使用Excel电子表格进行邮件合并的完整指南

使用Excel电子表格进行邮件合并的完整指南

邮件合并是Microsoft Word中一个非常实用的功能，可以将Excel中的数据批量导入到Word文档中，从而实现批量生成信件、标签、信封等文档。本文将详细介绍如何使用Excel电子表格进行邮件合并，包括准备数据源、编辑邮寄列表、插入合并域、预览结果以及保存邮件合并文档等步骤。

准备Excel数据源

在进行邮件合并之前，需要确保Excel电子表格满足以下要求：

• 电子表格中的列名与要在邮件合并中插入的域名匹配。例如，若要按照文档中读者的名字来称呼他们，则需要让姓氏和名字各使用单独的列。
• 要合并的所有数据都位于电子表格的第一个工作表中。
• 电子表格中包含百分比、货币和邮政编码的数据项格式正确，以便Word可以正确读取其值。
• 邮件合并中要使用的Excel电子表格存储在本地计算机上。
• 在将电子表格连接到Word中的邮件合并文档之前，完成对电子表格的更改或内容添加。

注意：

• 可以通过从逗号分隔值文件(.csv)或文本文件(.txt)中导入信息来导入Excel中的信息，也可使用文本导入向导创建新的电子表格。
• 有关详细信息，请参阅准备Excel数据源，以便在Word中进行邮件合并。

连接和编辑邮寄列表

1. 连接到数据源。有关详细信息，请参阅可用于邮件合并的数据源。
2. 选择“编辑收件人列表”。
3. 如果不希望某人收到邮件，可在“邮件合并收件人”中取消选中其姓名旁边的复选框。
4. 选择“确定”。

注意：还可对列表进行排序或筛选，以便更容易找到姓名和地址。有关详细信息，请参阅对用于邮件合并的数据进行排序或筛选。

插入合并域

可以插入一个或多个邮件合并域，将电子表格中的信息提取到文档中。

1. 转到“邮件”>“地址块”。有关详细信息，请参阅插入地址块。
2. 若要添加问候语，请选择“问候语”。有关详细信息，请参阅插入问候语。
3. 若要添加其他合并域（例如发票编号），请参阅插入邮件合并域。
4. 选择“确定”。
5. 单击“文件”>“保存”。

如果想要深入了解设置电子邮件的选项，请参阅Word中的电子邮件合并。

预览并完成邮件合并

插入所需的合并域后，预览结果，确认内容是否正常。然后，你就可以完成合并过程了。

1. 转到“邮件”>“预览结果”。
   
2. 选择“下一记录”或“上一记录”，浏览数据源中的记录，并查看记录在文档中的显示方式。
3. 转到“完成并合并”>“打印文档”或“发送电子邮件”。

保存邮件合并

保存邮件合并文档时，该文档会保持连接到数据源。下次群发邮件时可以再次使用该邮件合并文档。

• 打开邮件合并文档，然后在Word提示保留该连接时选择“是”。

相关资源

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本文原文来自Microsoft官方支持页面