技巧：运用"5W1H"分析法，高效提升你的生产力

技巧：运用"5W1H"分析法，高效提升你的生产力

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腾讯

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https://new.qq.com/rain/a/20240514A01BNH00

你有碰到过时间、资源、团队、目标都不行的情况吗？通过"5W1H"原则，不仅仅是对产品经理，对于需要明确目标、规划行动、分析问题的职业都可以受益，可以确保高效对接需求、高效工作。

工作规划与执行过程中出现目标不明、分工混乱、时间管理不当、资源配置不合理、问题解决不彻底、方法效率低下的问题，这些问题将影响团队的整体表现和项目的最终成功。

小 A 表示：状况百出。

产品经理说：日常对接需求过程中，如果需求表达不清晰会导致一系列问题的发生，比如协作沟通效率低下、返工延误、质量风险、成本超支等问题。

为避免出现这类问题的发生，需求表达及问题定义应遵循"5W1H"原则，确保高效对接需求、高效工作。

接下来将介绍"5W1H"原则的应用，希望对小 A 和产品经理们有所帮助～

"5W1H"原则是什么？

"5W1H"原则，也称为六何分析法，是一种经典的管理工具，广泛应用于问题定义、项目规划、需求分析等多个领域。

有效的运用"5W1H"原则，可以帮助我们在分析、计划、沟通和执行过程中避免遗漏重要环节，确保信息传递的完整性，进而做出更明智的决策，高效完成任务，或成功解决复杂问题。

这一原则通过以下6个关键问题帮助我们全面思考和明确目标，确保决策或计划的周全性。

1. What（是什么）
   确定要做的事情或面临的问题的本质，具体内容是什么。

2. Why（为什么）
   探究行动背后的原因或问题产生的根源，明确目标和价值所在。

3. Who（谁）
   识别执行任务或解决问题的相关人员，包括负责人、参与者、利益相关者等。

4. Where（在哪里）
   指出执行任务或问题发生的地点，有时也指明在何处获取资源、何处交付成果等。

5. When（何时）
   设定时间框架，明确任务开始、结束或问题发生的具体时间点，以及关键时间节点。

6. How（怎么做）
   描述达成目标的具体步骤、方法、策略和手段，包括实施的过程和预期的效果。

如何应用 "5W1H"原则？

举个例子🌰：假设企业需要开发一个移动应用程序，用于员工日常考勤管理和任务分配。

1. What（是什么）
   定义：企业需要开发一个移动应用程序，用于员工日常考勤管理和任务分配。

2. Why（为什么）
   目的：提高工作效率，减少手动考勤的错误率，并增强团队间的任务协调。

3. Who（谁）
   相关方：主要使用者是公司全体员工，特别是人力资源部门负责考勤管理的人员以及各项目负责人。

4. Where（在哪里）
   应用场景：该应用程序将在公司内部网络环境下运行，同时支持iOS和Android操作系统，适用于办公室及远程工作环境。

5. When（何时）
   时间框架：企业期望项目能在下个季度初启动，即2024年7月，计划在2024年底之前完成并上线。

6. How（怎么做）
   实施方式：企业将采用敏捷开发模式，选用钉钉或飞书微应用开发框架，确保快速迭代和高效协作。需要前端、后端开发团队紧密合作，同时设立每周的进度评审会议以跟踪项目进展。

通过以上六个维度的阐述，可以确保需求的表达既全面又具体，有利于团队成员和利益相关者对需求有共同的理解，从而促进更有效的沟通与协作。

"5W1H"原则在多职业角色中的广泛应用

"5W1H"原则（What、Why、Who、Where、When、How）作为一种结构化思考和问题解决的工具，不仅对产品经理非常有用，实际上它广泛适用于多种职业角色和工作场景。

以下是几个典型职位如何应用"5W1H"原则的例子：

1. 项目经理
   在项目规划阶段，项目经理可以利用"5W1H"来明确项目目标、团队组成、实施地点、时间表和执行策略，确保项目计划的全面性和可行性。

2. 市场营销专员
   在策划营销活动时，通过"5W1H"来界定活动内容、目的、目标受众、推广渠道、时间安排和执行细节，以制定出精准的营销策略。

3. 客户服务代表
   处理客户咨询或投诉时，使用"5W1H"原则收集和整理信息，比如发生了什么问题、为何发生、涉及哪位客户、在什么情况下发生、何时发生的，以及如何解决，从而快速有效地解决问题。

4. 人力资源经理
   设计招聘计划或培训方案时，通过"5W1H"来定义招聘岗位、招聘原因、负责招聘的团队、面试地点、招聘时间线以及选拔流程，或明确培训目标、对象、地点、时间、内容和方法。

5. 软件工程师
   在需求分析或问题排查时，运用"5W1H"来明确需求的具体内容、开发目的、开发团队成员、开发环境、截止日期以及实现的技术路径。

6. 财务分析师
   分析财务数据或制定预算时，5W1H可帮助分析具体的数据指标（What）、分析原因（Why）、涉及的部门或个人（Who）、分析的范围或区域（Where）、分析周期（When）以及采用的分析方法（How）。

7. 教师或教育工作者
   在课程设计时，可以运用"5W1H"来确定教学内容、教学目的、教学对象、教学场所、教学时间安排以及教学方法和手段。

几乎任何需要明确目标、规划行动、分析问题或优化流程的职业都可以从"5W1H"原则中受益，它是一种通用的思维框架，有助于提升工作效率和沟通效果。

本文由 @Nana 原创发布于人人都是产品经理。未经许可，禁止转载。
题图来自Unsplash，基于CC0协议。