将计划变成结果的高效执行力
将计划变成结果的高效执行力
在企业管理中,如何将计划变成结果是一个永恒的话题。本文通过一个具体的案例,介绍了如何使用甘特图进行时间管理和提升目标执行力。
管理案例:不知所措的Peggy
Peggy在年初时,被主管Amy交办要开发一个新的APP,主管同时指示到今年年底为止,APP的目标注册人数要达到5000人。Amy同时请Peggy将这个工作设定为今年度工作目标之一。
Peggy百思不得其解这个工作要做到怎样的程度?何时完成,预算要抓多少?在许多信息不完全的情况下,Peggy真是伤透了脑筋。
工作或专案的目标落实执行,目的在於「将计划变成结果」,主管本身要有「时间管理」的观念之外,也要协助同仁做好每个工作时间的有效安排,搭配工作优先顺序的排列,让所有的工作项目都能够如期、如质、如预算的完成,这就是高效能的执行力。
关键1:以甘特图落实时间管理
一般在工作的管理上,很常会使用「甘特图」来进行「时间管理」,这能够让团队成员一眼看出每个工作项目该启动和完工的时间。甘特图主要用来表示各個任务执行的时间,所以在制作图表时要包含三个要素:工作项目、执行天数、起迄时间。
甘特图的制作方式
- 列出所有工作要项
- 设定预计执行天数
- 设定各項工作的起訖时间
- 绘制工作甘特图
以Peggy的工作目标为案例
Peggy在主管Amy的协助下,以甘特图进行时间管理
列出所有工作要项:
工作目标:「到今年年底为止,APP的目标注册人数,要到达到5000人。」
Peggy所屬的設計部要完成的工作項目是:系統規格設計、系統開發、系統測試、系統上線。设定预计执行天数:
针对各个工作项目,透过专案团队共同讨论评估,各工作完成所需要时间。
比方说,针对系统开发上線的時程預估:系统规格设计:10个工作天
系统开发:30个工作天
系统测试与修正:10个工作天
系统验收:5个工作天
设定各項工作的起訖时间:
在完成工作项目执行天数预估之后,接下来就将每个工作套用在行事历中,设定每项工作的起迄时间。
比方说,针对系统开发上线的执行日期安排:系统规格设计:5/1-5/10
系统开发:5/11-6/09
系统测试与修正:6/10-6/19
系统验收:6/20-6/24
绘制工作甘特图
依据上面的案例信息绘制工作甘特图,如图所示
当Peggy的主管Amy发现工作并没有照着甘特图的进度执行,如果没有照着进度完成系统验收,将会影晌后续的APP上线及会员招募的营销计划,这样对于「到今年年底为止,APP的目标注册人数,要到达到5000人。」这个目的,就会无法顺利达成了!
关键2:提升目标执行力
经常在实务的工作现场会发现,即使我们事前做了很好的规划与评估、事中也落实按表操课,为什么还是会发生执行力不彰的状况呢?
- 目标执行力不彰的可能原因:
- 计划没有进行跟催与调整
- 计划变更频繁,而且真的很烦
- 主管本身搞不清楚状况,或是很坚持自己的想法导致迟迟无法进行下一步
提升目标执行力方法1. 以「FAST法則」落實工作管理
計畫沒有進行後續的跟催與調整
很多主管认为工作计划展开与任务交办之后,执行就是同仁自己的事情了,加上自己本身也有主办的工作,因此就疏于与同仁进行工作的跟催与确认,导致工作结果会发生与预期落差的情况。
因此,有效落实工作管理,可以透过FAST法則:
- Frequently discussed 工作要经常性的讨论:
意思是主管虽然不需要时时刻刻去关心同仁目前执行的状况,但是也要花时间与同仁讨论工作的进度,以及过程中可能发生的状况,以便能即时发现问题,即时解决。 - Ambitious 大胆授权:
我们在前面单元有提到,主管为了培育同仁工作能力的提升,有时候必须承担同仁可能犯错的风险,只要主管安排资深同仁进行协助,以及做到前述的经常性讨论,就能检核同仁目前的执行状态。 - Specific 指令要明确:
达到指令明确的方式就是达到SMART原则,也就是具体、量化、可达到、相关,以及有期限。主管对于指令的下达要有决断、并且对指令的内容要负责任。最后,对于团队要深具信心,如此才能做到团队执行一致性。 - Transparent 目标与执行要公开透明:
计划执行中最重要的就是主管与同仁之间的「状况共有」,也就是资讯共有、问题共有、资源共有、成果共有。实务上的进行方式就是使用「看板管理」,将工作团队目前所要完成的工作项目,与目前工作的进度,清楚明白的更新在看板之上。团队成員為自己所負責的項目負責進度與品質,透過定期討論來解決工作進行中所發生的狀況。
『看板管理』範例如下圖所示
提升目标执行力方法2. 以「TSAR法則」进行工作报告与记录
計畫变更频繁,而且真的很烦
目前环境变化迅速,可能因为一个国际事件的发生,就牵动整个国际市场的变化,最后影响产业的生态,以及企业的营运模式。
所谓「唯一不变的,就是变」。
现在工作与专案流行「敏捷式」管理,「敏捷」并不是快速,其原文「Agility」的意思是「保持灵活的身段」,相較於過往的工作要恪遵「PDCA」的流程,也就是「规划」完成之后才做「执行」,
执行过程中发生问题来进行「检核与调整」。
敏捷的工作管理,强调边谈边做,边做边确认,边确认边修改,以便在需求不明,或完成度不大的情况下能够有更多弹性做修改
正因为敏捷的工作环境要面对经常性的变动,身为主管也需要做好以下的心態与工作:
- 培养正向积极的态度:
成功人士的七個習慣裡,第一個習慣是「主动积极」,其意思是遇到状况、挫折与危機的时候,与其花很多时间抱怨自己无法改变的,不如花时间去想想「我可以怎麼做」。透过应变计划的拟定,资源盘点与应用,总是会有解决的方法让现况得以改善。 - 与工作关系人保持良好的沟通:
随时与本身工作相关的人,包括老板、客户、同仁、跨部门,以及外部单位,保持「三有」,也就是资讯共有、状况共有,以及成果共有。如此就能在发生变化的当下,取得各方意见的整合,
以利后续决策的参考。 - 定期工作进度报告:透过TSAR法則
现在敏捷的工作模式强调「阶段性」交付,也就是将整个工作交付区分好几个阶段,每个阶段都要与工作关系人进行沟通与确认,好处是可以即早发现问题,即早做解决与修正。
因此,我们的工作报告要透过「TSAR法則」,也就是包含:Task 任务内容、Situation 状况说明、Action 采取行动,以及 Result 结果后续。
【以Peggy的案例而言】
T 任务内容:系统建置規格设计
S 状况说明:建置規格仍未定案影响设计的进行
A 采取行动:跨部门于2天内进行最终确认
R 结果后续:进度调整与改正完成
如此便能有机会在期中发现进度延遲的状况,并即時进行问题的解决与修正,後續也可透過TSAR進行定期工作報告,確保階段性交付的落實。
提升目标执行力方法3. 以「换位思考」持续与上级主管保持良好沟通
主管本身搞不清楚状况,或是很坚持自己的想法导致迟迟无法进行下一步
我们的主管也是人,他们和我们一样要面对他们的上级主管,也有其困境与状态。
因此我们要试着「换位思考」,我们可以怎麼做,可以帮助我们的主管可以提出好的对策与方法。
以下有幾個做法可供參考:
- 当主管很有主见时:
当在我们表达专业的想法,而主管非常坚持其想法时,我们就采用主管的方式来进行,不管那样的结果是好还是坏,总之要让主管看到成果。或许下一次就有改善的空间。 - 当主管没有想法时:
我们就提出三个版本的方案,并且说明各方案的利弊,让我们的主管有所选择。 - 当主管有想法不愿说时:
我们可以提出三个版本的方案让主管来推翻,然後让主管告诉我们他心中真正的想法是什麼。
因此,透过FAST的工作管理、TSAR的工作报告与记录,以及不间断与上级主管沟通确认,就能降低执行力不彰的因素。
总结本文重点
- 以甘特图落实时间管理:主要用来表示各個任务执行的时间,包含工作项目、执行天数、起迄时间,让团队成员一眼看出每个工作项目该启动和完工的时间
- 发生执行力不彰可能因为:计划没有进行跟催与调整、计划变更频繁,主管本身搞不清楚状况,或是很坚持自己的想法导致迟迟无法进行下一步。
- 有效落实工作管理,可以透过FAST法则:工作要经常性的讨论、大膽授权、指令要明确、目标与执行要公開透明。
- 遇到计划不如变化的心態与作为:培養正向積極的態度、與工作關係人保持良好的溝通、定期工作進度報告TSAR