打电话说话技巧：从基本礼仪到高效沟通
打电话说话技巧：从基本礼仪到高效沟通
在当今快节奏的工作和生活中，打电话仍然是我们进行沟通和交流的重要方式之一。掌握一些打电话的技巧，不仅可以提高沟通效率，还能给人留下良好的印象。本文将从打电话的基本技巧、聊天技巧、接听技巧以及高效拨打工作电话的技巧等方面，为大家提供一些实用的建议。
打电话的技巧
打电话与面对面交谈不同，电话中主要是利用言语来沟通的，对方看不到你的面貌动作和表情等，因此言语的表达技巧显得尤为重要。
先自报家门，后表明找哪位。如果是你打给别人，一般是：“我是某某，请问是XX吗？”如果是接听电话，一般是：“您好，请问是哪位？”
内容简单明了，注意语气。打电话前，先整理好资料，以便使谈话更加简单明了，避免占用过长的时间。语气要柔和，不要带给人不快的感觉。
要有礼貌。开始要先问好，说完后要说声谢谢。给不认识的人打电话，一般先做自我介绍，然后再说明意图。
有效转达给接电话的人。即使接电话的是别人，你也要告知一下你是谁，找某某，以便对方转达，这也是一种礼貌的表现。
打电话聊天的技巧
听对方在试图说什么。对方试图在说的东西就是对方比较感兴趣的东西，一定要在聊天的开始就把握对方的兴趣点，只有做到知己知彼，才能更好地把控整个聊天的方向和节奏，也才更容易达到聊天好的效果。
听对方在哪些话题上试图切换。如果你正在说，对方正在听，那么你一定要注意，在你说哪些话题的时候对方是很认真，很积极地在听，而你在说哪些话题的时候对方表现出了些许不耐烦，甚至试图转移话题。千万不要犯一个错误，你自己在那里侃侃而谈，而对方已经心猿意马了。
根据对方性格选择话多话少。如果你聊天的对象是一个不怎么说话的人，那么你一定要主动开发话题，主动设置一些能够引导她参与的话题，这样会有更多的互动，对方也会觉得很愉快。如果对方话很多，那么你一定不要跟他抢话说，否则对方不仅不会觉得你健谈，反而会觉得你很无趣。相反，如果你只是配合他，在适合的时候简单评价一下，他倒会觉得你很会聊天。当然，这样并不是让你没有自己的聊天目的，你可以在合适的时机不知不觉把你的话题引导进去，让对方为你聊天。
等对方先挂电话，你再挂上。若是与上司或者长辈通话，一般先等对方挂电话后，你再挂，这显示出了你的礼貌。
电话接听技巧
在了解接听电话的时候首先我们需要了解，接听电话的基本要求有哪些，要求大致分为3个分别是语气、态度、控场。在接听过程中，语气应该做到声调应表现为友好、亲切。口齿清晰。态度应该面带微笑接听，富有礼貌，微笑是可以传染人的电话一头怎么样的态度，电话另一方是能够明显感觉得到的。最后一个基本点是用心倾听，冷静回答，控制回答节奏，在回答问题过程中控场是十分重要的，你如何控制接听步调，尤其是销售电话，那显得尤为重要。
来电接听，电话响起第二声为最佳接听时间，务必不得超过第三声，第一声接听会显得太急，感觉工作人员太过闲，如果第三声接听会显得不太礼貌，让人久等，所以接听电话建议第二声开始接听。接听开场白应该是“您好，这里是XX公司，我是xx部XXX,有什么可以帮您吗”。
简单寒暄过后，进入下一个步骤，了解电话人的基本信息，并有被动回答问题，转为主动回答问题
接下来在回答问题的时候，一定记得回答客户的问题要简略，采用先回答其中的2、3个问题，最后要反客为主，引导来访详细说明。
高效拨打工作电话技巧
挑选通话时间。每个人的工作习惯、工作时间都各不相同。比如，一般来说身处管理层的人可能需要参与更多的会议，而日常工作也更加繁忙；所以，给他们打电话的时候，很可能最好把通话时间安排在上班时间开始的半个小时之内。因为他们通常上班是准时的，而半小时之后他们要么去参加会议去了，要么就在忙于处理其他事情。而另外一些人（尤其那些与设计相关的工作人员）往往是夜猫子，上午11点之前给他们打电话很可能会令他们大为光火；而在凌晨给他们打电话他们却又不见得觉得意外。一个良好的习惯是在电话簿中添加新纪录的时候，加上一条备注，记下此人通常情况下方便接电话的时间。另外一个建议是，在无法确定对方是否方便接电话的时候，先发一条短信过去，问“请问方便接电话么？我是×××，有关×××的事儿找您。”其实最好把这样一条短信的模板保存在手机中，以备随时调用。
提前准备通话内容。做任何事情都最好提前做足功课——哪怕像打电话这样的“小事”。比如，对不同的人可能要采取不同的表达方式——仅靠“随机应变”这通常很难做好。所以要提前做准备。最令人厌烦的电话是那种刚刚放下两秒钟电话铃又响起来，而后听对方说“真不好意思，刚刚忘了……”这样的时候，我想很多人都是在很礼貌地回答“没关系”的同时早已在心中把对方默默地划入“不靠谱”那个分类中去……一个良好的习惯是在电话旁边随时摆上一个便签簿。打电话之前，把通话要点罗列在纸上。每沟通过其中一条之后就在之前打勾，这样可以确保通话逻辑清晰，避免遗漏重要信息。而通话过程中，对方所提供的信息也可能要随手记录，相信我，大多数人的记忆力是不可靠的。生活中去超市买东西回来之后发现少买了一两样，顶多生一会儿闷气就算了，但是工作中遗漏了一点东西却可能让你失业，进而甚至连续好几个月都没可能再去超市买东西。
电话没有拨通怎么办？如果工作电话没有拨通，那么最好用手机给对方发个短信，简要说明一下事由——尤其是当你用公司的电话（分机通过总机）拨出去找人没找到的时候。对方可能因为种种原因错过了电话，而等他回拨过来的时候却只能拨到总机，而因为他不知道分机号码而不可能找到你。这是个极其简单的“要想办法站在对方角度思考”的实例，可你会与我一样无比惊讶地发现99%的人不懂得正确的做法。很多人因这样简单的陷阱而耽误很多事情错过很多机会却又全然不自知。
切莫自以为是。不要误以为对方一定在手机里存有你的电话号码，不要误以为对方一定会一下子听出你的声音——哪怕是再熟悉的同事。对方可能最近刚刚丢过手机，所以通讯簿正在恢复阶段；对方也可能正身处嘈杂的环境，无法听清你的声音……最莫名其妙的电话开场白就是“是我……”，更有甚者，有些人自以为是到连这两个字都不说。私人电话也就算了，工作电话切忌如此。与联络不是很频繁的工作相关人员短信的时候，在末尾加上姓名是并不麻烦并能省掉很多麻烦的好习惯。