8大英文邮件写作技巧，轻松写出得体、高效的商务邮件

8大英文邮件写作技巧，轻松写出得体、高效的商务邮件

在职场中，一封得体、高效的邮件能够展现你的专业素养，提高工作效率。本文将为你介绍8个实用的英文邮件写作技巧，帮助你写出更专业的商务邮件。

8个邮件礼仪技巧--如何在工作中更好地撰写电子邮件

在职场中犯电子邮件礼仪错误不会毁掉你的职业生涯，但学习撰写专业电子邮件的潜规则会影响同事眼中你的能力。由于没有这方面的标准化培训课程，在本视频中，我将首先分享在工作场所写好电子邮件的实际好处，然后深入介绍我的八大专业电子邮件礼仪技巧，其中许多技巧都是我在第一份全职工作——管理顾问——中辛苦学到的。让我们开始吧。

大家好。我叫杰夫，很荣幸能与《哈佛商业评论》合作，为大家带来一段关于我的书呆子爱好的视频：工作场所的电子邮件礼仪。回想一下，上一次你收到一封文不对题的电子邮件时，你可能要重读几遍才能明白其中的重点，而且其中的操作项目可能散落一地。最糟糕的情况是，它导致了不必要的来回邮件，而如果最初的邮件计划得当，这一切都可以避免。精心制作电子邮件的好处就在于此，它不仅能通过展示强大的沟通技巧让发件人显得更有能力，还能只提供与收件人相关的信息，从而节省他们的大量时间。

第一步：主题行中加入行动号召

我们大多数人都熟悉主题行中的一般行动要求，对吗？我的建议是更进一步，写明你需要收件人做什么，以及他们完成这件事预计需要的时间。例如，不要写 “要求采取的行动”、“对X项目的反馈”，而是写 “对X项目的五分钟调查反馈”。这个非常小的技巧可能会给你提供更多的背景信息。这是对X项目的调查，我可以在两次会议之间很快完成。或者，如果不适合包含预计时间，就具体说明行动号召。例如，与其写第四季度的支出估算，不如写埃隆批准第四季度的支出估算。这样，埃隆在打开邮件之前就知道了对他的期望。

第二步：坚持使用同一邮件主题

老实说，我的同事为此骂过我，但我很高兴她告诉了我。基本上，每当我有新的想法或后续问题时，我都会为同一个项目发送不同的邮件。但是，如果你从收件人的角度考虑，他们就会错过原始邮件主题的上下文，而且关于同一主题的多封新邮件只会不必要地堵塞他们的收件箱。因此，一般的经验法则是，对于任何特定主题，都要坚持使用原始邮件链。这样每个人都能参考相同的信息。

第三步：解释收件人变更原因

在很多情况下，你必须将某人加入邮件主题以征求其意见，或将某人删除以避免影响其收件箱。专业而简便的方法是在邮件顶部添加一句话，清楚地说明你添加或删除了谁。我想添加括号并用斜体将其与邮件正文分开，这样读者就能立即知道新的收件人是谁。

第四步：先写要点再写背景

这实际上解决了我的一个大忌，那就是当发件人在前面提供了很多信息，但他们真正想表达或要求的东西却在邮件的最后。要避免这种情况，一定要先写出要点，然后再写上下文。比较一下这两封邮件：

嗨，简，我叫杰夫，是产品营销团队的一员。我们正在为大老板准备一份预测报告，他正在寻找即将推出的秘密电动汽车的收入预测数据。能麻烦你帮我调一下数据吗？

对比一下：

嗨，简，我能麻烦你提供电动汽车的收入预测数据吗？

背景：产品营销团队目前正在为大老板准备一份预测报告，我们希望利用预测报告争取更多预算。如果能以谷歌工作表的格式提供 2025-2030 年的数据，那就太好了。

通过将上下文往后推，我们给了其他人阅读邮件中不那么重要的部分的选择。通常，当我们给比我们资历深的人发邮件时，我们会觉得有义务在一开始就解释我们发邮件的原因，这样就不会让对方觉得我们在打扰他们。这实际上会适得其反，因为如果对方是非常资深的人，他们可能只想知道你给他们发邮件的内容，告诉他们如何帮助处理这件事，然后继续自己的日程安排。

第五步：回复时总结对方要点

如果你收到一封内容杂乱无章的电子邮件，请在回复中为发件人总结要点。因此，如果你收到一封邮件，对方显然没有看过这个视频，并给你发了一封冗长的邮件，让你不得不重读几遍，你要做两件事。第一，给他们发送这个视频；第二，花几分钟时间从他们的邮件中找出共同的主题，用几句话概括他们的信息，然后再回复他们的邮件。这不仅能帮助你确认自己的理解是否正确，对方也会感激你为帮助他们整理思路而付出的额外努力。

第六步：尽可能使用超链接

这是我的另一个心病。如果你要通过电子邮件与别人分享一个链接，你真的应该多花几秒钟，在Mac上按Command K键，或在Windows上按 Control K键，然后超链接外部网站或视频。对收件人来说，这不仅比直接粘贴大而笨重的链接要干净得多，而且还能减少你在原始URL中多加一个字母或删除一个字母而出错的几率。

第七步：将默认设置改为单独回复

老实说，这是我规避风险的一面在说话。我的想法是，假设你在匆忙中回复了一封邮件，而你确实犯了一个错误，那么损失就只限于那一个收件人，因为你的默认设置是回复给一个人，而不是回复给所有人。这是大多数常用电子邮件客户端的标准设置，通常可以在常规设置中找到。

第八步：将撤消发送选项改为30秒

你可能不知道，在给工作场所发送电子邮件时，墨菲定律就是你总是会在邮件发出10秒后才发现自己的错误。玩笑归玩笑，我相信大家都有过这样的经历。我们发送了一封邮件，然后进入已发送邮件文件夹，从对方的角度阅读邮件，然后我们就会意识到有些地方不对。同样，这也是一个标准设置，你可以在所有电子邮件应用中随意使用。例如，我们不再使用默认的5秒撤回发送时间，而是将其延长至30秒。

请在下面的评论中告诉我和HBR团队，哪条建议是您最喜欢的。或者，哪些是你一直以来都在使用的。如果你想订阅我的YouTube频道，我在这里制作关于如何提高工作效率的内容，请点击这里或搜索Jeff Su。下期视频再见，与此同时，祝你有个愉快的一天。