英文书信写作指南：格式、结构与实用范例
英文书信写作指南：格式、结构与实用范例
在商务沟通中，一封格式正确、表达清晰的英文书信至关重要。无论是在申请海外学校、求职，还是与海外客户和外商公司往来，一封结构完整的英文书信不仅能展现你的语言能力，更能体现你的专业素养。本文将为你详细介绍英文书信的写作要点和格式规范。
一、英文书信写作要点
一封标准的英文书信通常包含以下几个关键部分：
- 信件主旨（Subject）
- 开头称谓/问候（Salutation/Greeting）
- 信件主要内容（Content）
- 信件结尾与署名（Closing & Signature）
接下来，让我们详细探讨每个部分的写作要点。
（一）英文信件主旨（Subject）
信件主旨是收信者最先看到的内容，因此务必让对方一眼就能了解信件的主要目的。一个好的信件主旨应该遵循以下原则：
- 避免与信件内容无关的主题
- 用字越精简越好
- 以一句话概括来信目的，通常采用名词形式
- 开头需要大写
例如，"I want to ask about..." 这样的表述就显得冗长，可以改为：
- "A question about..."
- "Request for a..."
- "An event on July 8."
（二）英文书信开头问候（Salutation/Greeting）
英文书信的开头问候和收信者的称谓需要根据收信对象的亲疏远近与寄信目的来选择合适的表达方式。正式、商业用途的英文信件在这方面需要特别注意，不能过于随意。
常见开头问候语：
- "Dear...,"：适用于长官、客户、长辈等正式场合
- "Hi...,"：适用于同辈、朋友等熟悉关系
- "Hello...,"：同样适用于熟悉关系
- "Good morning/afternoon...,"：可以用作问候，但不够正式
常见称谓：
- Mr.：男性
- Ms.：女性（统称）
- Miss：未婚女性
- Mrs.：已婚女性
- Dr./Prof.：医生/博士教授
- Sir/Madam：先生/女士（敬称）
（三）英文书信内容（Content）
英文书信的正式内容通常包含以下几个部分：
- 自我介绍
- 表明写信目的/需求
- 简述来信缘由/背景
- 希望对方的后续回应/规划/行动
如果书信内容很长，建议适当调整为列表或编号形式，或使用粗体字和颜色来标注重点。
自我介绍：
- "My name is... I am a student in your class."
- "I am... We live in the same apartment complex."
表明写信目的/需求：
- 使用委婉的起始句，如 "I would like to..."
- 避免直接使用命令语气的 "want"
简述来信缘由/背景：
- 保持简洁明了，让对方快速理解
希望对方的后续回应/规划/行动：
- "I would be grateful if..."
- "Please let us know if..."
- "If you have some free time, would you be able to meet me on..."
（四）英文书信结尾与署名（Closing & Signature）
一封完整的英文书信应该包含以下两个部分：
- 英文书信结尾用语
- 英文信件结尾署名
结尾用语：
- 较正式：Sincerely, Thank you, Regards, Best regards, Yours truly, Respectfully yours
- 较随意：Best, Best wishes, Take care, Peace, Warmly, Cheers
结尾署名：
- 重述信件开头的自我介绍姓名
二、英文书信范例
（一）英文商业用 Email 范例
【信件主旨】
Inquiring about products
【开头称谓/问候】
Dear Manager Daniel,
It's a great pleasure to reach out to you on behalf of my company.
【信件主要内容】
I am Luby Liu, the marketing strategist at XXX company. I am sending you the quotation and further information about the products you are interested in. Please take a look!
If you have any questions, or if you need any further assistance from us, please do not hesitate to contact me. My phone number is: **!
【信件结尾与署名】
Sincerely,
Luby Liu
（二）英文日常用 Email 范例
【信件主旨】
Class reunion in April
【开头称谓/问候】
Hi Lucy,
【信件主要内容】
I'm Luby Liu, one of your classmates from the fifth grade in elementary school. We were often in the same group in biology classes. Do you still remember me?
I'm writing to ask if you're interested in attending our class reunion.
We would like to organize the reunion because we heard that our old elementary school building is going to be demolished. Many of us who heard this news felt sentimental about it, so we would like to take a stroll around the school area before it's demolished and have a meal together.
We're planning to hold the event in April. If you're willing to attend, please reply by Friday and let me know which weekends in April you are available.
【信件结尾与署名】
Best regards,
Luby Liu
（三）商用英文书信范例补充：纸本书信怎么写？
纸本书信架构：
- 开头称谓/问候（Salutation/Greeting）
- 信件主要内容（Content）
- 信件结尾与署名（Closing & Signature）
纸本信封封面：
- 信封左上角：寄件人姓名、寄件人地址
- 信封右上角：邮票
- 信封正中央：收件人姓名、收件人地址
通过以上详细的讲解和范例，相信你已经掌握了英文书信的基本写作要点。在实际应用中，可以根据具体情境灵活调整，写出既专业又得体的英文书信。