室打印达人

高效打印技巧助你成办公室打印达人

引用

CSDN

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来源

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https://blog.csdn.net/weixin_43152686/article/details/107429213

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http://printer.52dian.com/article/628.html

在现代办公环境中，打印机是不可或缺的工具。掌握高效的打印技巧不仅能提高工作效率，还能减少资源浪费。从了解你的打印机开始，到预览文件、使用合适的纸张和设置，再到处理常见的打印问题，这些技巧都能让你在办公室中游刃有余。此外，学习一些快捷操作和创新应用，如批量打印和模板设置，将使你在同事中脱颖而出，成为真正的打印高手。未来，随着技术的发展，智能打印机也将进一步提升你的办公体验。

在开始使用打印机之前，首先要了解市场上常见的打印机类型。不同类型的打印机适用于不同的需求。

1. 喷墨打印机：通过将墨水喷射到纸张上来生成图像。这种打印机通常价格较低，适合家庭用户和小型办公室，特别是在需要打印高质量照片时。

2. 激光打印机：使用激光束将图像转移到纸张上，适合大量文档打印。它们的打印速度快，打印质量高，尤其是在文本打印方面表现出色。

3. 热敏打印机：通过加热特殊的热敏纸来生成图像，常用于标签打印和收据打印。这种打印机通常较小，适合零售和物流行业。

4. 多功能一体机：结合了打印、扫描、复印和传真等功能，适合需要多种功能的用户。这种设备通常占用空间较小，非常适合家庭和小型办公室使用。

文件打印前的准备工作

在打印前，确保你已经准备好了要打印的文档。如果文档是在电脑上，可以直接用相应的软件打开。比如，Word文档就用Microsoft Word，PDF文件就用Adobe Acrobat Reader或者浏览器打开。只要文档已经在屏幕上显示出来，下一步就可以进行打印。

选择合适的纸张

根据打印需求选择合适的纸张类型。例如，打印照片时应选择光面纸，而打印文本时可以使用普通打印纸。

调整打印设置

在打印前，检查打印设置，确保选择正确的纸张大小、打印质量和颜色模式。可以根据需要选择单面打印或双面打印。

使用预览功能避免浪费

在正式点击打印之前，先查看打印预览，可以有效避免一些格式错误或排版问题。很多软件都提供打印预览功能，这样你就能清楚地知道最终的打印效果是怎样的。

双面打印和节省墨水的技巧

如果只是需要草稿或者不太重要的文档，可以选择低质量模式，这样不仅打印速度更快，还能节省墨水或碳粉。

Excel表格打印技巧

1. 居中打印：Excel默认打印靠纸的左边打印，如果我们制作表格比较窄，打印出来在纸的左边就显得不是很好看，下面是如何调整居中打印的方法。方法：选择【页面布局】选项卡，点击【页面设置】功能组右下角按钮；在弹出的页面设置对话框中选择【页边距】页面，在居中方式处勾选【水平】，最后确定即可。

2. 设置打印部分区域：我们在做表格时，涉及的内容很多，而这些内容在打印时又不希望全部打印出来，只希望打印部分区域，该如何操作呢？方法：选择需要打印的区域，然后点击【页面布局】选项卡，点击【打印区域】下三角按钮，选择【设置打印区域】；最后确定即可。

3. 一页纸打印：表格打印在第二页上的数据不多时，可以全部打印在一张纸上，利用节约纸张，如何操作？1、点击【文件】菜单，选择【打印】，或者直接点击快捷工具栏中的【打印预览】按钮；2、点击【无缩放】，在列表框中选择【将工作表调整为一页】，这样表格就打印在一张纸上了。

4. 去掉填充颜色打印：我们在制作表格时为了美观和缓解眼睛疲劳，设置了多种颜色，而在打印时又不希望打印出颜色来。方法：选择【页面布局】选项卡，点击【页面设置】功能组右下角按钮；在弹出的页面设置对话框中选择【工作表】页面，勾选【单色打印】，最后【确定】即可。

