手把手教你修改公司章程
手把手教你修改公司章程
公司章程是公司“宪法”级制度，是公司设立的必备材料之一，也是公司治理制度安排的基础性文件，公司章程的法定地位意味着章程管理是公司的重要任务之一，而董办作为治理部门天然承担着牵头或主责章程管理的职责，公司章程的修改也是董办人必须掌握的重要技能之一。2023年新修订的《公司法》将于今年7月1日正式生效，可以预见包括上市公司在内的绝大多数公司又要开始修改章程了，那么本期我们讲讲如何修改公司章程。
为什么要修改公司章程？
一方面，修改公司章程是为了服务公司发展。
公司章程有两个状态，一是公司在设立时的第一次制定，二是在公司存续过程中的不断修改迭代。公司章程修改的原因无外乎两种：依发展情况和实际需要修改，外规内化。章程的修改是明确各方需求，服务公司发展和经营的，比如调整董事会人员构成和产生规则；外归内化是将法律法规的规定内化至章程中或将章程现行规定与法律法规相抵触的内容进行修改，比如新公司法出台，需要修改章程，而外规的变化其实也是在政策上支持企业的发展。
另一方面，修改公司章程是为了杜绝风险的发生。
章程管理不好会带来风险，甚至引发刑事、行政处罚和民事纠纷，具体来讲可追究刑事责任、行政责任、民事责任：
- 刑事责任，比如运用章程实施违法犯罪行为，而被刑事追责。
- 行政责任，比如保险公司修改公司章程未得到金融监管机构批准，而被处以行政处罚。
- 民事责任，比如修改章程内容或程序不合规，而导致的股东间民事纠纷等。
此外，上市公司、金融行业公司的章程也是各类型监管检查的重点之一，因此在行政处罚外，章程规定不合规还可能引来监管机构的行政监管措施，如警示函、行业通报等，进而引发声誉风险，影响公司市场形象。同时，章程内容的错误或不恰当甚至会产生公司治理僵局，严重影响公司发展，产生重大风险。
章程修改的内容要求
修改公司章程要保证内容合规。
一方面，要严格遵守法规对公司章程的内容性要求。
为了实现章程支持公司发展，杜绝风险的发生，章程管理要坚守合规底线，章程的内容要遵守法律法规的规定，做到合规运营，完成外规内化的管理动作，比如所有公司的章程要符合《公司法》的规定，上市公司的章程还要符合《上市公司章程指引》的规定，非上市公众公司的章程还要符合《非上市公众公司监管指引第3号——章程必备条款》的规定，国有企业的章程还要符合《国有企业公司章程制定管理办法》，其他特殊行业如保险公司的章程要符合《保险公司章程指引》的规定等等。
外规内化有两个难点，一是涉及章程的外规条款纷繁复杂，全量收集外规要求必须进章程事项不容易。尤其是银行、保险等有监管特别规定的特殊行业公司，除了章程管理的直接规定（如《保险公司章程指引》），还存在大量的单行法规和细分规定，这些法规和规定有对于章程的明确要求（如《保险资金运用管理办法》第三十二条要求在章程中明确三会在保险资金运用方面的职责）。二是多重属性叠加的公司的章程外规存在竞合，需要综合判断。比如国有控股上市的保险公司，他的章程内容就要符合国资监管、证券监管、保险监管等多种类型的监管制度，在使用时肯定会出现法条竞合的情况，对出现的问题需要逐一判断。
另一方面，要灵活且正确的约定章程自治事项。
要注意保证章程自治事项约定的严谨性和合理性，避免产生条款间相互冲突或无法实现等情况出现，要确定：1.哪些是没有法规强制规定的，这些都可以自主约定；2.法规条文提供范围和幅度的，可以在幅度内自主约定；3.法规明确“章程另有约定的除外”的内容，可以自主约定。这里要注意的是自主约定事项不要和法律法规及监管规定相冲突，股份公司（或上市公司）的章程约定事项不能违背公司法等法律、行政法规。有限责任公司则不能通过修改公司章程的方式，来决定有限责任公司股东一致同意事项。
章程修订的程序性要求
修改公司章程要做到程序合规。
修改公司章程的环节一般分为：修订案制作、上会决策、信息披露、监管核准、工商登记、置备保管共六个环节。
（1）修订案制作：
