避免劳资纠纷，从薪资明细开始：HR如何合规又高效？

避免劳资纠纷，从薪资明细开始：HR如何合规又高效？

每月的发薪日对于HR、人资团队来说，是一个至关重要的日子。这天不仅要确保每位员工都能按时领到应得的薪水，还要确保每项细节都正确无误。薪资明细作为薪资发放过程中极为重要的一环，其中包含了诸多需特别注意的必备细节以及法规要求。让我们一起来深入探讨薪资条/薪资明细中这些眉眉角角，让HR在处理薪资时更加得心应手！

薪资明细的重要性：为什么不能少？按件计酬也需要给？

根据《劳动基准法》第23条规定，雇主必须提供薪资“各项目”的计算方式明细：

劳动基准法 第23条
工资之给付，除当事人有特别约定或按月预付者外，每月至少定期发给二次，并应提供工资各项目计算方式明细；按件计酬者亦同。

这意味著，雇主需要详细列出每一项薪资的计算方式，让员工清楚了解他们的薪水是如何计算的。

💡人资攻略小叮嚀：
要特别注意的是，就算是按件计酬、工读生、计时人员，只要是发放工资就必须提供薪资明细/薪资单供员工查询哦！

那么在薪资明细中，有哪些项目是必须列出的呢？

在劳动基准法中其实都有清楚明示必列的项目唷！

劳动基准法 施行细则 第 14-1 条
本法第二十三条所定工资各项目计算方式明细，应包括下列事项：
一、劳雇双方议定之工资总额。
二、工资各项目之给付金额。
三、依法令规定或劳雇双方约定，得扣除项目之金额。
四、实际发给之金额。

清晰列出这些细节，不仅可以让员工明白自己工资的来龙去脉，更可以避免未来的劳资纠纷！

💡人资攻略小叮嚀：
要特别注意的是，根据《劳动基准法》第26条，雇主不得预扣劳工工资作为违约金或赔偿费用。这意味著，必须确保每一项扣款都是合法且合理的，并清楚地在薪资明细上清楚注明，避免产生不必要的争议哦！

大家俗称为“月薪”，其实法規上又被統稱為“工資”，指勞工因工作而獲得的報酬，包括本薪、加班費、每月固定發給的經常性獎金、津貼等，並且可再細分成“經常性給與”和“恩惠性給與”。

劳动基准法 第2条
工资：指劳工因工作而获得之报酬；包括工资、薪金及按计时、计日、计月、计件以现金或实物等方式给付之奖金、津贴及其他任何名义之经常性给与均属之。

1. 经常性给与（固定薪资）：

依《劳基法》第2条規定，經常性給與包括用現金或實物方式支付的獎金、津貼或其他任何名義的固定給與。舉凡加班费、每月固定发放的全勤奖金、每月固定的伙食津贴、职务津贴、保障年薪等，都属于薪资单名義上的“经常性给与”。

2. 恩惠性给与（非固定薪资）：

至于雇主不定期发给员工的“恩惠性给与”，则包括：分红奖金、年终奖金、三节奖金、出差交通补助、值班津贴、盈余红利奖金等。

这样看下来，年终奖金、三节奖金似乎都被归类在非固定薪资的范畴，不过有其例外唷！

如果在劳动契约中有明确写明“保障14个月”的薪资，不论两个月皆为年终奖金，抑或是一部分年终奖金，其他部分为中秋奖金、端午奖金，不论金额多寡、或是怎么分配，只要有约定保障年薪，那么这些奖金都将成为固定薪资的一部分！

💡人资攻略小叮嚀：

只要是固定薪资 → 就必须列入员工的投保级距！这也是雇主常常会面临劳资纠纷（例如：劳保级距高薪低报）的主要原因哦！

随着科技的进步，薪资明细的发放方式也变得多样化。企业可以选择纸本，也可以选择数位化的发放方式，例如：电子邮件、通讯软件、事业单位内部系统等。只要是劳工能随时取得并可以打印的资料，都符合法令规定。

劳动基准法 施行细则 第 14-1 条
雇主提供之前项明細，得以紙本、電子資料傳輸方式或其他勞工可隨時取得及得列印之資料為之。

现在越来越多企业开始选择使用电子薪资单，这不仅仅是因为它符合现代数位化管理的潮流，更因为它具备许多无可比拟的优勢：

• 环保：节省纸张和邮寄成本，减少资源浪费。可以更符合ESG标准，不仅符合全球环保趋势，也能提升企业形象。
• 便利：员工可以随时随地查看薪资明细，无需纸本申请或邮寄、领取。大大提升了速度和效率，也让员工能够即时掌握、查明自己的薪资状况。
• 保存：电子档案容易存档，方便未来查询。电子薪资单存放在云端或公司内部系统中，不会因时间或环境因素而损坏或遗失，可以确保资料长期保存。
• 安全：可以设置密码保护，增加资料安全性。电子薪资单可以加密存储，只有授权的员工才能查看，确保薪资资料的隐私和安全。

其实，不管选择哪种方式，只要员工能方便取得，就都是不错的选择。不过，数位化的薪资单不仅让企业管理更有效率和方便，在环保和ESG方面也表现优异，是现代企业不容忽视的趋势。薪资单数位化，不仅提升工作效率，还展现企业对环境保护和社会责任的重视，让企业在竞争中更具优势！

有些公司可能会只发薪资袋给员工，但这么做有其疑虑及风险。根据《劳动基准法》第23条第2项规定，雇主应置备劳工工资清册，并记录发放工资、工资各项目的计算明細和工资总额等事项。这些记录应保存五年，以便在劳资争议时提供证据。这不仅是雇主的法律責任，也是保障员工权益的重要措施。此外，HR需要确保这些薪资资料的保密性和安全性。薪资资料涉及员工的个人隐私和公司机密，必须妥善管理，防止泄露。

劳动基准法 第 23 条 第二项
雇主应置备劳工工资清册，将发放工资、工资各项目计算方式明細、工资总额等事项记入。工资清册应保存五年。

只发薪资袋的风险

• 法律责任：未能妥善保存工资记录，可能违反法律规定。
• 资料遗失：薪资袋易遗失，员工无法查证过往薪资明细。
• 保密性：薪资袋的资料保密性较低，易被他人窥探。

💡人资攻略小叮嚀：

只发薪资袋并不是最佳做法。妥善保存和管理工资资料，既是遵守法律的要求，也是保护员工权益的必要措施喔！

看了这么多眉眉角角，是不是觉得制作薪资明细很令人头疼？要注意的细节太多，不小心就会遗漏。这时候，外勤筋斗云的薪资系统就会是您的最佳帮手！我们能做到：

1. 每月自动生成薪资明细，让员工可以在后台或手机 app 上自行查询。
2. 能汇出成 PDF 档案，因为是云端的资料，所以存档备查都很方便，不需要额外花时间製作。
3. 每月随着薪资发放，员工可以即时查看薪资明细
4. 查看薪资明细时，需要输入员工自行设定的薪资密码，以确保资料安全
5. HR 人员还可以利用系统中的备註功能，根据需要给员工写上重要的提醒或相关资讯，满足不同需求

值得一提的是，外勤筋斗云的薪资明细符合《劳动基准法》建议的範本，除了基本的加扣项、实发金额，还包括了加班费和请假的资讯，最完整，不会遗漏任何资讯，让HR和员工都能够安心使用！