合同管理：企业避坑指南

合同管理：企业避坑指南

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https://zhuanlan.zhihu.com/p/666437389

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某科技公司与一家供应商签订了软件开发合同，但由于合同中对交付标准约定不明确，导致双方在验收时产生争议。供应商认为已经完成合同要求，而科技公司则认为软件功能不完善，拒绝支付尾款。最终，双方对簿公堂，科技公司因无法提供充分证据证明软件不符合要求，被判支付尾款及违约金，损失惨重。

这个案例揭示了合同管理中常见的风险点，也凸显了合同管理对企业的重要性。合同是企业经营活动中最基础的法律文件，有效的合同管理不仅能保障企业的合法权益，还能帮助企业规避潜在的法律风险。本文将从合同签订和履行两个维度，为企业提供合同管理的实用指南。

主体资格审查

在签订合同前，必须对合同相对方的主体资格进行严格审查。这包括确认对方是否真实存在、是否合法，以及是否具备相应的资质要求。如果合同主体不存在或资质已过期，都可能导致合同无效。

防控措施：应向有关行政管理部门核实并登录相关部门的官方网站进行查询，保留查询结果并归档。例如，可以通过国家企业信用信息公示系统查询企业的注册信息和信用状况。

履约能力调查

仅仅审查合同相对方的存续情况是不够的，还需要全面评估其履约能力。这包括公司的出资情况、涉诉案件、财务状况、行业声誉、过往业绩等。这些因素都会影响合同的实际履行效果。

防控措施：应要求对方提供详细的财务报表、银行流水、过往业绩证明等资料，并对其真实性和完整性进行审核。

授权委托书的必要性

在合同谈判和签署过程中，对方的代表人通常不是法定代表人。此时，必须要求对方提供有效的授权委托书，明确其代表权限。否则，一旦发生争议，对方可能否认该代表人的行为，导致企业遭受损失。

防控措施：授权委托书应有合同相对方法定代表人或负责人的签名，并加盖印章。同时，要对授权委托书进行严格审核和归档管理。

避免使用对方的格式合同

格式合同往往偏向于提供方的利益，可能包含一些不公平的条款。如果必须使用对方的格式合同，一定要仔细审查其中的每一项条款，特别是那些可能限制自身权利或加重自身义务的条款。

防控措施：对于关键条款，如质量标准、价格、违约责任等，应尽量争取修改为公平合理的表述。

明确约定关键条款

合同的内容必须清晰、具体，尤其是质量、价格、违约责任等关键条款。这些条款不仅是合同的必备要素，也是最容易引发纠纷的部分。如果约定不明确，可能会在履行过程中产生争议，导致举证困难。

防控措施：在起草或审核合同时，应确保所有关键条款都经过仔细推敲，表述准确无误。必要时，可以寻求专业律师的帮助。

签署日期的重要性

合同中必须明确标注签署日期。根据《中华人民共和国民法典》第四百九十条的规定，合同的成立时间与签署日期密切相关。如果合同中没有签署日期，可能会引发一系列法律问题，影响交易安全。

防控措施：在合同管理制度中应当规定合同签订时间的要求，并在合同范本或公司起草的合同文本的签字处增加专门的签字日期标识。

先签合同后履行的原则

合同是调整和约束双方权利义务的依据。如果在签署合同之前就开始履行合同，一旦发生纠纷，很难追究对方的法律责任，特别是在涉及人员伤亡等安全责任事故时，后果可能非常严重。

防控措施：必须坚持“先签合同，后履行”的原则。必要时可以简化审批流程，缩短审批时间，但绝不能在没有合同的情况下就开始履行。

标的物检验和异议的及时性

在合同履行过程中，如果发现标的物的数量或质量不符合约定，必须在约定的检验期间内及时提出书面异议。根据《中华人民共和国民法典》第六百二十一条的规定，如果怠于通知，将被视为标的物符合约定。

防控措施：建立完善的标的物检验制度，确保在法定或约定的检验期间内完成检验，并在发现问题时及时发出书面通知。

合同变更和档案管理

合同履行过程中可能会出现各种需要变更的情况。任何变更都必须通过书面形式进行，并经过双方签字确认。同时，要做好合同档案的管理工作，确保所有合同文件都能及时归档和查询。

防控措施：建立合同变更审批流程，所有变更都必须经过相关部门的审核。合同档案应由专人负责管理，定期进行统计和分类。

随着信息技术的发展，传统的合同管理模式已经无法满足现代企业管理的需求。电子签约系统和合同管理软件的出现，为企业提供了更高效、更安全的合同管理解决方案。

传统合同管理的弊端

传统合同管理存在诸多问题，如审批流程繁琐、人工撰写错误频发、物流成本高、合同遗失风险大等。这些问题不仅影响工作效率，还可能带来法律风险。

电子签约系统的优势

以e签宝为代表的电子签约系统，提供了合同的电子化存储和管理解决方案。这些系统具有以下优势：

• 批量签发：减少大量人工机械重复工作
• 智能比对：提升合同核验效率和安全性
• AI工具：如AI笔迹、智能双录等创新功能
• 安全性：先进的安全合规体系保护企业数据

合同管理工具的使用案例

飞书等办公软件提供了低代码平台、多维表格和项目管理工具，可以帮助企业实现合同的全流程管理。通过这些工具，企业可以轻松创建合同管理系统，实现合同的电子化存储和管理，同时支持自动化流程，如合同审批、签署和归档。

选择合同管理软件的建议

企业在选择合同管理软件时，应考虑以下因素：

• 功能完整性：是否涵盖合同签订、履行、变更等全流程管理
• 安全性：是否有完善的安全合规体系
• 易用性：是否提供友好的用户界面和操作体验
• 集成能力：是否能与其他企业管理系统无缝对接
• 服务支持：供应商是否提供及时的技术支持和培训服务

合同管理是企业运营中不可或缺的一环，它关系到企业的经济效益和法律风险。通过建立科学的合同管理体系，企业可以有效规避风险，保护自身权益。在数字化时代，借助先进的合同管理工具，企业可以进一步提升合同管理的效率和安全性，为企业的可持续发展奠定坚实基础。