做好参会者”活力管理” 提高活动投资回报率

做好参会者”活力管理” 提高活动投资回报率

参会者若在会议中无法集中精神，活动效果会大打折扣。专家认为，从场地、形式到时间策划都顺应参会者的自然活力状态，是提高会议活动投资回报率的关键所在。

会议活动从场地、议程、安保到营销等各方面都需要会议组织者花上大量时间费心安排，然而参会者若在重要环节昏昏欲睡，或因灯光不佳影响注意力，那么无论是大型贸易展、产品发布会、业内培训还是公司年会，活动效果都会大打折扣。然而，如何做好参会者的「活力管理」以提高会议活动的投资报酬率，却少受关注。

专家指出，此问题影响深远，不容忽视。当前业界改善的方式有几种，而大原则都是顺应人体自然规律，从场地设计、活动形式和会议时间下手。场地方面，有越来越多会议组织者会在活动现场布置设有柔和音乐、微弱照明甚至冥想引导师的「安静区」，让参会者可以在休息时间远离明亮灯光、暂时放松，做好重新集中精力的准备。这些安静区在大会当中非常受欢迎，甚至还有参会者要求增加安静区或延长休息时间，显见其对于活动效果的价值和重要性。反之，活动组织者和若随参会者自行找机会、找地方休息，则参会者可能不得不错过重要内容，干扰到参会计划。

形式方面，活动间安排「互动」或「运动」环节，可以让参会者从白日梦中醒来，并把手机放下。比如，在商务或教育环节前后安排羽毛球、瑜伽、健走等自行报名的体育类活动，即可让参会者有伸展肢体、唤醒活力的机会。

另外，也可改变团体大会的格局，以工作坊、专题讨论会和团队建设活动等小组形式提高彼此的关注度和亲密感，使参会者由被动聆听改为开放思维状态。在大会场地内分散布置10分钟的互动环节，也可改善一直待在同一个地方的疲乏感。

活动时间点之重要性不亚于活动内容本身

活动的时间点之重要性，更不亚于活动的内容本身。专家指出，人类的注意力在一天当中总有自然的起伏，与之抗衡并不容易。因此，若能顺应参会者理解、记忆、开放新思想、乐于与他人交流的自然规律，活动就更能顺水推舟，让所有人都心情愉快。

比如，上午是进行体育锻炼的最佳时间，也是参会者精神最好、参与意愿最强的时候。因此，活动当中最重要的讲座或会议都应安排在上午9点到11点之间。此外，安排一些唱歌、跳跃等预热活动（可以安排几个人在场内带头，让其他参会者跟着效仿），有助于提高心率，让所有人的整体能量同步。这种集体意识的培养，能够强化所有人的注意力和信息的传达效果。

而在午餐后的「下午萎靡」或「食后昏睡」阶段，会议内容应以参会者较熟悉、较能吸收的信息为主，或是以一些体力活动或感官刺激让参会者从注意力较低的状态中苏醒；不然就让参会者到休息室小歇一会，重振旗鼓。

精心设计的活动可以让参会者不忘参加活动的主要目的为何，致力使收获最大化；会议组织者只要在场地、形式、时间等方面做出一些必要改变，便可让活动推展得更轻松，大幅提升活动效果。