Excel图表数据更新方法全攻略：7种实用技巧让你的工作效率翻倍

Excel图表数据更新方法全攻略：7种实用技巧让你的工作效率翻倍

在Excel中，图表是展示数据的重要工具。当数据发生变化时，如何及时更新图表以反映最新的信息？本文将为您详细介绍多种更新Excel图表数据的方法，包括使用数据源刷新、手动更新数据、使用动态命名范围、使用表格功能、使用VBA宏自动更新、使用数据透视表和数据透视图、使用外部数据源等。每种方法都有其独特的优点和适用场景，选择合适的方法可以大大提高工作效率和数据分析的准确性。

更新Excel图表数据的方法：使用数据源刷新、手动更新数据、使用动态命名范围、使用表格功能。其中，使用数据源刷新是最常见和简便的方法。要刷新数据源，只需右键点击图表，然后选择“选择数据”，在弹出的对话框中更新数据范围即可。这种方法适用于数据范围固定、数据更新频率较高的情境，可以确保图表始终显示最新的数据。

一、使用数据源刷新

1. 操作步骤

2. 打开包含图表的Excel工作表。
3. 右键点击需要更新的图表。
4. 在弹出的菜单中选择“选择数据”。
5. 在“选择数据源”对话框中，更新数据范围。
6. 点击“确定”以应用更改。

2. 优点与应用场景

使用数据源刷新是一种直接且有效的方法，特别适用于数据范围固定、更新频率较高的工作表。它的优点包括操作简单、适用范围广，几乎所有类型的图表都可以通过这种方式更新数据源。而且，这种方法不需要对原始数据进行任何更改，只需对图表进行设置即可。

二、手动更新数据

1. 手动修改数据源

有时候，数据源中的数据可能会发生变动，例如增加或减少数据点。在这种情况下，可以通过手动修改数据源来更新图表数据。

2. 打开Excel工作表并找到需要更新的图表。
3. 右键点击图表并选择“选择数据”。
4. 在“选择数据源”对话框中，手动修改数据范围。
5. 点击“确定”以应用更改。

2. 更新单个数据点

如果只需要更新某一个或几个数据点，可以直接在数据源中修改相关数据，图表将自动更新。例如，在数据源中修改某一单元格的值，图表会即时反映出最新的数据。

三、使用动态命名范围

1. 创建动态命名范围

动态命名范围是一种非常灵活的方法，可以自动调整数据范围，使图表数据随数据表的变化自动更新。

2. 打开Excel工作表并选择包含数据的单元格区域。
3. 在公式栏中输入一个动态命名范围。例如，使用
   OFFSET
   函数：

=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

6. 按“Enter”键确认。

2. 将动态命名范围应用到图表

2. 右键点击图表并选择“选择数据”。
3. 在“选择数据源”对话框中，将数据范围替换为动态命名范围的名称。
4. 点击“确定”以应用更改。

3. 动态命名范围的优点

动态命名范围的最大优点在于其灵活性。它可以自动调整数据范围，无需手动更新，适用于数据点数量经常变化的情境。例如，财务数据、销售数据等，这些数据表的行数可能经常变化，而使用动态命名范围可以确保图表始终显示最新的数据。

四、使用表格功能

1. 将数据源转换为表格

Excel的表格功能可以自动扩展数据范围，使图表数据随着表格行数的变化自动更新。

2. 选择数据源区域。
3. 点击“插入”选项卡，然后选择“表格”。
4. 在弹出的对话框中确认数据范围，并勾选“表包含标题”。

2. 将表格数据应用到图表

2. 右键点击图表并选择“选择数据”。
3. 在“选择数据源”对话框中，将数据范围替换为表格名称。
4. 点击“确定”以应用更改。

3. 表格功能的优点

表格功能的优点在于其自动扩展性。当在表格中添加或删除行时，图表数据会自动更新，无需手动调整数据源。这对于经常需要添加新数据的情境非常实用，例如，定期更新的销售报告、库存记录等。

五、使用VBA宏自动更新

1. 创建VBA宏

如果需要在复杂的情境下自动更新图表数据，可以使用VBA宏编写脚本来实现自动更新。

2. 打开Excel工作表，按
   Alt + F11
   打开VBA编辑器。
3. 在“插入”菜单中选择“模块”。
4. 输入以下代码：

Sub UpdateChart()

    Dim ws As Worksheet  
    Dim chartObj As ChartObject  
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") ' 更改为你的工作表名称  
    Set chartObj = ws.ChartObjects("Chart 1") ' 更改为你的图表名称  
    ' 更新数据源  
    chartObj.Chart.SetSourceData Source:=ws.Range("A1:B10") ' 更改为你的数据范围  
End Sub  

