进行办公空间决策时需要考虑的关键因素

进行办公空间决策时需要考虑的关键因素

随着企业不断发展，办公空间的决策变得越来越重要。从规划时间、空间大小到地理位置选择，每一个细节都可能影响到企业的运营效率和员工的工作体验。本文将为您详细解析在进行办公空间决策时需要考虑的关键因素。

该提前多久规划？

对于办公场所焕新或搬迁项目，行业内的最佳实践建议从项目开始前12至18个月开始规划。您可以利用这段时间进行包括预算、设计、施工和后勤等计划，确保最小化对公司运营的影响。此外，提前12至18个月还有助于充分鼓励利益相关方参与规划、获取相关许可，以及应对意外挑战，帮助您顺利过渡到新空间。

如果项目较为复杂，我们建议您预留更长的时间。复杂项目通常包括定制建筑规格、大规模员工调整以及文化和工作方式变革，或是设立办事处和分散部门。

此类项目需要在技术和战略层面进行全面的尽职调查。及早获得合作伙伴的支持有助于确保期望一致，降低决策风险，抓住市场机会，并为有效的变革管理预留足够时间。

多大的办公空间更合适？

在确定办公空间大小时，应考虑多个因素，包括员工人数、占用率、工作性质，以及对公共区域、会议室和私人办公室的需求。英国办公空间委员会（BCO）推荐为每位员工分配约100至120平方英尺的空间。然而，根据您的具体需求和办公室布局，这个数字可能需要调整。应谨慎使用办公空间计算器，以避免因预设占用率不准确而占用过多或过少的空间。同时，规划办公空间时考虑到灵活性和未来公司增长也是十分重要的。这样可以确保所选空间能在未来几年内继续满足公司的需求。

是否有足够的办公空间容纳我们预计的员工人数？

要判断现有办公空间是否能满足预计的员工人数，进行空间规划分析是必要的。这包括评估当前与未来的空间需求、办公标准以及预期增长。我们的办公空间策略规划专家会与您共同考虑员工个人空间、公共区域和灵活调整的可能性。定期的空间审查和调整有助于确保办公环境能够适应公司需求的变化，从而始终满足组织的发展需求。

办公地点如何影响员工效率？

办公地点对员工效率有显著影响，因为它关系到员工的通勤便利、日常设施的使用以及工作与生活的平衡。地点交通便利可以提升员工士气，减轻压力，从而营造一个更积极的工作氛围。位于客户和合作伙伴附近的办公地点能够强化商务关系并增加商机。此外，优越的地理位置还有助于吸引高质量人才，改善员工身心健康，进而提升公司整体绩效。

搬迁和焕新办公场所需要考虑哪些环境因素？

搬迁和焕新办公场所需要考虑的环境因素包括施工、废物、搬迁和建筑的性能。如果选择焕新办公场所，您可以采用循环利用方法，利用现有装修和进行节能升级以减少环境影响。选择搬迁时，可选用高性能的现代建筑以提高能效。此外，办公场所的装修类型，无论是基础结构（外壳和核心）、部分完成（Cat A）还是全面定制（Cat B），均会对成本、时间安排和环保性产生影响。

选择仅有外壳和核心结构的办公场所时，需要从头开始细致规划和采购，这一过程虽复杂，但可以有效避免不必要的拆除工作，从而减少环境影响。此外，这种选择也提供了高度的定制空间，能够满足特定的业务需求。

大多数办公场所都倾向于开放式的办公空间布局。确定您需要多少隐私空间以及其在办公场所内的最佳位置非常重要。理想情况下，应选择一处符合您工作风格的建筑，避免未来进行昂贵且不必要的焕新。

焕新办公场所最常见的原因是什么？

人们选择焕新办公场所最常见原因包括：

• 更新办公场所以反映当前的品牌形象。
• 改善办公环境，提高员工士气和留存率。
• 适应新的办公方式，如灵活办公或混合办公。
• 通过节能升级提高可持续性。

如果公司目前的办公场所建筑具有历史意义，可能会选择留在原址并通过增加新的便利设施来更新空间。许多业主会通过升级通勤设施（自行车存放区、更衣室、淋浴设施等）来吸引租户。此外，业主可能会提供优惠的价格、免租期或是翻新支持。

翻新办公场所的成本很高，同时企业还需要评估焕新对于公司长期运营和财务的影响。时间、市场情况、空置率和损耗费用都是影响企业办公场所决策的因素。搬迁需要投入大量资金，因此，如果利益相关方满意且当前建筑足以为公司提供支持，并且租约可以延长，公司就不会有强烈的搬迁意愿。

人们选择搬迁办公场所最常见的原因是什么？

人们选择搬迁办公场所的最常见原因包括需要更多空间、希望拥有更好的地理位置、升级设施、降低成本、改变办公方式或提高士气。

搬迁新址可以帮助企业发展，促进利润增长，尤其是当新的办公空间能够提高员工工作效率和参与度时。新环境同样也是采用新办公方式的理想场所，特别是当公司需要转型时。选择新建筑可以为公司带来更好的便利设施、会议室、安检、共享户外空间或绿色认证等益处，而这些优势可能无法通过焕新办公场所来实现。

作为企业生命周期的一部分，搬迁可能是实现前瞻性ESG 目标的好机会。公司可以改换建筑用途或利用租户调整要求（TRMs），打造符合公司未来发展和目标的独特办公空间。

了解上述内容后，“焕新亦或搬迁”研究可以帮助您继续进行下一步办公空间决策。