办公技巧：27个Office使用小技巧，值得收藏！

创作时间:

作者:

@小白创作中心

办公技巧：27个Office使用小技巧，值得收藏！

引用

CSDN

https://m.blog.csdn.net/Syasjy/article/details/140209132

Microsoft Office是日常工作中最常用的办公软件套件之一，掌握其使用技巧可以显著提高工作效率。本文整理了27个实用的Word和Excel使用技巧，以及常用的快捷键，帮助你更高效地使用Office软件。

Word使用技巧

日期自动更正
为了防止Word在输入年份后自动添加当前日期，可以进入“插入”菜单，选择“自动图文集”，打开“自动更正”对话框，取消“显示有关‘自动图文集’和日期的‘记忆式键入’提示”选项。
个性化工具条
在Word 2002的“打开和保存”工具条中增加一个文件夹，可以帮助快速检索文件。在Windows浏览器中找到需要的文件夹，选中它，然后选择“工具”菜单，选择“Add to My Places”。
关闭快速保存
快速保存功能会增加文件体积，建议在“工具”菜单中关闭快速保存：进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“保存”，取消“快速保存”选项。
不用鼠标选择格式
可以设置键盘快捷方式来快速应用格式。按“工具”菜单，选择“自定义”，然后按“键盘”按钮，从左边菜单中选择需要的类别。
设置后续样式
如果文档中某一种样式总是接在另一种样式之后，可以通过“格式”菜单中的“样式”选项进行设置，选择相关样式并按“更改”按钮，在“后续段落样式”列表中选择另一样式。
继续查找
使用F3键打开查找功能，输入需要查找的内容后，可以点击“取消”按钮，然后通过滚动条最下面的双箭头查找下一处文本。
自动更正
选择“工具”菜单，然后在“自动更正”对话框中左边的文本框中输入需要自动更正的文字，这样每次输入这些文字时都会被右边对话框中显示的文字代替。
选择大量文本
可以通过按住Shift键并使用滚动条或鼠标滚轮来选择大量文本。
方便的保存选项
按住Shift键同时选择“文件”菜单，可以发现“全部保存”和“全部关闭”选项，方便同时处理多个文档。
简单方便的格式调整
使用“样式”功能或“格式刷”可以快速调整文档格式。选择需要复制格式的文本段落，按“格式刷”按钮，然后选择目标文本进行格式复制。
文件片段
可以在Word中创建“文件片段”，将选中的文本拖动到桌面上，创建一个可随时调用的文本片段。
即时更正
在输入过程中，Word会自动在拼写错误的单词下添加红色下划线，语法错误的词组下添加绿色下划线，右键点击这些词组可以查看修改建议。

Excel使用技巧

使用XP中的Smart Tags
Office XP中的Smart Tags功能可以识别特定词汇并显示智能链接。进入“工具”菜单中的“自动更正”选项，选择“Smart Tags”查看其识别词汇。
错误检查
Excel 2000会用红色三角标志出带有批注的单元格，紫色Smart Tags指示标志表示可能的错误，绿色标志表示公式可能存在错误。可以在“工具”菜单的“选项”窗口中进行相关设置。
打开旧的宏
在Excel 2002中，可以通过降低宏安全性设置来使用旧的宏。进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“安全性”，选择“低”安全性，并在“可信任的来源”中勾选“信任插件”和“信任Visual Basic”。
查看重要单元格
使用“查看”窗口可以监视电子表格中重要单元格的状况。点击包含数据的单元格，进入“工具”菜单，选择“审核”，然后选择“显示查看窗口”。
对单元格使用标志
可以使用单元格标志代替位置坐标。进入“工具”菜单的“选项”，在“重新计算”中选择“接受公式标志”。
创建公式
通过点击标准工具条中的“粘贴函数”按钮（标记为“fx”）可以创建公式。选择函数后，其描述会显示在对话框中，也可以按“帮助”按钮获取更多帮助。
链接
如果遇到失效或错误的链接，可以进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“工作簿选项”，确认“更新远程引用”选项被选中。
求和
使用AutoSum工具可以快速对一列单元格求和。对于小计，可以使用公式“=SUBTOTAL（9,B2:B10）”，其中9代表SUM功能。
删除和清除
删除会保留单元格的格式和批注，而清除会将单元格恢复到初始状态。删除时可以按“Del”键或空格键，清除时需要选择“清除”。
页面设置
如果表格长度超过一页纸，可以在“文件”菜单中选择“页面设置”，在“顶端标题行”一栏中设置标题行。
删除批注
可以一次性删除工作表中的所有批注。同时按住“Ctrl”、“Shift”和“O”键，选择所有含有批注的单元格，然后在其中一个单元格上右键选择“删除批注”。
记录在线采购
可以将零售商发来的确认电子邮件转到Excel工作表中。打开确认电子邮件，选择内容后复制，然后在Excel中粘贴并调整格式。
审核公式
如果对某个公式感到困惑，可以选择该单元格，然后在“工具”菜单中选择“审核”，选择“跟踪引用单元格”，查看相关单元格和箭头指向，完成后选择“取消所有追踪箭头”。
导入财务数据
可以从在线银行和财务软件中导入CSV格式的数据。在Excel中，进入“文件”菜单，选择“打开”，在“文件类型”中选择“文本文件”，然后选择需要打开的CSV文件，打开后需要调整列宽。
设置值为“0”的单元格的格式
可以清除不需要的“0”：进入“工具”菜单，选择“选项”，然后选择“视图”，取消“零值”选项。如果需要保留某些单元格中的“0”，可以将这些单元格设置成自定义格式“0;-0;;@”。