会议活动策划场地选择与布置指南

会议活动策划场地选择与布置指南

会议活动的成功举办离不开场地的选择和布置。从场地选择到租赁注意事项，再到具体的布置方案，本文将为您提供全面的指导和建议。

如何选择会议活动场地

1. 列出可供选择的清单
   必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理，表明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。

2. 选择合适类型的场地
   选择适合的会议场地，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

3. 会议类型与场地的搭配

• 举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所。
• 研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境。
• 重大的奖利、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。
• 对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场几所在城市的交通必须便利。

4. 会议场地租赁的价格
   价格往往在所有条件满足会议需求之后起到了一个决定性的因素，但是在会议场地的租赁中。一定要注意价格的范畴及单位。按场计价和按天计价有本质的区别，一般一场会议为4小时规定。大致约为半天。有的酒店一天是按三场计算的。所以一定要明晰酒店的会场计价单位。而一天的计算是包含了上午，下午以及晚上。计价单位明晰之后那就是场地供应商所给予的搭建时间，一场会议的布置需要时间，而布置的时间是否免费，收费又收多少呢？所以只有在综合比较了所有情况下的价格才是最终可以参考比对的价格。

会议场地租赁注意事项

在最终确定好会议场地后要签订合同，签合同也是一门学问，一定要明晰所有之前确认的项目以及价格，白纸黑字写明。将结算帐号、结算方式和结算币种也要写清。包括酒店承诺给予的服务和会议场地免费配套的设施都有什么。当然大型的会议最好注明某一层面的场地方负责人是谁，以免会议进行时出现问题找不到对接的人。

会议场地布置方案

1. 基本设施布置
   （1）讲台：高度适中，且通向讲台走道有照明，讲台中央应有所进行的会议名称，和会议中心或会议宾馆名称。
   （2）话筒：话筒事前调节好，音量不易过大。
   （3）写字板及水笔。
   （4）视听设备：计算机、投影仪、录像机、屏幕，音响设备，镭射笔，免费邮件服务，DVD空调，照明等。
   （5）照明：照度均匀，灯光柔和稳定，易于控制调节。
   （6）音响：包括调音台，会务话筒等。
   （7）会务视频系统：录像机、投影机、幻灯机、视频特技机、摄像头等主要设备以及视频切换器、视频分配器、制式转换器等辅助设备。
   （8）同声传播和表决系统。

2. 会场布置
   （1）会场布置基本原则：

• 切题：根据会议的性质，布置会场时要注意突出会议主题和宗旨。如：党代表会议会场要求朴素、庄重、大方。
• 正规：任何会场布置都应有序整洁，有条理。
• 朴素：从会议实际效果和自身经济能力出发，做到以最小的成本创造最大的经济效益。
• 实用：会场布置应与会议所需功能相符合。
• 和谐：会场颜色、会场要素大小要协调。

（2）会场布置基本模式

• 剧场（礼堂）式：适合大规模，人数较多的会议，如适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等。
• 课桌式：适用于论坛、新闻发布会、研讨会、培训等等，这种形式便于听众作记录。
• 中空圆（正方形或多边形）式：适合规模较小，且身份级别相当的会议，如洽谈会，研讨会等
• U型或马蹄型：适合小型培训会议。
• 围桌式：适用于中式宴会，如答谢会、招待会、茶话会等。