公司应明确章程修改的发起部门（章程修改方案制订职权在董事会，但实操一般在董办）内部修改公司章程的规程，并明确各参与部门的职责，向各股东、各部门征求意见的机制，并最终完成修改前章程及附件（附件：三会议事规则）、章程修订案/修订对照表/修订说明、修改后章程及附件这三个最主要的交付件。
有提案权的股东修改章程并提交修订草案或修改意见，董办也要开启内部各部门、其他股东的意见征集工作，并准备决策会议。
在章程修订案完成后，上会决策前，建议先将章程修订案送到工商部门预审，避免上会稿与工商登记要求存在矛盾。
（2）上会决策：
章程修订案要分别经董事会审议通过、监事会监督，以及股东（大）会审议批准。
股东会有权修改公司章程并经表决权绝对多数同意而通过。有限责任公司经代表三分之二以上表决权的股东通过，股份有限公司（包括上市公司）章程修改需经出席会议的股东所持表决权的三分之二以上通过。其中，单一股东的一人公司通过股东决定的形式决策章程的修改，国有独资公司的章程修改由出资人机构批准。
此外，上市公司修改公司章程中与优先股相关的内容，要注意优先股股东与普通股股东分类表决。有些情况下公司章程修改并不需要股东会决议，比如有限责任公司股东转让股权后，公司应当及时注销原股东的出资证明书，向新股东签发出资证明书，并相应修改公司章程和股东名册中有关股东及其出资额的记载。对公司章程的该项修改不需再由股东会表决。
（3）信息披露：
上市公司章程修改属于信息披露事项，应按规定予以公告。此外，因章程记载事项修改而导致该内容应公开披露的，应及时予以公告，比如经营范围的变化。其他类型公司自愿进行信息披露或公示；如银行、保险等特殊行业的上市公司修订公司章程收到监管核准批文的，应及时予以公告。
（4）监管核准：
一些特殊行业的公司的章程修改需要报主管机关前置批准，如银行、保险、信托公司等金融行业公司需要由国家金融监督管理总局进行前置核准，证券公司则需要由证监会前置核准。
（5）工商登记：
章程需要向工商部门办理备案，修改章程在工商备案时应当提交修改后的章程或者章程修正案，并提交相关决议决定。拿上市公司举例，公司章程自股东大会审议通过之日起生效，并应提请股东大会授权董事会或其授权人士全权负责向公司登记机关办理修改公司章程所涉及的登记、备案等所有相关手续，并且公司董事会或其授权人士有权按照公司登记机关或其他政府有关主管部门提出的审批意见或要求对修改后的公司章程的条款进行必要的修改。
（6）置备保管：
公司应保存章程修改相关材料纸质版和电子版，作为公司档案进行保管。
公司还应将正式生效的公司章程置备于公司以保障股东知情权（上市公司为投资者及社会公众查阅还需将章程置备于证券交易场所），股东有查阅、复制公司章程的权利。
各公司内部管理要求不同，有些公司还会将公司章程修改情况或新章程进行内部发文供相关内部人员查阅。
管理建议
一是明确制度并建立机制
在制度建设方面，可以通过制定内部制度管理办法或者章程管理办法的形式明确管理体制。
在机制建设方面，可以通过设置岗位AB角，增加材料复核环节；有主管机关前置核准章程的公司（如金融公司），可以对章程修正案申请工商预审，不要出现反复“拉抽屉”的情况。
二是制作章程管理工具
建议制作操作标准指南、岗位操作手册。建立章程管理标准，在人员岗位变动的情况下，也能实现工作标准的统一，比如对章程中数字用中文还是阿拉伯文字进行标准的统一。
建议制作管理工具表。通过给章程每个条款打标签，提炼要点的形式，摸清各条款之间的逻辑关系，通过表格的形式实现可视化并随着章程的不断修改而不断更新，以此避免条款内容前后矛盾，不遗漏关联条款因删除、修改或新增内容而需要进行的调整。
建议建立法规库或熟练掌握法律检索工具，对必须进章程的外规内容了如指掌，并能掌握外规的变化。
操作标准指南、岗位操作手册、管理工具表、法规库也是B角或领导复核的重要工具，它们可以大幅提升章程管理工作的效率和质量。
三是保留历史档案并沉淀管理数据
要保留历史档案。章程历次修订的不同版本、用印后的纸质版本，各类型电子版本等全套修订材料（包括过程文档）全部都要保留，这里还包括各方股东、各部门征求意见的留痕，以便未来方便回溯、分析和汇报。
要沉淀管理数据。工具表、法规库等管理工具也要进行全量数据的沉淀和保留。