5. 不打印文件中的图片：我们在制作表格时为了美观和缓解眼睛疲劳，会添加一些图片，而在打印时又不希望打印出颜色来。方法：选择【页面布局】选项卡，点击【页面设置】功能组右下角按钮；在弹出的页面设置对话框中选择【工作表】页面，勾选【草稿质量】，最后【确定】即可。

6. 不打印错误值的单元格：我们在制作表格时经常会遇到错误格式的数据，在打印的时候我们不希望打印这些错误值，应该如何操作？方法：选择【页面布局】选项卡，点击【页面设置】功能组右下角按钮；在弹出的页面设置对话框中选择【工作表】页面，在【错误单元格打印为】选项中选择空白，最后【确定】即可。

7. 每一页都打印表头：每一页都打印表头方便阅读者看清数据，不必再与第一页的表头去对齐是哪列数据。方法：选择【页面布局】选项卡，点击【打印标题】按钮，在【顶端标题行】文本框中输入表头单元格区域，或者鼠标选择表头行，【确定】完成。

8. 打印添加页脚和页码：打印页数较多时，希望在每一页上标注页码和总页数，该如何操作？方法：选择【页面布局】选项卡，点击【页眉/页脚】按钮，点击【自定义页脚】，在左部和右部中分别选择页码和总页数，【确定】完成。

9. 单独列的数据打印到一张纸上：表格打印在第二页上的数据只有一列，希望全部打印在一张纸上，利用节约纸张。方法：1、点击【文件】菜单，选择【打印】，或者直接点击快捷工具栏中的【打印预览】按钮；2、点击【无缩放】，在列表框中选择【将所有列调整为一页】，这样表格就打印在一张纸上了。

10. 打印网格线和行标列标：在打印表格数据时，希望把行标、列标和网格线打印出来，如何操作？方法：1、点击【文件】菜单，选择【打印】，或者直接点击快捷工具栏中的【打印预览】按钮；2、点击【页面设置】；在弹出的页面设置对话框中选择【工作表】页面，勾选【网格线】和【行和列标题】，最后单击【确定】即可。

照片打印注意事项

在打印照片时，确保选择高质量的相纸，并在打印设置中选择照片打印模式。调整好色彩平衡和分辨率，以获得最佳打印效果。

大批量文档打印策略

1. 组织文档：将所有需要打印的文档整理到一个文件夹中，这样可以方便地进行选择和管理。

2. 打开文档：打开第一个文档，确保文档内容和格式正确无误。

3. 选择打印选项：在文档的“文件”菜单中选择“打印”选项。在弹出的打印对话框中，您可以设置打印的页面范围、份数、颜色/黑白选项、纸张大小等。

4. 添加其他文档到打印队列：

• 手动添加：打开第二个文档，重复上述打印设置步骤。在打印对话框中，您可以选择“添加到打印队列”而不是立即打印。重复此步骤直到所有文档都被添加到打印队列中。
• 批量打印软件：如果您经常需要批量打印文档，可以考虑使用支持批量打印的软件。这些软件允许您一次性选择多个文档，并设置打印参数后一次性发送到打印机。

