通知员工离职的告知函需要包含哪些内容？

通知员工离职的告知函需要包含哪些内容？

本文将为您详细解析如何撰写一份合规且人性化的员工离职告知函，涵盖法律要素、离职原因、流程安排等关键信息，并结合实际场景提供解决方案。无论是裁员还是员工主动辞职，本文将助您高效处理离职沟通难题。

告知函的基本结构

一份完整的离职告知函应具备逻辑清晰、内容全面的特点，既能体现企业的专业性，又能尊重员工的感受。以下是告知函的建议结构：

1. 标题：明确告知函用途，例如《离职告知函》。
2. 称呼：称呼员工姓名或职位，体现尊重。
3. 开篇说明：简要说明告知函的目的，例如“感谢您对公司的贡献，同时通知您有关离职事宜”。
4. 主体内容：分条清晰地说明离职原因、相关安排及员工权益。
5. 结尾致辞：表达感谢和祝福，增强人性化关怀。
6. 公司签章：确保文件的正式性和法律效力。

在撰写告知函时，语言应保持中立和专业，避免使用情绪化或模糊的表述。例如，“因公司业务调整”比“公司经营困难”更合适。

必须包含的法律要素

根据2025年的最新劳动法规定，离职告知函必须包含以下法律要素，以确保合规性并避免后续争议：

1. 离职通知期限：说明通知提前时间，例如30天或符合合同约定。
2. 合同终止依据：引用具体法律条款或劳动合同条款，例如《劳动合同法》第36条。
3. 经济补偿标准：若涉及经济补偿，应明确补偿标准及支付时间。
4. 争议解决途径：告知员工如有异议，可通过哪些途径解决，例如劳动仲裁。

案例对比：

• 合规表达：依据《劳动合同法》第40条规定，因公司组织架构调整，合同于2025年X月X日终止。
• 不合规表达：公司决定终止您的劳动合同，时间另行通知。（缺乏法律依据和具体日期）

离职原因说明

离职原因是告知函中的核心内容，必须准确、清晰，同时根据不同离职类型调整措辞：

1. 员工主动辞职

明确员工申请离职的原因及公司同意的时间安排。例如：

• “根据您的申请，本公司同意您于2025年X月X日离职。”

2. 公司裁员

必须说明裁员的原因（如业务调整、经济性裁员），并提供背景说明。例如：

• “由于公司经营策略调整，现对若干部门进行岗位优化，您的岗位在本次调整中被取消。”

3. 试用期不通过

表达对员工的感谢，同时给出明确的试用期考核依据。例如：

• “经综合评估，您在试用期的表现未达到岗位要求，公司决定不予录用。”

在描述离职原因时，避免含糊其辞或使用歧义语言，以免引发员工误解或法律纠纷。

离职流程与安排

为确保离职过程顺畅，告知函应明确离职流程及相关安排：

1. 交接工作：说明交接截止日期及具体要求。例如：“请于2025年X月X日前完成所有工作交接，并将办公设备归还至人事部。”
2. 离职面谈：安排与直属领导或HR的离职面谈，了解员工的反馈。例如：“请于2025年X月X日下午3点与HR完成离职面谈。”
3. 文件及证明：告知离职证明、社保转移等手续的办理时间。例如：“公司将在您离职后3个工作日内开具离职证明。”
4. 薪资结算：明确最后一笔薪资及补偿金的发放时间。例如：“您的工资及补偿金将于2025年X月X日汇入工资卡。”

提前制定标准化的离职流程，能够显著提高离职管理效率，避免遗漏关键信息。

员工权益保障

离职告知函不仅是通知文件，也是一种企业对员工权益的承诺。以下是员工关注的核心权益，需在告知函中有所体现：

1. 经济补偿：明确补偿金金额、发放时间及依据。例如：“根据您在公司的工龄，您将获得X个月工资作为补偿。”
2. 社保与公积金：告知员工社保、公积金转移的具体流程。例如：“公司将协助您完成社保账户转移，相关证明将在X个工作日内寄出。”
3. 内部推荐机会：对于因裁员离职的员工，可提供内部转岗或推荐机会。例如：“公司将优先为您推荐合适的内部岗位。”

据2025年人力资源趋势数据显示，81%的员工对离职过程的满意度与其权益保障直接相关。

潜在问题及应对策略

在实际操作中，离职告知函可能引发一些问题，以下是常见问题及应对策略：

1. 员工拒签或情绪抵触

• 问题：员工不接受离职通知，可能引发冲突。
• 解决：保持冷静，通过离职面谈解释原因，同时记录沟通细节以备后续使用。

2. 法律纠纷风险

• 问题：告知函内容不符合劳动法规定，导致员工申诉。
• 解决：确保所有内容经过法律审核，必要时寻求专业律师意见。

3. 交接不充分

• 问题：员工未完成交接工作离职，影响后续业务。
• 解决：提前设定交接清单并指定负责人监督完成。

离职告知函是离职流程中的重要一环，既体现企业的专业性，也关乎员工权益保障。通过本文的结构化指导，您可以轻松撰写一份合规且友好的离职告知函。未来，善用数字化工具，能让离职管理更加高效、规范。记住，离职管理不仅是结束，更可能是未来合作的起点。