什么是 RACI 图？项目管理完整指南

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什么是 RACI 图？项目管理完整指南

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来源

https://flnug.com/tech/estrella/article/raci-chart/

RACI图（Responsibility Assignment Matrix）是项目管理中常用的一种工具，用于清晰地定义项目中各参与者的角色和职责。通过RACI图，可以避免责任不清、沟通不畅等问题，确保项目顺利进行。本文将详细介绍RACI图的结构、使用场景、制作步骤及其优点和替代方案。

当您参与协作项目时，了解其他项目参与者的角色和职责至关重要，以避免沟通不畅和责任不明确。这就是 RACI 图（也称为 RACI 矩阵或 RACI 图）的用武之地，它可以帮助定义关键项目角色。
在本指南中，我将定义 RACI 图表的结构，并概述何时使用它、如何创建它，以及为什么它对您的项目管理需求非常有价值。
RACI 图或责任分配矩阵是一个用于澄清和记录每个参与者在项目任务或可交付成果中的角色的工具。它确保每个相关人员都知道自己的具体职责，减少混乱并促进问责制。
缩写 RACI 代表的四个关键角色是：

负责任的：执行完成任务所需工作的个人。他们可以包括项目经理、开发人员、设计师或分析师等团队成员。
负责：最终对成功完成任务负责的人。每项任务只能有一名负责人。一些例子包括项目经理、首席工程师或部门主管。
咨询过：在任务期间寻求主题专家的意见。这些人可以是顾问、高级建筑师或法律顾问。
获悉：那些需要随时了解任务进度但不直接为任务本身做出贡献的人。利益相关者、客户或高级管理人员通常属于这一类。
通过明确定义这些角色，RACI 图表消除了歧义，这意味着每个团队成员都了解自己的贡献并与项目目标保持一致。 RACI 项目管理工具在复杂的项目中非常方便，在这些项目中，重叠的职责和沟通挑战可能会减慢进度。

何时使用 RACI 图

RACI 图表可以简化各种类型项目中的角色清晰度和责任。 RACI 分析提出了一个消除混乱并确保高效协作的基本框架。它对于规划角色、决策挑战和资源分配环境不明确的复杂项目特别有用。

复杂项目：对于涉及多个部门或团队的项目来说，很容易造成职责混乱。通过 RACI 图表，您可以清楚地定义每个角色并建立责任制。这可以防止冗余或被忽视的任务。
角色模糊性：RACI 图表提供了可以在整个项目生命周期中引用的文档，以便正确定义所有角色。 RACI 矩阵明确区分了每项任务的负责人、负责人、咨询人和通知人。
决策项目：RACI 图表明确了向谁咨询以及向谁通报情况，这有助于避免不必要的会议或电子邮件。这对于需要在某些阶段或里程碑获得批准的项目非常重要，以便您可以保持时间表正常进行。
资源分布：RACI 图表可以突出显示团队成员之间的工作量不平衡情况，使管理人员能够根据需要重新分配职责。在项目开始之前设定这些职责可以防止出现瓶颈。
RACI 图表在角色清晰度和结构化沟通渠道至关重要的环境中非常有效。没有这些复杂性的项目最好考虑更基本的角色分配矩阵。

RACI 图表示例

为了说明如何应用 RACI 图，让我们看一个网站开发项目中的典型示例。
任务专案经理开发商设计师内容作家质检测试员
定义项目范围一个右 C 我我
设计网站布局 C 我右我我
开发网站功能我右 C 我我
创建内容我我 C 右我
测试网站我我我我右

在这个例子中：

专案经理：负责确定项目范围并在设计过程中提供咨询。
开发商：负责定义项目范围和功能开发。
设计师：负责网站布局并就项目范围、网站功能和内容要求进行咨询。
内容作者：负责创建网站内容。
质量保证测试员：负责测试网站，确保质量得到保证。
每个团队成员都了解自己在每项任务中的角色，最大限度地减少混乱并帮助项目按计划进行。他们还了解所有他们没有直接参与的任务的进展情况，因为项目的每个组成部分都依赖于其他组成部分。
为了提供 RACI 图的更详细的实际示例，这里有一个建设项目的示例。该图表分解了具体的角色和任务，以便明确分配职责。
建设项目的 RACI 矩阵示例。图片：project-management.com
如您所见，客户最终负责定义需求和批准最终项目，而项目经理负责完成施工工作的所有步骤。顾问、建筑师和承包商在此过程中各自承担不同的责任，因此每个阶段都有一个明确的责任方。
这就是 RACI 图保证每个参与者了解其具体角色和职责并提高项目执行效率和效果的方式。每个角色都被明确分配，这减少了混乱，增强了责任感，并促进了团队成员之间的顺利沟通。

