如何优化录单系统，提高业务效率？

如何优化录单系统，提高业务效率？

当我们遇到一个糟糕的记录系统时，我们可能无法一次输入数据，需要多次输入和重复输入。在这种情况下，优化记录系统尤为重要，可以帮助我们避免这些糟糕的经历。

当我们输入数据时，一些系统的输入体验非常差，使用非常烦人，甚至没有办法一次输入，需要多次输入，重复输入，或直接放弃输入。它不仅给用户带来了糟糕的体验，而且降低了数据的准确性，给后续工作带来了不便，增加了不必要的成本。事实上，除了数据本身的原因外，记录系统的优化也非常重要，可以在很大程度上避免这些不良体验，帮助用户更快、更准确地输入数据，提高整个业务的效率。

优化思路

1. 立即反馈错误

在输入数据信息时，经常会遇到"怎么会有错误？我到底出了什么问题，一脸懵逼地往回寻错误"的情况。

案例：

我正在输入员工的基本信息。当我填写最后一个数据并单击提交时，我突然弹出一个提示来提醒我"手机号码格式错误"。由于需要填写的数据较多，我不得不向上滑动页面，找到手机号码输入框，发现输入较少。修改后，继续提交，发现仍有输入错误，并返回更改。（反复修改和提交）

建议：

在记录单个数据时及时告知用户数据输入格式是否错误，避免在最终链接提交时反馈所有记录后的错误。

2. 自动识别

由于页面数据较多，也有一些不需要人工填写的数据，填写完整的文件需要很长时间和浪费时间。因此，如果系统能够处理一些数据，则无需人工填写。系统可以通过逻辑或规则自动输入，可以带出相应的数据。

案例：

每个人都有身份证。当你填写一些个人信息时，你经常被要求填写一个"身份证号码"、"性别"、"出生日"等信息。事实上，身份证号码上有一些基本信息。性别；身份证号码的第17位数字表示性别：奇数表示男性，偶数表示女性；出生日期：身份证号码的第7~14位数字表示：出生年、月、日。这一定规则的数据，尽量交给系统，减少人工输入量，从而提高数据准确性！

3. 排版优化

有些系统填写数据的环境也比较差（页面布局、排版、整体设计各方面都不是很好），我有几个建议可以参考。

1）布局（整体布局）

不同的布局适合不同的场景，选择不合适的布局，就像穿不合适的鞋子跑步一样，所以舒适、效果和性能都不理想。

• 上下布局（上图，下输入框）

输入面积较小，适合图片较小或需要填写的内容较少（一页5-10字段最合适）。

优点：一眼就能看完需要录制的数据，比较简单。

缺点：输入内容有限，字段过多或过长，会显得更加拥挤。

• 左右布局（左图，右输入框）

相反，左右布局输入面积大，更适合页面字段多（一页20多个字段）。

优点：适用于字段较多或字段长度不同的场景，排版方便，界面密集/拥挤。

缺点：难以适应。如果进行数据比较和审核，可能会导致左右摆头跳起摇头舞。易引起视觉疲劳

2）分类（内容分类）

根据图片从上到下，从左到右的顺序（有序排序，业务人员不需要看字段在图片上找字。相反，在输入数据之前，按顺序阅读图片）。根据字段类型进行分类，如"电话、手机"、"件数"、"重量"等。它可以分为一类（不同类型的输入方法不同，以上是数字，输入只需要使用右边的数字键盘，尽量避免跳到输入汉字，然后跳到数字来回跳）。

4. 交互优化

什么样的交互能提高可视性（功能可视性越好，用户发现和理解使用方法越方便）？

1）快捷键

由于录单人员对录单速度要求高，使用键盘比使用鼠标快，录单人员更喜欢键盘操作。所有按钮都需要通过鼠标点击，使用户在鼠标和键盘之间来回切换。从而影响输入速度。我们可以提供一些常用的快捷键。例如，保存一些通用按钮（Ctrl S）、上一张单据（Ctrl ↑）、下一张单据（Ctrl ↓）等等。

2）自动跳过不需要输入的字段

录单人员通常使用回车或Tab按钮切换字段，很少使用鼠标。此时，切换字段的顺序非常重要。以下两种情况不需要手动输入：

• 没有数据可记录。例如，如果记录员不知道电话号码，他就不能输入电话号码，因此不需要输入电话号码字段；
• 总金额可以通过单价和数量直接计算单价和数量计算。

在这两种情况下，如果系统种情况，而是像其他字段一样使用回车或Tab键仍然会激活这些输入框，所以录单人员需要切换几次，这是浪费时间。

正确的方法：如果字段不需要输入就可以通过一定的逻辑计算，则应自动跳过。例如，如果固定电话的区号为空，则自动跳过后面的号码和分机号码；如果输入数量和单价，则自动计算总金额并跳过。

3）减少操作

记录是一项单一而重复的工作，其中一些是系统可以预测的。它可以自动帮助用户完成，并减少用户的操作。从而提高效率。

例如，在人员提交文件后，需要点击新按钮输入下一个文件。如果用户操作这种重复可预测的操作，会造成工作量的浪费。系统可以帮助用户完成。

4）体验

如何提示数据错误？

错误的提示：弹出提示，最大的缺点是打断用户的操作，用户必须停止关闭弹出提示才能进行下一步操作。如果每个提示都使用弹出框，业务人员在输入错误信息时需要再按一次确定或关闭按钮。输入速度大大降低。

正确的方式：（提示更友好）输入框上立即提示错误的地方；暂时和非模态的提示显示并自动消失在顶部中间。以上两种提醒方式，尽量减少对操作用户的影响，并清晰醒目地提醒用户。

思考核心

让我们再总结一下。对于数据输入场景，核心需求是输入速度快，操作体验好，数据准确性不能降低。我们提出的解决方案是：

• 立即反馈错误，让用户一次完成，避免反复检查和修改。
• 自动识别，帮助用户输入，减少输入工作量。
• 排版优化，对不同的输入数据量采用不同的排版，为用户提供良好的输入环境。
• 互动优化，设置快捷键，注意操作细节，为用户提供良好的输入体验，帮助他更快地完成输入。

核心思路是：即时反馈，减少操作，养成操作习惯，利用系统帮助用户完成。通过上述优化，可以大大提高用户输入速度，降低数据错误率，提高企业的业务效率。