Excel打印区域设置，高效办公新姿势！

Excel打印区域设置，高效办公新姿势！

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来源

1.

https://zhuanlan.zhihu.com/p/544624829

2.

https://jingyan.baidu.com/article/8cdccae98ee277315413cd1a.html

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https://blog.csdn.net/u011250186/article/details/135366299

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https://www.kdocs.cn/article/822C8FF4B7.html

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https://bbs.wps.cn/cms/Z1Nap6OX.html

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在现代办公环境中，掌握如何有效设置Excel的打印区域是每个用户必备的技能。通过合理设置打印区域，不仅可以提升打印效率，还能节约纸张和墨水。本文将深入探讨如何在Excel中设置打印区域，以及相关技巧与常见问题的解决方案，帮助你更高效地管理文档输出。无论是打印报告、财务数据还是其他文档，这些技巧都能让你的工作更加得心应手。

手动设置打印区域

这是最常用的设置方法，适合快速定义单个打印区域。

1. 打开Excel工作表
2. 用鼠标拖动选中需要打印的单元格范围
3. 点击“页面布局”选项卡
4. 在“页面设置”组中，点击“打印区域”按钮
5. 选择“设置打印区域”选项

使用名称管理器批量设置打印区域

如果你需要对多个区域进行打印设置，可以使用名称管理器来批量操作。

1. 在Excel中，点击“公式”选项卡
2. 在“定义的名称”组中，点击“名称管理器”
3. 在名称管理器对话框中，点击“新建”
4. 输入名称（例如：PrintArea1）
5. 在引用至框中，输入你希望打印的区域地址（例如：A1:D10）
6. 点击确定保存设置
7. 重复以上步骤，为其他需要打印的区域创建名称
8. 设置完所有需要打印的区域后，点击“页面布局”选项卡
9. 点击“打印区域”，选择“设置打印区域”
10. 在弹出的对话框中，输入之前创建的名称，名称之间用逗号分隔（例如：PrintArea1,PrintArea2）
11. 点击确定，完成批量设置

使用VBA宏自动设置打印区域

对于高级用户，可以使用VBA宏来自动化设置打印区域的过程。

1. 按下Alt + F11打开VBA编辑器
2. 在“项目-工程(VBAProject)”窗口中，右键点击工作簿名称，选择“插入” -> “模块”
3. 在新模块窗口中，复制并粘贴以下代码：

Sub SetPrintArea()
    Dim ws As Worksheet
    Dim printAreas As Variant
    Dim i As Integer
    
    ' 设置工作表和打印区域数组
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") ' 修改为你的工作表名称
    printAreas = Array("A1:D10", "F1:G15") ' 修改为你需要打印的区域地址
    
    ' 清除旧的打印区域设置
    ws.PageSetup.PrintArea = ""
    
    ' 设置新的打印区域
    For i = LBound(printAreas) To UBound(printAreas)
        ws.PageSetup.PrintArea = ws.PageSetup.PrintArea & "," & printAreas(i)
    Next i
    
    ' 如果只有一个区域，移除前面的逗号
    If Len(ws.PageSetup.PrintArea) > 1 Then
        ws.PageSetup.PrintArea = Mid(ws.PageSetup.PrintArea, 2)
    End If
End Sub

4. 修改代码中的工作表名称和打印区域地址以匹配你的需求
5. 运行宏（按F5或点击运行按钮）

文字显示不全

• 解决方法1：选择所有单元格，开始选项卡下，找到对齐方式里的【自动换行】，再双击行与行的交汇处，就能自动调整行高。
• 解决方法2：对于无自动换行符的Excel表，可取消【自动换行】，调整到合适列宽，再打印就能显示完整了。

竖列内容太多，不能填满打印纸

建议先把一列内容分成多列，对表格内容重新排版布局，然后再打印。可先修改打印设置：

• 打印所选区域
• 将所有列/工作表调整为一页
• 方向由纵向改为横向

如若不行，只能重新排版表格内容，适当增加行高，放大字号，列直接修改得紧凑些。

空白页过多

• 解决方法1：选中数据的最后一行/列，按下【Ctrl+shift+↓】，全选下面所有的空白行；点击右键删除，然后再尝试打印。
• 解决方法2：将【打印】设置为「打印选定区域」，将所有列调整为一页。

边框显示不全

可以把打印区域设置大一点，把上下的空行也添加进来。

打印出来的字太小

将你的打印区域，设置宽度为 1 页，可以解决这个问题。

表格出现虚线

如果不打印的话，对表格没有影响。要是想取消显示这个分页线，在 Excel【选项】中，取消勾选【显示分页符】就可以了。

打印有合并单元格的表格

在【页面布局】中，点击下图红色框框内的小箭头，打开【页面设置】：

依次点击【工作表】——勾选网格线——【确定】，即可显示最后一行的边框。

Excel 2021版本带来了一些新的打印功能，让打印设置更加灵活便捷。

打印到文件

你可以将工作簿打印到文件而不是打印机。当您需要在与最初用于打印工作簿的打印机不同的打印机上打印工作簿时，此功能非常有用。

1. 选择“文件”，然后选择“打印”，或按 Ctrl+P。
2. 在“打印”下，选择“打印到文件”。
3. 选择“打印”。
4. 在“将打印输出另存为”对话框中，输入文件名，然后选择“确定”。该文件将保存在“文档”文件夹中

打印活动工作表或所选表格

1. 单击该工作表，然后选择要打印的数据区域。
2. 选择“文件”，然后单击“打印”。
3. 在“设置”下，选择“打印活动工作表”旁边的箭头，然后选择相应的选项。
4. 选择“打印”。

打印标题

在“页面布局”选项卡中，点击“打印标题”。在弹出的对话框中，设置“顶端标题行”或“左端标题列”，确保打印时标题行或列始终显示。

打印页码

虽然在Excel网页版中不能直接插入页码，但你可以通过打开桌面应用程序来添加页码：

1. 点击“在Excel中打开”按钮
2. 切换到“页面布局”视图
3. 在“页眉/页脚”中选择“自定义页眉”或“自定义页脚”
4. 在弹出的对话框中，选择“页码”按钮，选择合适的页码格式
5. 点击“确定”保存设置

通过以上方法，你可以灵活地设置Excel中的打印区域，无论是单个区域还是多个区域，都可以轻松完成。手动设置适合快速操作，而名称管理器和VBA宏则适用于更复杂或重复性的任务。选择合适的方法，可以大大提高工作效率并确保打印输出的精确性。

掌握这些技巧后，你将能够更高效地处理日常办公中的打印任务，避免不必要的资源浪费，同时确保输出内容精准符合需求。