报销中发票管理的合规要点
报销中发票管理的合规要点
在企业财务管理中，发票管理是至关重要的一环。本文将为您详细解读发票管理的合规要点，包括发票的定义、基本内容、合规要求以及常见的问题发票类型。
《行政事业单位内部控制规范》中的单据控制要求相关工作人员按照规定填制、审核、归档、保管单据，发票管理是单据控制的重要手段。为了加强和规范发票管理，现就发票的管理进行合规要点解读，仅供参考。
一、定义
发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。发票的基本内容包括发票的名称、字轨号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位(个人)名称(章)等。
增值税专用发票还应当包括购货人地址、购货人税务登记号、增值税税率、税额、供货方名称、地址及其税务登记号。
发票的基本联次为三联，第一联为存根联，开票方留存备查;第二联为发票联，收执方作为付款或收款原始凭证;第三联为记账联，开票方作为记账原始凭证。增值税专用发票的基本联次还应包括抵扣联，收执方作为抵扣税款的凭证。
数电发票样式与现有发票样式区别在于：一是数电发票票样将原有“发票代码+发票码”变为20位发票号码，取消了校验码、收款人、复核人、销售方(章)，取消了发票密码区。二是数电发票特定业务会影响发票展示内容，不同的特定业务展示的发票票面内容不同。三是数电发票将原备注栏中手工填列、无法采集的内容，设置为固定可采集、可使用的数据项，并展示于票面上。
二、合规要求
1.发票管理包括对发票的印制、领购、开具、取得、补开、检查和保管等，需要严格遵守《中华人民共和国税收征收管理法》《中华人民共和国发票管理办法》等规章制度；
2.做好增值税发票细节管理，确保发票在形式上具有合规性，如发票的商品和服务编码要满足性质、备注栏填写需要满足要求，并做好差额征税差额开票、差额征税全额开票、免税、不征税、零税率等情况下发票的开具和取得。
3.在取得大额增值税发票时，做好相关资料审阅工作，降低潜在税务风险。
4.在存在虚开发票但有真实业务的情况下，应第一时间要求对方补开、换开符合规定的发票以及其他外部凭证，以满足税务合规性要求和证实交易的真实性。
三、常见的“问题”发票
收到发票检查时，除了登录国家税务总局全国增值税发票查验平台和财政部全国财政电子票据查验平台外，应当留意避免以下几类发票：
1.没有交易，完全虚开的发票。这种发票报销了，属于编造虚假计税依据，不仅会被税务机关罚款，还涉嫌犯罪！
2.发票与实际业务不符。发票跟取得的商品不一样，涉嫌虚开发票，这样的费用发票不能报销。一旦被查，不单单会被税务机关罚款，情节严重的还会构成偷税罪。
3.发票附带清单是自己用A4纸打印的。收到的增值税专用发票带有清单，但是清单不是从防伪税控系统开具打印出来的，这种发票属于不符合规定的发票，不能报销。
4.特定业务发票备注栏填写项目不全的发票。符合条件但未按规定填写备注栏信息的增值税发票，将不能作为有效税收凭证，必须退回重开，常见的有货物运输、代开发票等。
5.发票上盖了公章、财务章或者合同章的。发票上只能盖发票专用章，如果收到加盖了公章、法人章、财务章、合同章等的发票，不能报销，必须退回。电子发票用电子签名代替发票专用章。
6.发票上盖了圆形的发票专用章。国税局关于发票专用章式样有关问题的公告中规定，发票专用章的形状为椭圆形，长轴为40mm、短轴为30mm、边宽1mm，印色为红色。所以圆形的发票专用章是不符合规定的，盖有这种章的发票，也是不合规的发票。
7.代开的专用发票没有盖本公司的发票专用章。代开专用发票，只需要加盖本单位的发票专用章，不需要再盖税务机关代开发票专用章。代开普通发票，加盖税务机关代开发票专用章。
8.印有旧版发票监制章的发票。新启用的发票监制章，中间刻制“国家税务总局”字样，下环刻制“××省（区、市）税务局”字样。旧版发票监制章，中间刻制“××省（区、市）”字样，下环刻制“国家税务总局监制”字样。国家税务总局规定：2018年12月31日后旧版监制章的发票不能继续使用，收到这种发票不能作为报销凭证。
9.没有编码简称的发票。2018年1月1日及以后的增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票，还有2020年试点的增值税电子专用发票，“货物或应税劳务、服务名称”或“项目名称”栏次要有“简称”，同时“简称”还得正确，才算合规的发票。
10.适用税率选择错误的。比如某公司兼营业务，既卖商品又提供服务，出票时选错税率。发票税率开错就是不合格发票，不能报销。