如何制作 RACI 图表

为您的项目创建 RACI 图表涉及几个简单的阶段。以下是 4 个关键步骤：

确定所有任务：首先列出完成项目所需的每项任务。将项目分解为更小、更易于管理的任务，这样就不会遗漏任何内容。尽可能详细地捕捉项目的各个方面。
定义角色和职责：确定将参与项目的每个团队成员或角色。了解每个团队成员的优势、专业知识和可用性，以便有效地分配角色。此步骤可确保将合适的人员分配给他们最适合的任务。
分配 RACI 角色：对于每项任务，为每个团队成员指定适当的 RACI 角色。重要的是，每项任务只有一个负责人，以避免冲突。请小心避免让单个团队成员承担过多的责任，否则您可能会发现自己面临倦怠或项目延误的情况。咨询团队成员以确认分配的角色符合他们的能力和期望。
验证和审查：与所有团队成员和利益相关者共享完成的图表，以确认角色得到理解。召开审查会议来审查 RACI 图表，允许团队成员提出问题或要求澄清。在整个项目中根据需要调整角色，以适应团队动态的任何范围或变化。
通过遵循这些关键步骤，您将获得清晰实用的 RACI 图表来简化项目的执行。

RACI 图表模板

模板简化了创建和使用 RACI 图表的过程，提供了直接跳入并有效管理角色和职责的灵活性和便利性。我尝试了一些流行的模板工具，并会推荐以下两个选项作为一个很好的起点。

Monday.com RACI 图表模板

monday.com RACI 矩阵模板无缝集成到 monday.com 工作管理系统中，具有用于管理项目角色和职责的可视化组织和交互式工作空间。该模板分为不同的项目阶段，每个阶段下都列出了任务。每项任务都与四个 RACI 角色（负责、负责、咨询、通知）相关联，并且进度跟踪直接集成到平台中。
我发现颜色编码指示器和视觉标记可以让您一目了然地轻松了解每个可交付成果的状态。该模板还包括仪表板、动态分配角色的功能和甘特视图等功能，这些功能提供了可视化图表的不同维度。

monday.com 中的简单 RACI 图表模板。图片：Collins Ayuya/TechRepublic。

Smartsheet RACI 图表模板

我探索了两个中提供的 Smartsheet RACI 图表模板Excel和谷歌表格选项。两者都提供了熟悉的电子表格格式，但我选择了 Microsoft Excel 模板来生成下面的示例，其中包括每个 RACI 角色的预定义列，以及用于进度跟踪、截止日期和任务状态的字段。
它还采用颜色编码来清楚地区分职责，并包括“准备好开始了吗？”有助于确定优先级的列。通过添加跟踪进度和任务状态的功能，我发现该模板可以提供有效的概述，以便在整个项目中有效管理角色和职责。

Smartsheet 的 Excel RACI 图表模板。图片：Collins Ayuya/TechRepublic。

RACI 图表的优点

RACI 图表的好处在于提供结构和角色清晰度。 RACI 图包括明确的角色区分、增强的沟通渠道、更大的责任和更顺畅的决策，所有这些都有助于简化项目执行并确保效率。

角色清晰：通过明确的角色定义，团队成员可以准确地知道谁参与其中以及他们的参与程度，从而减少整个过程中的混乱和重叠。。
增强沟通：RACI 图表创建了一个清晰的沟通框架，定义了每项任务应该咨询或通知谁。
改进问责制：每项任务指定一名负责人可以加强主人翁意识并确保任务彻底完成。
高效决策：通过明确咨询对象和通知对象，RACI 图表可以防止决策过程中的延误，从而提高项目效率。

RACI 矩阵的替代方案

虽然 RACI 是最流行的责任分配工具之一，但它可能并不适合所有项目场景。例如，需要广泛的质量控制、涉及复杂的决策过程或需要额外支持角色的项目可能会受益于具有更专业框架的替代方案。
这些替代方案可以帮助填补标准 RACI 图表无法涵盖的空白。一些顶级替代方案包括：

拉西：RACI 的扩展，为协助完成任务但不直接负责的人员添加“支持”。
如果：专注于决策、指定驱动者、审批者、贡献者和知情方。
RACI-VS：为需要质量检查或最终批准的任务添加“验证者”和“签名者”角色。
迅速的：专为决策而设计，其中角色包括推荐、同意、执行、输入和决策。
蛤：代表贡献、领导、批准和监控，用于需要特定监控角色的项目。
摩卡：一种鲜为人知的替代方案，针对需要决策和实际参与的项目，将角色定义为“推动者”、“所有者”、“咨询者”、“帮助者”和“批准者”。
框架的选择完全取决于项目的复杂性和团队的需求。