5 大时间管理技巧让你轻松提高生产力！

5 大时间管理技巧让你轻松提高生产力！

在当今快节奏的社会中，时间管理能力已成为每个人都需要掌握的关键技能。本文将介绍五种实用的时间管理技巧，包括GTD时间管理法、艾森豪矩阵和番茄钟工作法等，帮助你更好地规划时间，提高工作效率。

时间管理技巧一：GTD 时间管理法

GTD 时间管理法（Getting Things Done）是由美国时间管理大师 David Allen 提出的系统化时间管理方法。其核心理念是通过记录代办事项来清空大脑，并为每个任务的性质进行分类，决定下一步的处理步骤，从而提升效率。GTD 时间管理法可以分为以下五个步骤：

GTD 时间管理法步驟一：收集（Capture）

在这个阶段，最重要的任务是“清空大脑”。你需要捕捉所有正在占用大脑的灵感与想法，全都放進收集箱中。你可以根据个人习惯，使用笔记软件或纸笔记录，重点在于用最简便快速的方式收集任务、琐事或其他想法。

GTD 时间管理法步驟二：整理（Clarify）

现在你的收集箱中充满了代办事项、任务、琐事和想法，这一步就是要将箱子内的东西进行归类整理。你可以用两个问题来确认箱子内东西的处理方式：

• 这是一件可以执行的事吗？如果可以执行，下一步会是什么？

• 如果这不是一件可以执行的事：

• 垃圾桶（Trash）：一个不重要的想法或任务，就可以把它丢进“垃圾桶”

• 可能清单（Someday List）：现阶段无法执行的事项可以先放到这个清单

• 参考资料（Reference）：比如“同事传的简报”就可以被归类在“参考资料”中

• 如果这是一件可执行的事：

• 马上做（Do it）：如果这件事可以在两分钟内完成，马上去做吧！

• 委托处理（Delegate it）：把可外包的任務交給別人處理，稍後再確認執行狀況

• 延后执行（Defer it）：需要亲自完成的事，先拆解任务步骤并设定好预计完成的时间

GTD 时间管理法步驟三：组织（Organize）

分类完收集箱里面的东西后，现在可以将“可执行的任務”进一步组织归类进四个项目：

• 项目计划（Project Plans）：步骤较多、复杂的大型计划
• 等待清单（Waiting For）：请别人代劳的事项
• 日历（Calendar）：已经安排时间处理的任务
• 待办事项（Next Action）：需要自己处理但尚未执行的项目

GTD 时间管理法步驟四：回顾（Reflect）

在这个阶段，GTD 系统会聚焦在两大重点：清空待办事项和定期检视执行成效。当下的重要目标是解决“待办事项”中的任务，完成清单上的事项后，可以回过头来检视“项目计划”的执行成效，追踪“等待清单”的完成进度，看看别人是否已经协助处理好。这些都完成了之后，可以到“可能清单”中确认有没有能够现在完成的项目。

时间管理技巧二：把工作订定优先顺序——艾森豪矩阵（Eisenhower Matrix）

如同 GTD 时间管理法需要对工作进行归类与整理，第二个要介绍的时间管理技巧艾森豪矩阵，即是用更加直观且视觉化的方式，帮助你厘清每件任务的轻重缓急，通过设定优先顺序，你就能将时间与精力，放在真正重要的事情上。

艾森豪矩阵来源于美国前总统艾森豪（Dwight D. Eisenhower）的时间管理哲学，这个方法是依据事情的重要性和紧急性将任务分为四个象限：

艾森豪矩阵象限一：重要且紧急

处理方式：Do 马上去做吧！

比如快要截止缴交的课堂报告或是工作中的紧急会议，都可以被归类在第一象限，这时你要做的就是立即处理这个类别的任务，因为这些事情对你而言重要性与影响程度是最大的。

艾森豪矩阵象限二：重要但不紧急

处理方式：Decide/Schedule 规划执行时间、放到日程表中

这个类别包含长期项目或像是健身、阅读这类的习惯，由于它们的性质不像第一象限这么紧急，因此你可以先把这类事项安排到日程表中，等清空第一象限的待办事项，再着手处理这些事情。

艾森豪矩阵象限三：紧急但不重要

处理方式：Delegate 委托别人执行

对于紧急但不重要的事情，你可以选择外包给别人去做，比如点外卖、搭计程车去机场等都属于处理这类任务的好方法，这样不但可以大幅提升效率，还节省了时间和精力。

艾森豪矩阵象限四：不紧急且不重要

处理方式：Delete 可以不做

既然它都被归类在第四象限，就意味着这些事情可做可不做，不会影响到你的生活，比如逛网拍、传搞笑影片给朋友等。因此，适当减少花在第四象限的时间，避免无效的时间安排，才能更专注在对职涯与生活有益的目标。

时间管理技巧三：番茄钟工作法

除了为任务制定优先顺序外，保持专注也是高效完成工作的秘诀之一，番茄钟工作法就是一个帮助你培养专注力的好方法。这套工作法是由 Francesco Cirillo 在 1980 年代创立的时间管理技巧，它的优点在于容易执行、也没有什么特别的技巧与难度，却能有效提高生产力、避免拖延，让你快速进入“心流”模式。

番茄钟工作法四步驟

1. 设定目标：选定一项要完成的任务
2. 专注 25 分钟：按下计时器，在 25 分钟内全神贯注处理工作，避免其他干扰
3. 休息 5 分钟：完成一个番茄钟的专注时间后，短暫休息五分鐘，伸展或是起身走走
4. 重复 4 次：重复进行四组循环后，休息 15 到 30 分钟，让大脑能够恢复能量