企业如何依法处理员工旷工及合规解除劳动合同？HR必看操作指南

企业如何依法处理员工旷工及合规解除劳动合同？HR必看操作指南

一、员工旷工的法律界定与企业制度合规性验证

根据《劳动合同法》第三十九条第二款规定，劳动者严重违反用人单位规章制度的，用人单位可单方解除劳动合同。企业需首先核查制度制定程序的合法性：

1. 制度生效要件：公司制度需经民主程序（职工代表大会或全体职工讨论）制定，并完成公示或告知程序
2. 条款明确性：需明确界定"旷工"标准，例如"未经批准擅自离岗且未履行请假手续"，并载明"连续旷工3日视为严重违纪"的具体条款
3. 证据链完整性：企业需保存考勤记录、休假审批记录、催告返岗书面通知等证据。以某上市企业2022年劳动争议败诉案例为例，因未保留EMS寄送解除通知的签收凭证，被判违法解除

二、合规解除劳动合同的六步操作流程

根据人社部2023年发布的《企业解除劳动合同操作指引》，建议采取以下步骤：

第一步：事实调查与证据固定

• 核查考勤系统原始数据（建议导出带时间戳的电子记录）
• 收集工作群沟通记录（注意保存原始载体）
• 要求部门负责人提供工作交接异常证明

第二步：书面催告程序

• 通过企业微信/邮件发送《返岗通知书》
• 48小时内未回复需寄送纸质通知（建议采用EMS并备注文件内容）

第三步：工会意见征询

• 根据《工会法》第二十二条规定，解除前需通知工会
• 建议保存工会回复意见书面记录

第四步：解除决定审批

• 建立由法务、HR、业务部门组成的联合审核机制
• 通过电子审批流实现留痕

第五步：解除通知送达

• 优先采用当面签收方式
• 失联情况下可采取公告送达（需在省级以上媒体公告）

第六步：离职手续办理

• 15日内完成社保减员及档案转移
• 工资结算需包含代通知金（N+1）情形下的经济补偿

三、特殊场景下的沟通策略与风险防范

针对"声称回老家"的特殊情况，建议采取：

1. 多维度沟通验证

• 要求提供返乡交通凭证
• 通过企业微信定位功能确认实际位置（需提前获得员工授权）

2. 医疗期排查

• 核查是否突发疾病需治疗（可要求提供病历证明）
• 注意《企业职工患病或非因工负伤医疗期规定》的特殊保护

3. 解除理由选择

• 优先采用"严重违纪"而非"不能胜任"（后者需培训或调岗前置程序）
• 参考最高人民法院（2020）民再127号判决：以旷工为由解除需证明"故意缺勤"主观恶意

四、数字化系统在用工风险管理中的应用实践

某制造企业通过数字化系统实现：

1. 智能预警模块

• 自动识别连续缺勤、打卡异常等风险行为
• 触发分级预警机制（直属领导→HRBP→法务）

2. 电子证据管理

• 全流程文书在线生成与签收追踪
• 区块链存证功能确保证据法律效力

3. 大数据分析应用

• 建立离职风险预测模型（综合考勤、绩效、沟通频次等20+维度）
• 使主动离职沟通成功率提升40%

五、常见操作误区与合规建议

根据2023年劳动争议白皮书数据，34.2%的违法解除案件源于程序瑕疵：

1. 制度公示缺陷

• 错误做法：仅通过口头传达制度内容
• 正确操作：系统弹窗阅读+纸质签收双轨并行

2. 送达方式不当

• 错误做法：仅在工作群@当事人
• 正确操作：系统消息+短信+EMS三重送达保障

3. 证据保存疏漏

• 错误做法：手工修改考勤表
• 正确操作：使用不可篡改的数字化考勤系统