5. 确认打印队列：在您的操作系统中，通常可以查看打印队列的状态。确保所有文档都已正确添加，并且没有错误。

6. 开始打印：确认所有设置无误后，点击“打印”按钮开始打印过程。如果您的打印机支持，您也可以选择“打印预览”来检查最终打印效果。

7. 监控打印过程：在打印过程中，监控打印队列，确保文档按顺序打印，没有出现任何错误或卡纸。

8. 整理和归档：打印完成后，整理打印出的文档，并将电子版文档进行归档，以便将来查阅。

日常维护要点

1. 定期更换墨盒：根据打印机的使用频率，定期检查和更换墨盒。使用原装墨盒可以确保打印质量和设备的正常运行。

2. 清洁打印头：如果打印出现条纹或颜色不均匀，可能是打印头堵塞。可以通过打印机的维护工具进行清洁，或手动清洁打印头。

3. 更新驱动程序：定期检查并更新打印机驱动程序，以确保打印机能够与计算机系统兼容，获得最佳性能。

4. 存放环境：保持打印机在干燥、通风良好的环境中，避免阳光直射和高温，以防止设备损坏。

5. 定期检查：定期检查打印机的各个部件，包括进纸器、出纸口和连接线，确保没有损坏或松落的情况。

常见问题快速解决方法

1. 打印机卡纸：若打印机放置不平衡，打印纸放置不正常，或打印纸存在折痕、卷曲、锯齿等问题，在打印机打印过程中出现卡纸现象。解决方法：若进纸区域能看到纸张，慢慢地将纸张向下拉出打印机即可；如果进纸区域看不到纸张，首先打开顶盖区域，找到被卡住的纸张后如果不能轻松移动纸张，将其慢慢移出滚轴即可。

2. 打印机脱机：点击打印文件，打印机却没有动静，有可能是打印机脱机无响应。解决方法：访问【控制面板】-【设备和管理器】，选中无响应的打印机，点击【查看现在正在打印什么】，取消脱机使用打印机。

3. 打印机进纸异常：打印目标文件无空白页，打印出来的文件却有空白页。解决方法：将黏在一起的打印纸分开并正确放置在进纸区域。

4. 打印纸张变黑：若打印出来的文件变黑，跟预览效果不一致。解决方法：检查打印机喷嘴是不是受损，墨管是不是断裂及其打印墨水型号规格是不是一切正常。

5. 更换墨盒后无法打印：如果更换墨盒后导致打印机无法打印，应检查是否使用了假墨盒或者是不兼容的墨盒，两者都会让打印机无法识别，不能打印。解决方法：更换原装正品墨盒。

6. 打印墨迹稀少，字迹无法辨认：如果打印出来的文件持续出现墨迹稀少，字迹无法辨认的情况，应该是打印机喷头被堵塞了。解决方法：①访问与打印机连接的电脑上的【开始】-【设置】-【打印机和传真】，右键点开需要清洗喷头的打印机，选择【打印首选项】-【维护】，进入打印机维护界面。接着，点击打印机清洗按钮，选择【清洗】-【开始】，此时打印机便开始清洗喷头了。②也可以选择更换一个新的喷头。

7. 提示文档被挂起：如果打印文件时提示文档被挂起，可重启打印机后再次打印，如果不行的话就需要重新检查打印机和电脑连接。解决方法：在Win10系统下访问【开始】-【设置】-【设备】-【打印机和扫描仪】，查看打印机和电脑的连接状态，如果连接状态异常，点击【删除设备】后从【添加打印机和扫描仪】处再次添加即可，如果是打印机是USB连接方式，重新将USB插入电脑即可。

8. 打印机显示黄色叹号：如果打印机呈现黄色感叹号，那大概率是驱动程序异常。解决方法：使用驱动人生（160.com）下载相应的驱动软件，下载驱动人生软件，点击【驱动管理】——【立即扫描】；扫描结束后，选择推荐更新的打印机驱动程序；下载安装重启后，将已更新驱动的打印机设置为默认打印机即可正常使用了。

9. 打印时字迹一边清晰而另一边不清晰：打印时出现字迹一边清晰而另一边不清晰现象。解决方法：可以通过调节打印头导轨与打印辊的间距，使其平行，从而解决问题。

随着技术的发展，智能打印机正逐渐改变我们的办公方式。它们不仅具备传统打印机的功能，还集成了更多智能化特性，如无线连接、远程打印、自动双面打印等。智能打印机通常配备触摸屏界面，支持移动设备直接打印，甚至可以通过云服务实现跨设备打印。这些特性使得打印过程更加便捷高效，同时也降低了维护成本。未来，随着人工智能和物联网技术的进一步发展，智能打印机将带来更多创新应用，为办公效率提升注入新的动力。

通过逐步排查墨水、喷头、校准和设置问题，通常可有效改善打印质量。如仍无法解决，建议优先恢复原装墨盒测试是否为兼容性问题。