AI时代下项目管理办公室 PMO 的未来
AI时代下项目管理办公室 PMO 的未来
在AI快速发展的今天，项目管理办公室（PMO）的未来将何去何从？本文将探讨AI对PMO传统职能的冲击，以及PMO如何利用AI提升效率和转型。
关于 PMO
大多数组织依靠项目管理办公室（PMO）来定义、维护和组织项目管理的标准，以确保项目成功交付。关键问题是在众多技术发展的当下，PMO 是否仍具相关性，这个问题的答案并不简单，但有一些趋势值得关注。
首先是当下 PMO 的工作性质。如果 PMO 只是准备报告、收集项目信息并整合后向组织高层汇报，或者组织数据、准备模板并培训团队使用模板，又或者负责对人员进行组织项目管理方法的培训，未来可能会面临挑战和巨大的颠覆，因为 AI 能够完成这些工作范畴内的所有事项。
但听到这些，不能得出 PMO 会终结的结论。AI 反而可能成为将 PMO 的相关性提升到新水平的关键工具。比如，如果 PMO 决定使用 AI 来加速和提高项目交付的速度，这应当是当今的首要任务。借助生成式 AI 工具，无需强制使用模板，因为训练好的模型可以毫不费力地完成。用户只需要求“请使用公司模板准备风险登记册”，即可完成。这意味着能有更多时间专注于项目和真正重要的事项。还可以使用 AI 预测分析，利用大量数据改进项目管理流程。
在 AI 完成上述工作的情况下，PMO 可以致力于流程改进，如提供决策所需的见解、问题管理，还有一个特别的方面，即提升项目团队的软技能。PMO 能否支持项目经理更好地进行谈判、更好地管理压力以及更好地激励团队？至少目前，还没有已知的 AI 工具能激励人员，也许未来会有，但现在还没有。
例如，一些传统的 PMO 可能会花费大量时间和人力去收集和整理项目信息，形成报告。但在未来，AI 可以快速、准确地完成这些任务，极大地提高效率。再比如，利用 AI 进行预测分析，能够提前预测项目可能出现的风险和问题，让项目管理更加主动和有效。
AI 在现代项目管理办公室（PMO）中的角色
当下，绝大部分组织管理层次扁平化，工作分配给自我管理团队，很多情况下鼓励远程工作，这些因 AI 驱动的技术进步成为可能，对 PMO 产生深远影响。在 AI 驱动的世界中，组织需要 PMO 和项目团队遵循 AI 最佳实践，PMO 要保持相关性就必须更具适应性并拥抱 AI，因为所在组织和所支持的项目团队已在这样转型。
首先，PMO 应支持项目经理和团队发展在 AI 驱动世界中茁壮成长所需的技能，熟悉人工智能的最新进展，以更好地支持组织的数字化转型和团队的 AI 部署。例如联合利华建立了名为 FLEX Experiences 的 AI 驱动人才平台，帮助填补职位空缺，若有人缺少某些技能，PMO 可定制发展计划帮助其提升。
其次，PMO 应连接项目团队并简化沟通。对于全球分散且参与度低的团队，要监控互动、收集和分享反馈、减少误解，了解特定时间谁在做什么很重要。过去这可能是挑战，但如今基于云的协作平台（如 Slack 和微软 Teams）能促进交流。即使本地团队使用 Slack，其他地区团队偏好微软 Teams，也有 AI 工具能连接，使团队能跨渠道交流和分享文件、在不同协作平台间直接发消息等，让团队保持连接并在一处获取所需信息，PMO 借此利用 AI 赋予团队自主决策的能力，保持相关性。
AI卓越中心的兴起 （AI COE）
项目管理办公室（PMO）侧重于优化组织的项目，而卓越中心（COE）侧重于优化整个组织。从 AI 角度看，PMO 关注 AI 如何改进组织项目，卓越 AI 中心关注 AI 如何改进包括项目管理在内的各种运营和面向客户的部门。
卓越 AI 中心是推动整个组织采用 AI 的集中枢纽，与各级员工合作共创适合需求的 AI 解决方案，像美国总务管理局、摩根大通等都在建立卓越 AI 中心。
项目经理要承担多项关键职责来建立和推动卓越 AI 中心的运作，一些关键职责包括组建 AI 团队、交流 AI 经验教训（如最佳实践）、提供 AI 战略和指导、提供支持和培训、设定标准和指标、开展试点项目以及确定平台和仪表盘。
在组织中启动卓越 AI 中心，首先要了解现有文化，因为其成功取决于文化允许的程度。然后确定组织中的问题区域，找出 AI 能产生最大影响的部分，选择一个区域分解为小任务开展试点项目。接着查看数据，了解存储位置、质量以及如何利用。之后确定使用的平台，作为 AI 的集中位置。平台和工具建立后，为员工提供使用培训。并非每个区域都能从 AI 中同等受益，需要找出差异。目标是将 AI 能力融入现有团队，使其逐渐补充而非完全打乱。