掌握这 9 个技巧，Excel 打印输出超完美
掌握这 9 个技巧，Excel 打印输出超完美
完美打印 Excel 电子表格有时可能比创建它更困难。数据可能会被截断或移至不同页面，这既浪费您的时间，又会产生重新打印的额外费用。如果您经常遇到此问题，这里有一些提示可确保您第一次就做对。
调整页面布局和方向
Excel 允许您以两种方向打印文档：纵向（垂直）和横向（水平）。选择正确的方向对于获得清晰的打印输出非常重要。纵向更适合行数多于列数的电子表格，而横向则适用于包含大型表格或图表的更宽的电子表格。您也可以 在不同页面使用两种方向。
调整方向有两个关键好处：一是确保您的数据不会被截断，二是防止不必要地使用带有尴尬空白的额外页面。这使您的打印输出看起来更精美。要更改方向，您需导航至“页面布局”选项卡，点击“方向”，然后选择“纵向”来打印较高的工作表，或者选择“横向”来打印较宽的工作表。
按比例缩放以实现完美的页面尺寸
仅更改方向无法解决所有问题。倘若您的数据过高或过宽，打印时若未进行适当缩放，可能会导致其溢出至额外的页面或者造成尴尬的分页。为避免这些问题，您必须缩放 Excel 工作表以整齐地适合页面。正确调整数据大小能够确保所有内容都适配于一页。
要执行此操作，请导航到“页面布局”选项卡。在“缩放以适合”组中，调整“宽度”和“高度”的设置，让您的数据适配单个页面或者您计划打印的特定页数。这有助于控制页数，并确保您的打印输出看起来整洁专业。
使用打印区域打印选择性数据
有时，我只需要打印电子表格的特定部分，而 Excel 允许我 定义一个打印区域来精确控制打印的具体部分。这有助于避免打印不必要的部分，既节省纸张又节省墨水。而且，我不必为了打印选定的几行和几列去修改整个电子表格，尤其是当它包含大量数据时。
要在 Excel 中设置打印区域，请突出显示您要包含的单元格，转到“页面布局”选项卡，单击“打印区域”，然后选择“设置打印区域”。
使用分页符进行更好的控制
在电子表格中使用分页符是一种巧妙的方式，可以防止数据出现尴尬的分割，并控制打印文档的结构。
此功能能让您决定新页面上的数据从何处开始，将关键部分保留在下一页的顶部，而不是尴尬地留在上一页的中间。如果您希望图表出现在特定页面上，您可以简单地在其前后插入分页符。为此，选择您希望分页的行或列，转到“页面布局”选项卡，单击“分页符”，然后选择“插入分页符”。此功能有助于提高打印的 Excel 电子表格的可读性和整体呈现效果。
打印前预览电子表格
在打印之前对您的电子表格进行预览，这是确保您的数据能完全按照预期打印的最为关键的步骤之一。这能让您发现布局、对齐方式或数据可见性方面的任何问题，并做出必要的调整，例如缩放或重新排列数据，以获得所需的打印输出。
若要预览您的电子表格在纸上的呈现效果，点击顶部菜单中的“文件”，然后选择“打印”以打开打印预览窗口。在点击打印按钮之前，请查看所有页面以捕获任何格式问题。这个简单的步骤可以通过避免不必要的重新打印为您节省时间、纸张和墨水。
保存为 PDF 以获得更好的格式
无论您在 Excel 中对数据的格式设置得多么仔细，小小的调整或者在不同的 Excel 版本中打开文件都很容易打乱布局。为了保留我的 Excel 电子表格的格式，我将其保存为 PDF 格式，这能确保布局保持完整。它还能帮助我确认数据在每一个打印页面上会如何呈现。
当与他人共享电子表格时，尤其是当我需要他们为我打印电子表格的时候，我经常使用此方法。这也限制了他们对数据进行任何意外更改。要将电子表格保存为 PDF，请单击顶部菜单中的“文件”，选择“另存为”，选择您的位置，在“保存类型”下拉列表中，选择“PDF”。然后，单击“保存”。
针对特定需求使用自定义页边距
Excel 初学者在打印电子表格时常犯的一个错误就是忽略去调整数据与纸张边缘之间的空间。此步骤对于获得清晰、专业的打印效果很重要。使用自定义页边距，您可以在每页上容纳更多数据，或者为注释和装订留出空间。
这种简单的调整能极大地提升您打印输出的可读性和外观。要设置内置或自定义页边距，请转到“页面布局”选项卡，单击“页边距”，然后选择“自定义页边距”。然后，调整顶部、底部、左侧和右侧的页边距以满足您的需求。只是要注意不要将页边距减小过多。
为多页电子表格打印标题
我在 Excel 中使用打印标题功能。这确保重要的标题或标签出现在多页电子表格的每一页上，使数据始终易于跟踪和解释。这能让我的电子表格接收者更容易理解数据，而不用老是翻回到第一页。
要设置打印标题，请转到“页面布局”选项卡，单击“打印标题”，然后在“顶端重复的行”或“左端重复的列”框中，选择要在每一页重复的行或列。如果您之前没用过这个功能，它会显著提升您 Excel 打印输出的可读性。
调整列宽和行高
最后，你应该 调整列宽和行高 以确保数据不会被截断或者出现难以阅读的换行情况。我总会确保文本、数字等各类信息清晰可见，并且单元格里的数据之间不存在重叠或者不合适的间距。
对于那些包含较长文本或者数字的列和行，您可以有选择地调整这些区域的大小，以保持可读性，同时保持整体布局整洁有序。要调整列宽或行高，请突出显示相关的列或行，右键单击，然后选择“列宽”或“行高”。输入您想要的尺寸，然后单击“确定”。
这些是我在打印 Excel 电子表格时始终遵循的提示。如果你的打印输出常常看起来乱糟糟的，我强烈推荐你使用这些策略。通过仔细遵循这些步骤并在打印前预览您的工作表，你就能自信地得到完美的打印输出啦。
如果打印结果不如预期，别匆忙去调整，这可能会进一步破坏格式。在尝试再次打印之前，请花时间解决任何问题。