职场调查的“保密原则”与“透明度”如何平衡？

职场调查的“保密原则”与“透明度”如何平衡？

当我们讨论职场中的“保密性”或“保密原则”时，通常是着重在员工对公司的保密责任，例如要求职员保护公司机密信息，不得随意泄露营运政策、商业模式等重要讯息。但你知道吗？企业处理内部投诉或职场争议时，也必须遵守保密原则，尤其是涉及法律的案件更要格外小心。

职场调查的保密性有多重要？走漏风声当心全盘皆输！

职场调查（Workplace Investigations）是指企业或组织对“涉及员工之间的纠纷、不当行为、违规行为或其他职场问题”进行系统性的调查和分析。例如：性骚扰投诉、歧视投诉、欺凌或霸凌、盗窃或不当行为，以及其他违反公司政策规定的案件。

这些职场调查通常由公司内部的专业人员或聘请外部专家执行，目的是为了确定事实、解决问题、维护企业和员工的权益。

为何职场调查要神神秘秘？

跟法律案件调查侦査不公开一样，职场调查的保密性其实有多重考量：

• 保护相关人隐私：参与调查的员工，无论是投诉人、证人还是调查对象，一定都希望得到一定程度的隐私保护。毕竟如果被发现自己是当事人或“报马仔”，可能会导致内部尴尬、声誉损害或人际关系紧张，甚至吹哨者还可能被报复或无法保住饭碗，对企业而言也是一種损失。
• 得到真相：除了吹哨者，保密性同样是保护关键证人或其他线索提供者，只有当确认个人细节和陈述能获得保密，才能营造安全的环境，让协助调查的同仁愿意参与过程并诚实以告。
• 维护调查的完整性：调查最怕打草惊蛇，如果未保密，过程中便走漏风声，可能会影响证人的记忆、关键人的立场或让加害者有提前破坏关键证据、想好应对说法等机会。因此保密有助于保持调查公正，并确保所有参与方提供真实、未经操纵或修改的陈述。
• 法律明文规定：在某些情况下，企业保密的原因很简单，就是法律要求！特别是性骚扰、霸凌等申诉案，都有法律明文规定，要求企业应负保密义务。

正因為职场案件调查牵一髮动全身，若保密出现漏洞，不仅可能对当事人的声誉和隐私构成威胁，还可能打坏整个团队合作的氛围和信任，公司也会需要承担法律、财务和声誉损失的风险。因此，保密是避免导致全盘皆输的关键。

说要保密，公司却主动放消息？企业讲究透明度的原因

虽然所有人都知道保密的重要性，但人的天性就是好奇、想了解后续发展。你可能也遇过，当公司内部发生特殊事件时，同仁之间会私下交换情报，甚至会有同事到处打聽、传播，最后变成众说纷纭；而部分相关人比起完全保密，更倾向能一直追踪案件进度；甚至有时候企业也会主动释出一些消息，增加内部的透明度……

明明保密是最直接且最省力的方式，为什么企业要背道而驰？

其实透明度是一种管理方式！有以下4个好处：

• 建立员工对企业信任：员工需要相信他们关切的事项有被公司认真对待、公平处理。适当透漏调查过程及结果可以讓员工放心，相信公司会重视他们的意见，并采取客观、不偏袒的处理方式。
• 鼓励参与、提升反映管道的價值：当员工发现反映真的有用时，沟通管道自然而然就建立起来。适度的信息透明会让员工感觉自己是公司决策/改進的一部分，因而更愿意分享，对HR和雇主来说，不仅能让排除不良的人員与风氣，也更能贴近内部真实状况。
• 有利于培养组织文化：针对案件调查，企业最终若落实奖惩相关人员、还当事人一个公道或事实，员工会知道“公司玩真的”，之后不管企业要推行何種文化（例如诚实、正直），都会更有說服力，员工乖乖遵守的意願也会提升。
• 扼杀谣言、猜测和恐慌：如果事件完全没人知情，相关人等又少，那么完全保密没问题；最怕的是大家都在关注却无从得知结局，这时候可能会出现捕风捉影的情况。员工可能会自行诠释上級的行为反应，一个人一种版本，最后的下场就是越传越夸张，间接影响相关人的声誉，也会引发不安。不过一旦有“内部正式发布的消息”，某种程度上有助于控制情势，虽然无法完全根除大家的臆测，但至少不会让伤害无边際扩散。

这便是保持透明度对于管理的几种益处。从前面的保密重要性到本段的透明度益处，都在“理论”阶段，接下來我们來讨论实际面的处理方式。

矛盾对决！保密原则和透明度如何平衡？

当事件发生，真的需要进行职场调查时，HR或处理人员实务上会面对哪些困难和挑战？

身为处理单位，HR们的难言之隐

• 第一名绝对是要同时保持机密性和透明度：尺度怎么抓才不算泄密，或被大家推敲出来？讲太少有讲又跟没讲一样，真的好难。
• 法規的了解与实務应用：虽然法規明摆在那裡，但每个事件状况不同，如何应用才不会不小心触法，这是令人头疼的其中一项。
• 处理时间有限的压力：调查要保持低调，但如果涉及人员多，光是蒐集信息就要老半天，集結大家开会协调、決策也劳心劳力，如果还有上层或法規的期限压力，其实相当高壓。
• 上层处理态度不一致：如果有统一做法还不至于纠结，最怕A高層想多开放点信息、B高層不想，员工对透明度的期待值还跟管理职不同，把HR们夹在中间里外不是人。
• 相关人的后续行动：主线还没处理完，当事人就急着开分支？有时候主事件后续会衍生更多风波，根本防不胜防。
• 大量的机制、计划要安排：就算没有节外生枝，HR通常也会需要根据调查结果制定适当的后续行动计划，确保问题得到解决并预防未来类似问题再度发生。

7个平衡保密性和透明度的策略

HR们想必觉得处理这类案件时像走钢索，老是提心吊胆的，不过想让事件和平落幕，不妨参考以下这7点建议：

• 处理前，先沟通当事人明确的期望：在调查开始前，与所有相关人等讨论保密与透明度的期望值，一方面解释保密的重要性，并统整可分享和不可分享的信息。先把话说清楚，降低期望不一或过度透露的风险。
• 确保调查流程清晰、照着规矩来：制定一个正式、一致的调查流程，或参考专家处理的SOP，先了解组织该如何处理调查，包含将采取哪些步骤、需要找谁参与其中，把范围罗列出来，减少不必要的约谈就多一分保密度。
• 定期向投诉人和相关方更新信息：透明度并不意味着提供每个细节，当事人在意的是有没有进行？进行到什么程度？结果是什么？那就提供相关信息，例如：目前已經进入调查阶段、正在讨论分析、结果是投诉成立……等，对外也可以比照相同模式办理。
• 尽可能保持匿名：除了直接相关人及其直屬主管，为了提升保密性，在跟核心人员以外的对象报告调查进度时，可以采用匿名陈述或使用一般术语。这可以在不透露参与方身份的情况下分享信息又不踩到红线。
• 根据案件类型调整沟通模式：不同性质的案件，保密程度的规范一定有所不同。例如，性骚扰的调查可能需要比针对政策违规或绩效问题的调查更严格，这部分可以统一对上下级诚实以告，让大家都清楚透明度调整的依据是什么。
• 培训相关知识：不论是对保密原则或是案件后续的宣导，通过培训让大家都了解，会远比只是布达来得更有效果。

以上是职场调查保密与透明度的相关信息，虽然不容易，但为了帮助企业顺利解决管理上的问题，这类规范有其必要性，希望能帮助大家营造出一个健康、公平的工作环境。