8. 按
   F5
   运行宏。

2. 自动触发宏

可以将宏设置为在特定事件触发时自动运行，例如工作表打开时或数据更改时。

2. 在VBA编辑器中，选择工作表名称。
3. 在代码窗口中，输入以下代码：

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

    Call UpdateChart  
End Sub  

3. VBA宏的优点

使用VBA宏可以实现更复杂、更灵活的图表更新操作。特别是对于需要根据多种条件动态更新图表的数据表，VBA宏提供了强大的自动化功能。但是，使用VBA宏需要一定的编程基础，对普通用户来说可能略显复杂。

六、使用数据透视表和数据透视图

1. 创建数据透视表

数据透视表是一种强大的数据分析工具，可以快速汇总、分析数据，并生成动态的数据透视图。

2. 选择数据源区域。
3. 点击“插入”选项卡，然后选择“数据透视表”。
4. 在弹出的对话框中确认数据范围，并选择放置数据透视表的位置。

2. 创建数据透视图

2. 选择数据透视表中的任意单元格。
3. 点击“插入”选项卡，然后选择“数据透视图”。
4. 在弹出的对话框中选择图表类型，并点击“确定”。

3. 数据透视表和数据透视图的优点

数据透视表和数据透视图的最大优点在于其强大的数据汇总和分析能力。通过拖动字段，可以轻松地重新排列数据，生成不同的图表视图。数据透视图会自动随数据透视表的变化而更新，非常适合用于数据分析和报告生成。

七、使用外部数据源

1. 连接外部数据源

如果数据存储在外部数据库或其他文件中，可以通过Excel的“获取和转换数据”功能连接外部数据源。

2. 点击“数据”选项卡，然后选择“获取数据”。
3. 在弹出的菜单中选择数据源类型，例如“从数据库”或“从文件”。
4. 按照向导步骤完成数据连接。

2. 更新图表数据

2. 连接外部数据源后，Excel会生成一个查询表。
3. 右键点击图表并选择“选择数据”。
4. 在“选择数据源”对话框中，将数据范围替换为查询表名称。
5. 点击“确定”以应用更改。

3. 外部数据源的优点

使用外部数据源可以实现跨平台的数据整合和分析，特别适用于企业级的数据管理和报告生成。例如，通过连接SQL数据库，可以实时获取销售数据、库存数据等，并在Excel中生成动态更新的图表。

总结

更新Excel图表数据的方法有多种，每种方法都有其独特的优点和适用场景。使用数据源刷新是最简单直接的方法，适用于数据范围固定的情境；手动更新数据和使用动态命名范围适用于数据点数量经常变化的情境；使用表格功能可以自动扩展数据范围，非常适合定期更新的数据；使用VBA宏可以实现复杂的自动化操作；数据透视表和数据透视图适用于数据分析和报告生成；使用外部数据源可以实现跨平台的数据整合。选择合适的方法，可以大大提高工作效率和数据分析的准确性。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中更新图表数据？

• 问题：我该如何在Excel中更新图表数据？
• 回答：要更新Excel中的图表数据，您可以按照以下步骤进行操作：

2. 打开Excel文件，并选中包含图表的工作表。
3. 在工作表中找到用于图表的数据区域，并更新您想要改变的数据。
4. 选中图表，然后在Excel菜单栏中选择“设计”选项卡。
5. 在“设计”选项卡上，找到“数据”组，点击“选择数据”按钮。
6. 在弹出的“选择数据源”对话框中，您可以添加、删除或编辑图表的数据系列。
7. 确认对数据的更改后，点击“确定”按钮，图表将会自动更新以反映新的数据。

2. 如何使用新数据更新Excel图表？

• 问题：我该如何使用新的数据更新Excel图表？
• 回答：要使用新数据更新Excel图表，您可以按照以下步骤操作：

2. 打开包含图表的Excel文件，并找到对应的工作表。
3. 在工作表中更新您想要改变的数据。
4. 选中图表，然后在Excel菜单栏中选择“设计”选项卡。
5. 在“设计”选项卡上，找到“数据”组，点击“选择数据”按钮。
6. 在弹出的“选择数据源”对话框中，您可以添加、删除或编辑图表的数据系列。
7. 确认对数据的更改后，点击“确定”按钮，图表将会自动使用新数据更新。

3. 如何在Excel中手动更新图表的数据？

• 问题：如果我想手动更新Excel中的图表数据，应该怎么做？
• 回答：要手动更新Excel中的图表数据，您可以按照以下步骤进行操作：

2. 打开Excel文件，并定位到包含图表的工作表。
3. 找到用于图表的数据区域，并手动更新您想要改变的数据。
4. 选中图表，然后在Excel菜单栏中选择“设计”选项卡。
5. 在“设计”选项卡上，找到“数据”组，点击“编辑数据”按钮。
6. 在弹出的“编辑数据”对话框中，您可以直接修改图表的数据系列。
7. 确认对数据的更改后，点击“确定”按钮，图表将会手动更新以反映新的数据。