从项目管理软件中看项目管理的三个原则两个思维两个工具

从项目管理软件中看项目管理的三个原则两个思维两个工具

优秀的项目经理需要具备有效利用工具管理项目的能力，这一能力在产品全生命周期中发挥着至关重要的作用。它助力项目经理进行产品迭代的精细规划、各类资源的有效整合以及生产进度的精准把控。本文将从项目管理软件的独特视角出发，着重阐述产品经理在项目管理中所需的相关思想及其关联知识。

一、三个原则： 越快越好、SMART 原则、黄金三角原则

1.1 越快越好

在项目管理软件中，项目启动之初需建立项目信息，关键步骤之一是设置基线，包括项目开始日期及日程排定方式。日程排定有两种选择：基于项目开始日期或以项目完成日期为导向。

选择项目开始日期时，项目管理软件会提示尽早启动任务；反之，选择项目结束日期则鼓励延迟启动。值得注意的是，ALAP原则（尽可能晚开始）可能导致任务拖延。因此，项目管理中应遵循“越快越好”原则，以避免帕金森定律的影响。

产品迭代中，常采用“顺推法”安排研发进度，即根据实际研发能力推算。若推算完成时间早于计划截止日，则顺利推进；若超出，则需采取风险应对措施，如压缩关键路径上的任务工期，以满足计划要求。关于风险应对的具体策略，后文将详细讨论。

1.2 SMART 原则

基于任务基本项的设置，项目管理软件自动生成甘特图，为进度管理提供强大支持。其核心在于对目标任务的管理，与SMART原则不谋而合。SMART原则要求目标必须明确、可衡量、可实现、相关性强且具有明确期限。

在项目管理中，SMART原则同样适用：项目/任务需明确、可量化成果、可达成、相互关联且有时间限制。项目管理软件通过前置任务设置，有效实践了任务间的关联性管理

依赖关系

总结来说，在产品/项目管理中为了更好的完成产品/项目最终目标，我们应该遵守第二原则——SMART 原则。

1.3 黄金三角原则

项目管理软件不仅是一款出色的项目进度管理软件，还具备强大的资源管理和成本管理功能。

在进度管理中，任务分解与规划能明确项目范围和时间；而资源管理和成本管理则控制项目所需的人力、材料及工时成本。

使用项目管理软件时，可直观发现：

任务增多，成本与时间随之增加。

成本受限时，需缩短工期或削减任务。

时间固定时，需增加成本或减少任务。

当项目管理软件状态列出现告警，如实际成本超支，可能需要推迟或取消任务以控制成本。然而，这一调整会影响整体计划目标。这体现了项目管理中的黄金三角形原则：范围、时间和成本三者紧密相连，任何一方的变动都会对其他两方产生影响。

要确保高质量完成产品/项目计划，必须平衡范围、时间和成本这三者。既要满足既定目标，又要符合项目的时间与成本要求。因此，遵循“黄金三角原则”至关重要。

二、两个思维

2.1 基准思维

除了1.2节所述的使用误区，新手还常犯一个错误：即基础工作完成后直接启动项目，忽视了设置基线的重要步骤。这导致他们在更新进度时无法有效分析异常情况并采取控制措施，直至项目遭遇严重延期才意识到失败。因此，充分利用项目管理软件的“设置基线”功能至关重要。

基线即项目初期的基准线，用于保存任务分解、工期安排与资源分配情况。原则上，基线不应随意变更，变更需遵循严格的控制流程。

基线的作用在于确保项目按计划进行，偏差时提供明确的分析思路，防止风险失控。使用基线通常分四步：

设置基线：计划确定后，以此设置标准基线。

记录进度：每日记录实际进展，与基线对比。

分析偏差：偏差较大时，分析根本原因。

纠偏措施：明确原因后，采取针对性纠正措施，确保项目回归正轨。

项目实际与基准有偏差是常态，关键在于如何利用基准思维规范、约束和纠正项目计划，确保项目成功。基准思维不仅限于项目管理，还可广泛应用于需求分析（设置需求基准，防止大范围偏差）、产品基准、测试基准等领域，以提高各环节的准确性和效率。

2.2 风险思维

基于基准思维分析偏差，可识别项目整体风险，并针对性制定应对方案。这要求我们具备风险思维，作为分析、规划和处理风险的有效工具。

虽然项目管理中的风险管理流程（如PMI的）完善，但往往过于复杂，不适用于多数实际场景。产品/项目管理者更关心如何预防及纠正进度失控。

回顾1.1节，我们讨论了越慢开始越好原则可能带来的问题。为平衡缓冲时间与克服帕金森定律，可采用关键链法。此法要求任务遵循越快越好原则，同时在项目末端设置缓冲时间，以预防延期风险。

对于工期紧张的情况，即使遵循越快越好原则也可能超期，此时需考虑压缩工期。关键路径上的任务是压缩的重点，常用方法包括：

减少任务：适当缩减或砍掉延期任务，纳入后期迭代。

增加资源：合理增加人力，均摊工作量，协同加速。

多方并行：允许原计划串行任务并行执行，减少等待时间。

本文强调的风险思维中，工期缓冲和工期压缩是两个核心概念，它们正是解决预防及纠正进度失控问题的关键所在。

三、两个工具

3.1 甘特图

项目管理软件中，甘特图无疑是核心视图。它直观展示项目进度与时间关系，虽画法及元素非本文重点，但结合三原则（越快越好、黄金三角、基准思维）与两思维（风险思维、关键链法/工期压缩），能高效便捷地管理项目进度。

例如，结合越快越好和SMART原则，甘特图能清晰展示任务间的先后顺序；而基于基准思维和风险思维，甘特图直观展现进度偏差，提升风险识别效率。甘特图不仅是项目管理软件的核心，也是项目进度管理的关键工具。

3.2 关键路径

在日常产品/项目管理工作中，标注关键任务至关重要。项目管理软件通过突出显示功能便捷地展示关键任务路线，这在项目管理中称为关键路径。若某条任务路径延期，必将导致项目整体延期，此即关键路径的通俗理解。

结尾

本文即将结束，重申开篇观点：优秀的产品/项目管理者需兼具好工具与项目管理核心思想，即322法则——三个原则、两个思维和两个工具。本文摒弃冗长理论，从项目管理软件实例出发，结合真实案例揭示其设计背后的项目管理智慧，旨在使读者更易理解，并为新手提供实用工作思路。