差旅费报销单填写指南：要点与注意事项

差旅费报销单填写指南：要点与注意事项

差旅费报销是职场人经常需要处理的一项工作，但很多人在填写报销单时容易出错，导致报销不顺利。本文将详细介绍差旅费报销单的填写要点和避免出错的方法，帮助大家顺利完成报销工作。

填写要点

1. 基本信息准确：

• 个人信息：填写出差人员的姓名、部门、职务等，确保与实际情况一致。
• 出差信息：写明出差日期（出发和返回的具体日期）、出差事由（简洁阐述出差的目的和缘由）。
• 费用明细：详细列出每一项差旅费用，包括交通费（注明出发地、目的地、交通工具及票号等）、住宿费（酒店名称、入住和退房日期、房间类型和数量等）、餐饮费（如有）、市内交通费（出租车费、公交费、地铁费等）以及其他可能的费用（如电话费、复印费等），并分别注明每项费用的具体金额。

2. 票据粘贴规范：
   

• 分类粘贴：将不同类型的票据分开粘贴，如交通费发票、住宿费发票、餐饮费发票等，同类票据集中在一起，方便审核。
• 平整粘贴：使用胶水或胶棒将票据平整地粘贴在粘贴单上，不要使用订书针或回形针装订票据，也不要折叠或重叠票据，确保粘贴后的票据平整、易于翻阅。
• 标注金额：在每一类票据的右上角空白处，用铅笔或黑色中性笔标注该类票据的总金额，以便核对。

3. 书写要求：

• 字迹清晰：使用黑色或蓝色的中性笔或钢笔正楷字体填写报销单，字迹要清晰、工整，易于辨认。
• 内容完整：所有项目都要填写完整，不得漏填，如果有需要特别说明的情况，可以在相应的位置注明。
• 金额大小写规范：报销金额要用中文大写和小写同时填写，大写金额需顶格填写，小写金额前应加上人民币符号“￥”，且大小写金额必须一致。

4. 审批流程合规：

• 部门负责人审核：部门负责人要对报销单的内容进行认真审核，确认出差任务的真实性、费用的合理性以及票据的真实性和完整性，并在报销单上签字确认。
• 财务部门审核：财务人员要对报销单的合法性、合规性以及金额的准确性进行审核，检查票据是否符合财务制度的要求，报销标准是否合理等，并在报销单上签署审核意见。
• 公司领导审批：根据公司的财务审批权限，可能需要公司领导对一定金额以上的差旅费报销进行审批，领导要在报销单上签字表示同意报销。

避免出错的方法

1. 提前了解规定：

• 在出差前和填写报销单之前，仔细阅读公司的差旅费报销制度，明确报销的范围、标准、审批流程以及所需的票据等要求，确保报销行为符合公司规定。
• 如有疑问，及时向财务部门或相关负责人咨询，避免因不了解规定而导致报销错误。

2. 及时收集整理票据：

• 在出差过程中，注意及时收集和整理各类票据，如车票、机票、酒店发票、餐饮发票等，确保票据的完整性和真实性。
• 可以使用专门的票据夹或信封来存放票据，防止票据丢失或损坏。

3. 仔细填写核对信息：

• 在填写报销单时，要认真仔细，确保填写的信息准确无误，填写完成后，反复核对各项费用的金额、日期、地点等信息，避免出现计算错误或信息不一致的情况。
• 要注意报销单的格式和排版，保持整洁、美观。

4. 保留备份记录：

• 在提交报销单之前，最好先将所有票据和报销单的复印件或电子扫描件进行备份，以备日后查询和审计之用。
• 如果公司有相关的财务软件或报销系统，也可以将报销信息录入系统进行备份。

填写差旅费报销单时，务必准确填写基本信息，规范粘贴票据，确保书写清晰、内容完整、审批流程合规，为避免出错，需提前了解规定，及时收集整理票据，仔细核对填写信息，并保留好备份记录。